Event design: De logistiek en het meten van succes

Over mijn inzichten, mijn zoektocht en ervaringen met evenementen als middel om strategische doelen te bereiken, schrijf ik dit jaar. Waarom? Omdat ik met meer dan dertig jaar ervaring in diverse rollen in onze prachtige branche, een enorm arsenaal aan bijeenkomsten voorbij heb zien komen. Sommigen waren geslaagd, andere minder en weer andere ronduit slecht. Regelmatig terugkijken naar deze ervaringen, brachten mij tot nieuwe inzichten en dat inkijkje deel ik met liefde voor het vak. Vanzelfsprekend leidt ook de jaarlijkse 'bijscholing' die ik mijzelf gun, tot verdieping van inzichten. Als kleine zelfstandige maak ik er al twintig jaar tijd en budget voor vrij omdat ik echt geloof in een leven lang leren.

Tekst: Ingrid Rip

In de afgelopen maanden hebben we ge-keken naar het proces dat je kunt inzetten om gedegen en onderbouwd beslissingen te kunnen nemen rondom jouw bijeenkomst als strategisch middel. Een prachtige en effectieve methode om de langere termijn doelen van jouw organisatie (en deels ook die van je stakeholders) te realiseren.

We spraken over het doorgronden van de missie en visie in lijn waarmee al jouw activiteiten plaats moeten vinden. De tussenstappen die je kunt dan wel moet zetten om over, pak 'm beet vijf jaar, jouw doelen gerealiseerd te hebben. En natuurlijk hoe je gericht daarvoor kunt ontwerpen. Dat je op basis van een dergelijk ontwerp het narratief kunt schrijven. Zo kun je gericht de gewenste gedragsveranderingen aanpakken en tegelijk de juist beslissingen nemen. Beslissingen over bestemmingen en locaties, die passen bij jouw DNA dan wel bij het thema van het event, vanzelfsprekend passend binnen de grenzen die je gedefinieerd hebt.

Logistiek

Nu is het moment aangekomen waarop de logistiek om de hoek komt kijken. Je weet wat nodig is, je hebt je bestemming en locatie(s) gekozen. Je kunt de mijlpalen en deadlines vastleggen. Wanneer je begint met communiceren, wanneer met starten van de registratie. Wanneer de eerste betalingen moeten plaatsvinden en wanneer er dus geld binnen moet komen (van registraties, vanuit reserves, vanuit leningen, van sponsoren of hoe jouw financiële stromen dan ook geregeld zijn). Ga zo maar door.

Mijlpalenoverzicht

Al deze gegevens kun je 'vertalen' in je mijlpalenoverzicht en natuurlijk naar je draaiboek: wat is wanneer en waar nodig en wie zorgt ervoor? Ik ga jullie niet uitleggen hoe je dit aanpakt. De meeste mensen die mij kennen, weten dat in de logistiek niet mijn passie zit (sterker nog, ik vind het een mega stressvolle rol en besteed dat graag uit!). Wat ik je wel wil meegeven, is dat als je dat goed uitgewerkte narratief hebt, dit fungeert als het kompas. Het is eenvoudiger om overzicht te houden en tijdig bij te sturen. Als iedereen weet waar we heen gaan en op welke manier, met beschreven tussenstappen, zul je merken dat mensen minder de noodzaak voelen om veranderingen aan te brengen.

Mochten dergelijke ideeën of vragen wel komen, dan wordt het eenvoudiger om onderbouwd een beslissing te nemen: "Prachtig idee maar niet voor deze editie. Kijk maar naar het ontwerp dat we met elkaar hebben gemaakt." Dat idee kan natuurlijk wel gerecycled worden voor een toekomstige editie; inspiratie is altijd welkom. Ook over de uiteindelijke uitvoer van je event ga ik dus niets zeggen, maar wel wat erna komt. Je bent natuurlijk nog niet klaar.

Meten

Het event is achter de rug en je kijkt er tevreden op terug. Ik ga er natuurlijk vanuit dat het een groot succes was, maar dat moet je nog wel meten! Met het vaststellen wat je wanneer gaat meten, start je al in de ontwerpfase. Je weet naar welk doel je wilt groeien, dus je weet welke stappen er tussen nu en dat moment zitten. Je weet ook hoeveel events (en andere middelen) er zijn om dat doel te realiseren en dus kun je per event meten of je de veranderingen voor die editie allemaal hebt gerealiseerd. Stap voor stap kun je dan naar je doel toewerken. Soms moet je veranderingen die nog niet tot stand zijn gekomen nogmaals meenemen in een volgende editie. Mensen veranderen doorgaans niet in één keer. Zorg dus ook voor een gedegen follow-up (bijvoorbeeld door kennisdeling in online kennissessies en/of nieuwsbrieven, een platform waar gediscussieerd kan worden, werkgroepen die specifieke wensen aanpakken tussen evenementen in).

Evalueer

Los daarvan: meten is weten, dus evalueer met je deelnemers, met je partners en met andere stakeholders. Stel hen de juiste vragen. Denk aan wat ze geleerd hebben en hoe ze dit geleerde gaan toepassen. Of, wat heeft het event hen opgeleverd qua nieuwe contacten en inzichten? Benader je stakeholders na een aantal maanden nog eens om te horen welke impact de toepassing heeft gehad. Ja, ook dat kost tijd maar dit levert je informatie op. Informatie die cruciaal is om de volgende editie te verbeteren. Je herhaalt dus het proces omdat dit je helpt om stukje voor stukje te groeien naar die gewenste doelen.

Heb je nog vragen. DM, mail of bel me ge-rust. Vragen staat vrij en ik praat je graag bij over de mogelijkheden die je misschien nog niet hebt ontdekt. Start klein, de rest volgt vanzelf.