Zo hou je een veilige online meeting

Videobellen is sinds de coronacrisis heel populair geworden. Het is een makkelijke manier voor collega’s om elkaar snel te informeren en op de hoogte te houden. Bovendien gaan we in Nederlands steeds meer richting hybride werken, waarbij je deels op kantoor en deels vanuit huis werkt. Videobellen is dus een blijvertje. Maar hoe zorg je ervoor dat je dat veilig doet, en dat er geen vertrouwelijke informatie lekt?

Gebruik de tools van de werkgever
De kans is groot dat jouw werkgever zelf tools aanbiedt om mee te vergaderen. Denk bijvoorbeeld aan een interne omgeving met een videobelfunctie. Vaak hebben dit soort interne omgevingen een beveiligde verbinding. Hackers kunnen dan moeilijker of zelfs bijna onmogelijk informatie onderscheppen of inbreken op videocalls. Je weet zo goed als zeker dat je bedrijfsinformatie veilig is.

Houd er wel rekening mee dat de informatie die je deelt, alsnog zou kunnen worden afgeluisterd. Als je je dat realiseert, weet je dat je bepaalde informatie beter in persoon kunt delen. In een online vergadering zou je eigenlijk alleen planmatige zaken moeten bespreken.

Misschien moet je persoonlijke informatie delen, zoals persoonsgegevens. Gebruik dan alleen de middelen die je werkgever goedkeurt, zoals een interne omgeving. Is daar geen beleid over? Vraag de werkgever dan om raad, of om beleid op te stellen. Zo werkt iedereen veiliger.

Wat laat je zien?
Als je aan het videobellen bent, geef je meer informatie prijs dan je misschien zou willen. Op de achtergrond zie je misschien huisgenoten rondlopen. Het is niet evident dat de andere mensen in jouw omgeving in beeld willen. Daarom is het een goed idee om je achtergrond te vervagen of een green screen aan te zetten. Veel professionele programma’s om mee te videobellen, hebben deze functie inmiddels.

Hetzelfde geldt voor schermdelen: het is tegenwoordig heel normaal om een presentatie te houden via een videocall en bijvoorbeeld Powerpoint te tonen via schermdeling. Pas daar mee op, en laat alleen het scherm zien dat je wilt delen. Laat nooit je bureaublad of alle schermen die openstaan zien. Ook een werknemer heeft recht op privacy. Bovendien weet je nooit wie er meekijkt.

Gebruik geen gratis tools
Gratis vergaderen? Dat kun je beter vergeten. Er is een reden waarom je bijvoorbeeld nooit met een dokter een videocall hebt via Zoom. Die reden is dat Zoom niet waterdicht is. Veel andere apps zijn ook niet waterdicht. Zeker gratis apps niet. Sterker: gratis apps kunnen inbreuk maken op je privacy door allerhande data te verzamelen en door te verkopen aan marketingbedrijven.

Bedenk je dat gratis niet bestaat. Als iets gratis is, betaal je met je data en met je privacy. Je bent dan zelf het product. Daarom is het beter om te betalen voor een afgeschermde omgeving. Meestal verzorgt de werkgever dit. Ben je zelf de werkgever, of ben je een ondernemer, dan is het belangrijk om te investeren in een afgeschermde omgeving waarin je medewerkers en relaties veilig kunnen spreken.

Een VPN gebruiken voor extra veiligheid
Hoe veilig de omgeving waarin je wilt spreken ook pretendeert te zijn, het is nooit verkeerd om voor wat extra veiligheid te zorgen. Dit kun je bijvoorbeeld doen middels een VPN. Een VPN is een virtueel privé netwerk. Hiermee maak je verbinding via een server, die de verbinding omleidt en de data versleutelt. Het voordeel hiervan is dat hackers geen informatie kunnen aftappen via de verbinding, en dat je locatie verborgen is. Je krijgt namelijk een IP-adres van de VPN.

Daarnaast scheid je je hiermee af van andere verbindingen. Zeker als je besluit om gebruik te maken van een openbaar netwerk voor een snelle videocall, kan dit handig zijn. Op een openbaar netwerk, zoals gratis wifi of de wifi op kantoor of op school, kunnen anderen meekijken met wat je aan het doen bent. Met een VPN zien anderen op het netwerk alleen dat je met een VPN verbonden bent, en voor de rest niets.
 

Tags: