Zeven jaar geleden deed Jan-Jaap In der Maur samen met de bekende meeting designers Eric de Groot en Mike van der Vijver een gooi naar een Best Events Award tijdens het Bea World Festival in Sint-Petersburg. Uiteindelijk wonnen de heren een bronzen medaille, maar Jan-Jaap zou Jan-Jaap niet zijn als hij voor de organisatie van het jaarlijks terugkerende festival niet wat verbeterpunten zag. Dit leidde uiteindelijk tot een waardevolle samenwerking.
"Ik vond destijds in Sint-Petersburg dat er veel meer uit het festival gehaald kon worden", vertelt Jan-Jaap In der Maur van Dagvoorzitter.nl (internationaal bekend onder de naam Masters in Moderation). "Via de toenmalige contentpartner, die destijds vooral een uitvoerende taak had, kwam ik in contact met eventdirecteur Salvatore Sagone. Dit gesprek maakte toch enige indruk, aangezien hij twee jaar later contact met ons opnam met de vraag of mijn compagnon Hans Etman en ik in Coimbra een workshop over interactie wilden verzorgen. Dat werd al snel uitgebreid met het modereren van drie van de vijf jury rooms, dus namen we ook onze PA en destijds startende dagvoorzitter Sandy Nijhuis mee. De workshop werd heel goed ontvangen en ook de jury rooms die wij leidden, werden door de deelnemers ervaren als vele malen leuker, beter en bovendien strakker georganiseerd dan de andere jury rooms."
Keet schoppen
Ook tussen het modereren door maakte Jan-Jaap en zijn collega's indruk en dat leverde volgens hem het laatste zetje tot een structurele samenwerking. "In Coimbra gingen er organisatorisch een aantal dingen mis. De bus met deelnemers, juryleden, de organisatie (waaronder Salvatore) en wijzelf vertrok te laat, kwam in de file te staan en de chauffeur raakte een paar keer de weg kwijt. Dat zorgde voor een ontevreden sfeer. Totdat Sandy de microfoon greep en keet begon te schoppen. Door geintjes te maken, werd de sfeer ontspannen en wist iedereen de situatie te relativeren. Dat was het moment waarop de organisatie van Bea World zag dat wanneer je je vak goed uitoefent en liefde voor de deelnemers hebt, je een bijeenkomst ook door de slechte momenten heen kunt slepen. Omdat de toenmalige contentprovider had aangegeven te gaan stoppen, werden wij gevraagd om deze rol op ons te nemen. Sinds 2019 is Dagvoorzitter.nl de vaste content & engagement partner. Ik ben enorm trots op het feit dat een klein, Nederlands bedrijf dit al vijf jaar mag doen voor alle belangrijke spelers in de internationale meeting- en eventsindustrie."
Staande ovatie
In 2022 kwamen Jan-Jaap en vijf collega's voor de vijfde keer in actie. "Op donderdag 24 november mochten we de vier jury rooms modereren. Tijdens deze jury rooms moeten ruim dertig juryleden, verdeeld over vier zalen, tussen 09.00 en 17.00 160 pitches beoordelen. Dit gaat volgens een vast stramien en in een hoog tempo. Deelnemers krijgen per project drie minuten voor de video, drie minuten voor de pitch, drie minuten vragen van de jury en dan krijgen de juryleden nog één minuut om aantekeningen te maken voor de stemming die later volgt. Voor de juryleden is een enorme mentale uitdaging, bijna geestdodend werk. De deelnemers lopen de hele dag in en uit. Ze zijn wel nieuwsgierig naar de concurrentie en benieuwd of ze iets kunnen leren van de andere pitches, maar ze zijn vooral geïnteresseerd in hun eigen presentatie. Dat maakt de jury rooms onrustig, sfeerloos en er heerst weinig groepsgevoel. Vanaf de eerste keer dat wij in Coimbra deze rooms mochten leiden, hebben we geprobeerd om die sfeer en het groepsgevoel erin te brengen. We wilden dat zowel de juryleden als de deelnemers ook aan het einde van de middag nog energie en goede zin hadden. Veel moderatoren kijken vooral naar het procesmatige van het modereren en denken niet goed na over wie er in de zaal zitten en waarom zij aanwezig zijn. Als je daar wel mee bezig bent, komen de oplossingen vanzelf."
Zo ontstond ook de belangrijkste regel die iedereen na vijf jaar inmiddels wel kent volgens Jan-Jaap: "Niemand mag het podium af zonder een staande ovatie. Soms moeten we daar heel dictatoriaal in zijn, bijvoorbeeld wanneer je de juryleden met de ogen ziet rollen. Maar het mooie van die staande ovatie is dat je je eigen geest voor de gek houdt. Een staande ovatie geef je wanneer je iets fantastisch vond. Maar het werkt ook andersom; dwing je een staande ovatie af, dan zegt het hoofd dat je het fantastisch vond. Die constante stroom aan staande ovaties geeft mensen steeds opnieuw de prikkel dat de presentaties goed waren, al zijn ze dat nooit allemaal. Zo houd je de hele dag de energie goed en het doet ook iets met de mensen die moeten presenteren. De zaal komt in een flow waarbij de waardering vanuit het publiek geweldig is, het voert de druk op de presentatie een beetje op waardoor mensen hun best gaan doen en iedereen gaat dankzij de staande ovatie tevreden naar huis."
Vijf minuten
Het programma op donderdag laat weinig ruimte voor andere interacties, maar soms hebben Jan-Jaap en zijn team geluk wanneer een presentatie niet doorgaat. "Dan hebben we een paar minuten over en kunnen we iets met de jury en de deelnemers doen. Bijvoorbeeld door de simpele vraag te stellen wat er tot nu toe is opgevallen. De deelnemers luisteren niet echt en wachten op hun eigen moment. Door gesprekjes te voeren over de inhoud van andere projecten pikken ze meer op. Of we praten over ontwikkelingen in de markt. In feite ben je dan ook al het netwerken aan het faciliteren, omdat mensen elkaar vervolgens bij de lunch weer tegenkomen. Maar we hebben ook wel eens de jury laten omdraaien naar de zaal en deelnemers suggesties laten doen voor een goede vraag. Wel zorgen we ervoor dat we niets doen wat jury inhoudelijk kan beïnvloeden. We zeggen dus niets over de presentaties en doen geen interacties rondom presentaties van een specifiek project."
Kennisprogramma
Gelukkig kunnen Jan-Jaap en zijn team wel alle creativiteit kwijt tijdens het contentprogramma op vrijdag. "Eigenlijk is dit gewoon opvulling, want de mensen die op donderdag hebben gepresenteerd, zitten te wachten tot vrijdagavond wanneer de prijsuitreiking plaatsvindt. Een deel gaat de stad in of overweegt dit. Het is aan ons om ze te verleiden met een goed contentprogramma. Natuurlijk komt niet iedereen naar het contentprogramma en blijft niet iedereen de hele dag, maar we scoren toch altijd een flinke hoeveelheid deelnemers. Zeker nu ze weten dat wij zorgen voor rijke, verrassende programma's met vakinhoudelijke sessies. Wat betreft de inhoud, de sprekers en de formats hebben we carte blanche. Het budget en de locatie staan wel altijd van tevoren vast."
In 2022 wilde Jan-Jaap een stapje verder gaan met een congrestival in de oude busremise van Rome. Hiervoor werkte hij samen met een internationale groep men-sen bestaande uit vier Nederlanders (naast Jan-Jaap, Hans etman, Sandy Nijhuis en Otto Wijnen), een Pool (Maciej Kautz) en een Française (Alexia Colson-Duparchy). "Voor de grotere sessies hadden we een afgesloten ruimte gecreëerd. De overige sessies hadden een plek in de hal waarbij iedereen vrij in- en uit kon lopen. Het grappige was dat de organisatie een week voor aanvang van het event nog steeds niet begreep wat we gingen doen. Ook de deelnemers zelf waren aan het begin van de dag nog een beetje zoekende. Onze moderatoren die de sessies begeleidden, hielpen iedereen op weg. En af en toe kondigde ik via de megafoon een nieuwe sessie aan. Uiteindelijk vond iedereen zijn weg."
Tijdens de sessies kwamen actuele onderwerpen zoals personeelsbeleid, diversiteit en inclusie, ontwikkelingen en duurzaamheid aan bod. "We hadden slechts één keynote speaker aan het begin van de dag. Aragorn Meulendijks sprak over de Metaverse. In plaats van een plenaire Q&A nam Aragorn na afloop plaats in een eigen waarzeggershoek waar geïnteresseerden met hem in gesprek konden gaan. In de oude wasstraat voor de bussen vonden de hele dag door interviews plaats met mensen uit de industrie over de veranderende rol van eventbureaus. Deelnemers konden met behulp van een silent disco koptelefoon aanhaken, even luisteren en weer weglopen. Tijdens de Inclusion Tour onder leiding van Marianne Dijkshoorn konden deelnemers plaatsnemen in een rolstoel of een blinderend masker opdoen en tijdens het afleggen van een parcours ervaren waar mensen met een beperking tegenaan lopen. In de Confession Bus konden mensen hun sustainability zonde komen biechten. Alle sessies waren gericht op conversatie tussen de deelnemers, waarbij er steeds een expert aanwezig was die het gesprek in goede banen leidde, maar niet op de spreekstoel ging zitten."
Hoog tempo
Het laatste onderdeel waar Jan-Jaap en zijn team een creatieve draai aan mogen geven, is de award show op vrijdagavond. "Sandy en ik hebben als presentator ook hier een dikke vinger in de opbouw van het programma, uiteraard met veel aandacht voor publieksinteracties. Voorheen duurde deze show 3,5 uur. Vier jaar geleden deden we het voor het eerst op onze manier. Sindsdien rammen we de awarduitreikingen zelf er op een hoog tempo in anderhalf uur door. Iedereen wacht namelijk op diens eigen categorie en wil daarna door naar de borrel, zeker als ze niet gewonnen hebben. Ook hier wil je de aanwezigen erbij houden door middel van interactie en het creëren van een groepsgevoel. Per categorie kondigen we respectievelijk de nummers drie en twee aan die elk aan één kant van het podium worden ontvangen door een hostess en een fotograaf. Zodra zij uit beeld zijn, is het midden van het podium voor winnaar. Tussen de uitreikingen door laten we het publiek leuke dingen doen zoals een wave en een Hello World. De juryleden laten we over de catwalk lopen en door publiek toejuichen. Natuurlijk moet er een praatje met de grote baas plaatsvinden. Ik stel dan de standaardvragen, maar laat mensen uit het publiek grappige vragen stellen. Dan heb je ze zo mee. Ook moeten de vijftig sponsoren worden bedankt. Na elke naam geven Sandy en ik vanaf het podium samen met het publiek een korte juich. De collega's in de zaal moedigen het publiek aan om mee te doen."
Hoewel het elk jaar weer spannend is met welk organisatiebureau Jan-Jaap en zijn collega's mogen samenwerken, lukt het steeds om een mooi event neer te zetten. "Het eventbureau is doorgaans gewend aan moderatoren die het script voorlezen. Maar zodra ze doorhebben wat wij willen, pikken ze het op en komen ze zelf met leuke ideeën. Wij doen het net even anders dan dat een gemiddeld eventbureau gewend is, maar dan krijg je ook een goed event dat leuk en interessant is voor de deelnemers."
Over Bea World Festival
Tijdens Bea World, The International Festival of Events and Live Communication, worden elk jaar binnen vier hoofdcategorieën en een aantal subcategorieën de beste events gekozen uit ruim 100 inzendingen afkomstig uit meer dan 40 landen. Elke uitzending wordt gepitcht en beoordeeld door tientallen juryleden uit de internationale markt van opdrachtgevers van corporate events. Het event duurt drie dagen en bestaat uit de jurering van de inzendingen (donderdag), een contentprogramma en de awardshow (vrijdag) en een toeristisch programma (zaterdag). Sinds 2019 vindt het Bea World Festival plaats in Italië.