Zo maak je van hybride vergaderen een succes

Zo maak je van hybride vergaderen een succes
Hybride vergaderen gaat anders in zijn werk dan een ‘traditionele’ vergadering. Niet alle medewerkers zijn fysiek aanwezig en dat vraagt om een andere werkvorm. Hybride vergaderen vergt de nodige aanpassingen. We geven je daarom drie tips om van je hybride meeting een succes te maken.


Tip 1. Zorg ervoor dat de techniek goed werkt
Medewerkers die elkaar niet goed kunnen horen of niet goed zichtbaar zijn; er is niets zo vervelend als falende techniek tijdens een belangrijke vergadering. Laat daarom alle deelnemers van tevoren het geluid van hun microfoon en beeldscherm controleren en test of iedereen goed verstaanbaar en zichtbaar is.


Houd in je achterhoofd met hoeveel mensen je gaat vergaderen, waar de vergadering over gaat en wat je ervoor nodig hebt. Laat je hier zo nodig over voorlichten.


Misschien nog wel het allerbelangrijkste is een goede internetverbinding. Je wilt natuurlijk niet dat halverwege de vergadering ineens de verbinding wegvalt en alle deelnemers een zwart scherm te zien krijgen. Met zakelijk internet heb je altijd een snelle en stabiele internetverbinding.

Tip 2. Betrek alle deelnemers bij de vergadering
Het is makkelijker om de medewerkers die fysiek bij de vergadering aanwezig zijn erbij te betrekken, dan de medewerkers die meekijken via het scherm. Zorg er daarom voor dat je alle medewerkers bij de vergadering betrekt.


Heet iedere deelnemer aan het begin van de vergadering welkom, of ze nu fysiek of digitaal binnenkomen. Zorg ervoor dat het gesprek centraal blijft en dat medewerkers in de vergaderruimte niet onderling gaan overleggen. De thuisdeelnemers kunnen deze gesprekken namelijk niet verstaan en weten zo niet waar het gesprek over gaat en of ze belangrijke informatie missen. Hierdoor ontstaat ruis en onduidelijkheid.


De online deelnemers kunnen ook (onterecht) denken dat de informatie uit de onderlinge gesprekjes voor hen niet interessant is en zo hun aandacht voor de vergadering verliezen. En thuis kan afleiding in een klein hoekje zitten.


Voorkom dat de deelnemers door elkaar heen gaan praten: laat ze hun hand opsteken als ze iets willen zeggen. De deelnemers thuis kunnen namelijk niet goed zien of iemand wat wil gaan zeggen en zelf beginnen met praten. Een opgestoken hand is wel voor iedereen zichtbaar en een duidelijk signaal dat de persoon in kwestie een belangrijke mededeling heeft. Zo voorkom je verwarring en verloopt de vergadering ordelijk.

Tip 3. Wijs iemand aan om de vergadering te leiden
Om een hybride meeting goed te laten verlopen, is het belangrijk dat er een vergaderhost is die alles in goede banen leidt. Deze persoon laat deelnemers vanuit de wachtrij toe en controleert of iedereen aanwezig is. Ook zorgt hij of zij ervoor dat de schermen worden gedeeld, dat de deelnemers hun microfoon uitzetten als ze niet aan het woord zijn, dat alle vergaderpunten aan de orde komen en dat de vergadering wordt genotuleerd of opgenomen.


Het kan voorkomen dat deelnemers onderweg of op een hybride werkplek de vergadering bijwonen en geen computer of laptop voorhanden hebben. Ze moeten de meeting dan via hun telefoon volgen. Dit kunnen ze heel voordelig doen met een zakelijk telefoon abonnement. Op deze manier behoud je de flexibiliteit van hybride werken, ondanks de ingeplande vergadering!
 

Tags: