Zestien tips voor het organiseren van een hybride event

Hoewel live weer mag en kan, zullen hybride events zeker niet verdwijnen. Eventorganisator Corine Berkel heeft inmiddels diverse succesvolle online- en hybride evenementen georganiseerd. Voor Meeting Magazine zet ze zestien tips op een rij.


Na een korte periode van wennen en fouten maken heeft Corine Berkel de online- en hybride evenementen volledig omarmd. De Managing Director van evenementenbureau Mood Concepts is er inmiddels van overtuigd dat hybride events de toekomst hebben. “Online en hybride evenementen hebben het speelveld vernieuwd en verruimd. Er valt voor opdrachtgevers nu nog meer te kiezen. Zij zien zeker de voordelen van live, maar beseffen tegelijkertijd dat ze met een hybride- of online event een groter publiek bereiken. Daarnaast zijn hybride- en online events vaak efficiënter en leveren deze ook nog eens veel interessante data op. Voor de bezoekers die online deelnemen, scheelt het bovendien reistijd en daardoor wordt een event al sneller als duurzamer beschouwd. Bovendien is de drempel om online vragen te stellen lager en dat heeft ook zijn positieve uitwerking op de gasten in de zaal. Zo ontstaat er een echte wisselwerking tussen het online en het live publiek. Ten slotte kunnen opnames worden teruggekeken. Hierdoor blijven content, presentaties en andere documenten bewaard en langer beschikbaar.” 

Zelf verwacht Corine dat haar opdrachtgevers – afhankelijk van de doelstelling en de doelgroep - in sommige gevallen zeker voor hybride zullen blijven kiezen. “Maar bedenk wel: een hybride event is veel meer dan een livestream opzetten. Je moet extra aandacht besteden aan je online doelgroep. Geef ze het gevoel dat ze er live bij zijn.” 


Hybride event Dcypher, georganiseerd door Mood Concepts. Foto: Stan Bouman

De zestien tips

1. Een goede planning en een goed script zijn cruciaal voor zowel live als online. Welk programma-onderdeel komt op welk moment? En op welke doelgroep is het gericht? 

2. Ook essentieel is een goede registratietool, waar deelnemers zich zowel online als live kunnen registreren (en indien gewenst in het tweede termijn hun inschrijving kunnen wijzigen).

3. Verzamel minimaal drie essentiële goede key-partners waar je op kunt bouwen: een online event platform, een AV-partner en een professionele locatie met een venuemanager die begrijpt wat je wilt bereiken en wat je daarvoor nodig hebt.

4. Heb je een mooi budget? Creëer dan een digitale wereld die tot de verbeelding spreekt. Dankzij deze implementatie organiseer je een innovatief event.

5. Zorg dat je alles vooraf meerdere malen test en repeteert. Belichting moet je bijvoorbeeld zo inregelen dat het er zowel on stage als via de livestream goed uitziet. Vaak heb je dat niet in één keer goed. Hetzelfde geldt voor innovatieve tools die op het scherm voor de online deelnemer soms net een ander effect hebben, zoals een overlay. 

6. Houd voor de live en online deelnemers een programma met een gelijke lengte aan, maar bied extra items en content voor het online programma. Laat bijvoorbeeld tijdens de pauzes en/of de netwerkmomenten in het live programma een (tweede) presentator backstage-interviews afnemen of zet een visual artist in die een cartoon maakt. Stel gedurende de ochtend extra pre-recorded sessies van key-notes ter beschikking zodat de deelnemers aan cherry picking kunnen doen en het event nog meer content biedt.

7. Bedenk dat de spanningsboog van de online kijker korter is. Houd dus rekening met de lengte van de keynotes. Corine adviseert 18 minuten, zoals bij een TED Talk. Vergeet vooral niet om tijd in ruimen voor een goede Q&A. Dit bevordert de interactie.

8. Gebruik chat- en pollvragen. Zorg dat je een extra persoon (veelal van opdrachtgeverzijde met voldoende inhoudelijke kennis van het onderwerp) hebt die de vragen filtert op relevantie.

9. Bied de mogelijkheid om elkaar online (liefst met beeld) te ontmoeten en met elkaar in gesprek te gaan.

10. Behandel vragen van het online (en live) publiek on stage en/of breng deze in beeld.

11. Breng de online kijker live in beeld in het totale programma, laat ze bijvoorbeeld live on stage vragen stellen vanaf een scherm.

12. Zet altijd een virtuele helpdesk in voor de online kijker voor (veelal technische) problemen.

13. Stel content ‘on demand’ beschikbaar, denk aan (pre-recorded) sessies van keynote sprekers, documenten en andere hoogtepunten

14. Zorg voor realtime ondertiteling indien er internationale deelnemers online aanwezig zijn. In sommige gevallen is dit zelfs verplicht.

15. Bied partners en exposanten tijdens en na het event een online podium, door bijvoorbeeld partner booths met een (video)chatfuntie in te richten. 

16. Integreer of verstuur een mini-enquête na afloop van het event. Online deelnemers leveren zeer bruikbare digitale data op, die je vaak offline niet krijgt. Door de juiste vragen te stellen en maximaal gebruik te maken van deze data, kun je het evenement voor volgende edities verbeteren. Stel de verzamelde data ook ter beschikking aan je partners en exposanten.



 

Auteur: Sofie Fest

Tags: Hybride events eventorganisatie Mood Concepts Corine Berkel Tips voor hybride events