18 maanden later en nu - deel 2: Het perspectief van een Event Designer

Na een korte discussie met hoofdredacteur Sofie Fest over een volgende serie artikelen, was de vraag: Wat is interessant om te verkennen c.q. verdiepen? Een kijkje in de toekomst, na Corona, lijkt de moeite waard. Ofschoon ik op geen enkele wijze pretendeer de toekomst te kunnen voorspellen of te weten hoe het verder gaat, vind ik het wel interessant om te kijken wat ik zie, waar ik tegen aan loop, wat ik hoor waar andere last van hebben en wat er misschien niet veranderd is. In dit artikel komt het perspectief vanuit de Event Designer aan bod.


Persoonlijke Verbinding
Zoals ik in mijn eerste artikel al schreef, is voor mij één punt heel duidelijk geworden. Persoonlijke verbindingen zijn in de afgelopen maanden alleen maar belangrijker geworden. De hashtags #strongertogether #samensterker en dergelijke spraken boekdelen en nu nog zie je vaak dat de branche voor elkaar opkomt en elkaar steunt in communicatieve uitingen. De mens is een sociaal dier en dat neemt een pandemie niet weg, die wordt er juist door verstrekt.

Veranderingen gaan snel, met of zonder pandemie. Sommige veranderingen zijn een verbetering en andere niet. Feit is: stilstand is achteruitgang. Het gaat om een transformatie naar nieuw en beter en niet om terug naar 'normaal', wat dat ook precies mag zijn. Soms moet je ergens live bij zijn en soms kun je de verbinding met verschillende continenten online ervaren. Soms moet je een live event ontwerpen en soms is online geschikt. 

Kritische houding
Als event designer stel ik veel vragen: Wat wil je bereiken met dit event? En jouw stakeholders? Zelfs de vraag “Wat mist men als dit event niet wordt georganiseerd?” schuw ik niet. Allemaal vragen die noodzakelijk zijn om dieper tot de kern te komen. Het lastige is natuurlijk dat er tussen wat men nodig denkt te hebben en wat daadwerkelijk nodig is, vaak verschil zit. Vergelijk het met een tiener die een scooter wil en een fiets nodig heeft.  

Om die benodigdheden te ontdekken, moet je een diepgaand gesprek aangaan. Gastvrijheid, klantgerichtheid, “u roept en wij draaien”, zit zo in ons dna dat we wel eens vergeten om de professionele, kritische adviseur te zijn. De juiste vragen stellen en in samenwerking kijken naar wat nodig is om te komen tot de beste oplossing met de gewenste impact, wordt alleen maar belangrijker. Zeker nu de mogelijkheden grenzeloos lijken: live, online, hybride, en dan spreken we nog niet over het gigantische aanbod van apps en platforms.

Wat vindt de klant van die vragen? Die vindt ze vaak lastig (ons brein houdt niet zo van ingewikkeld en al helemaal niet van verandering). En eventprofs? Ook lastig natuurlijk. Toch resulteert deze kritische houding in een later stadium tot een betere relatie met je opdrachtgever, die graag nog eens terugkomt om over de toekomst te praten. Superbelangrijk, want een event is een strategisch middel.

Stakeholders rule!
De wensen van de diverse stakeholders zijn belangrijk, als je die persoonlijke connectie eer aan wilt doen. Mensen schrijven zich alleen in als ze echt meerwaarde verwachten. Dus claim tijd om met elkaar te bedenken wat er nodig is om verandering te realiseren. Niet alleen tijdens het event maar vooral erna, niet zomaar omdat het leuk is!

Je zou denken dat dit niet meer voorkomt. Toch wel. Kortgeleden had ik een gesprek over een welkom-terug-op-kantoor event. Een veel gehoorde wens omdat er veel nieuwe medewerkers zijn die elkaar alleen van online kennen. Het doel dat deze eventprof had gekregen was: “het moet gewoon leuk zijn na 1,5 jaar thuis achter een beeldscherm”.

Wat jammer denk ik dan. Ik kan me voorstellen dat een werkgever mensen weer een hart onder de riem wil steken, dat dit leuk moet zijn, dat medewerkers zich weer welkom voelen en dat je nieuwe medewerkers kunt ontmoeten, die kunnen dan meteen veel leren over het bedrijf, de cultuur etc. Maar dat gaat toch om meer dan alleen leuk? Het gaat ook verder dat het doel van de directeur. Wat willen de medewerkers, de oude, de nieuwe? Waar hebben zij behoefte aan na 1,5 jaar thuiswerken? 

Kies bewust voor oplossingen met impact
Een ander aspect dat mij opvalt, is dat er nu heel snel wordt gekozen voor "laten we maar weer live gaan want mensen zijn dat beeldscherm zat". Of "laten we maar online blijven want het is minder risicovol, scheelt reistijd en reiskosten". De vraag die helaas niet altijd wordt gesteld is: realiseren we wat nodig is met dit programma? Het lukraak kiezen voor het een of het ander is net zo zinloos als het kiezen van een mooie locatie zonder dat het programma bekend is. Ontwerp heel bewust als je meerwaarde wilt creëren. 

Blijf dus kritische vragen stellen aan je opdrachtgever en zorg er alsjeblieft voor dat - voordat je in de logistieke oplossingsgerichte stand springt - helder is wat er écht met een event gerealiseerd moet worden, nog los van vorm en locatie. Pas als die veranderingen duidelijk zijn, kun je mogelijke oplossingen zoeken. Oplossingen die leiden tot die verwachte veranderingen of liever nog die verwachtingen overtreffen zodat ook op de lange termijn doelen worden gerealiseerd.


Over de schrijver
Ingrid Rip is een ervaren en veelzijdige eventprofessional. Zij heeft een passie voor menselijke ontwikkeling en onze dynamische industrie. Als Certified Event Designer, consultant, trainer en coach helpt zij bij het (her)ontwerpen van impactvolle evenementen, congressen en bidprocedures. Zij leert haar klanten om vanuit een ander perspectief te kijken. Ze is niet bang om hierbij diverse methodologieën, concepten en middelen in te zetten om betrokkenen gemotiveerd te houden. Alles zodat jij de stip aan de horizon scherper krijgt en toekomstige projecten met deze strategie te verbinden. Ingrid is onderdeel van het internationale Event Design Collective en lid van MPI.
 

Auteur: Ingrid Rip

Tags: Event Canvas event design Ingrid Rip eventorganisatie