Tips voor het afsluiten van locatiecontracten



De impact van COVID-19 werkt op veel fronten door. Ook op de manier waarop we contracten afsluiten met hotels en locaties. Je moet met meer aspecten rekening houden, deze vastleggen en vooruit denken. Deze tips kunnen daarbij helpen.


Tips voor onderhandelen

1. Nu is de tijd om toekomstige evenementen vast te leggen. Enerzijds is vraag naar locaties groot en dit zal de komende jaren zo blijven. Anderzijds bieden hotels en locaties nu interessante deals om hun zalen weer vol te krijgen.

2. De meeste locaties grijpen terug op de pre-corona voorwaarden. Zorg voor een open gesprek met de salespersoon en vraag of er voor evenementen op korte termijn enige flexibiliteit mogelijk is.

3. Heb je een voorstel van een hotel binnen, houd er dan rekening mee dat de voorgestelde data in binnen enkele uren niet meer beschikbaar zijn. Handel dus snel en leg alle afspraken schriftelijk vast.

4. Check voordat je het gesprek aangaat de actuele prijzen van de hotelkamers op de website van het betreffende hotel. 

5. Verwijs naar eerder afgesloten contracten om te kijken of de huidige kamerprijzen overeenkomen met de prijzen die golden op het moment dat het contract werd gesloten. Wellicht is er een lagere kamerprijs mogelijk.

6. In de afgelopen maanden zijn er diverse extra toeslagen en kosten ontstaan die hotels doorbereken, zoals kosten voor het ombouwen van een zaal of voor het telefonisch reserveren van een hotelkamer. Vraag een overzicht van deze kosten en maak deze bespreekbaar. Wellicht kunnen een aantal posten worden verlaagd of zelfs komen te vervallen.


Tips voor je contract

1. Voor een hotel is een groter event dan dat van jou lucratiever om te organiseren. Voorkom eenzijdige annulering door een clausule met wederzijdse annulering in je contract op te nemen.

2. Het kan vaker voorkomen dat iemand anders aast op de datum van jouw voorkeur. Geconfronteerd worden met een second option contract is nooit leuk. Zorg ervoor dat je beslissings- en tekenproces vlot verloopt en houd het hotel hierbij betrokken. 

3. Twijfel je over het deelnemersaantal? Boek dan terughoudend en voeg een review-clausule toe. Binnen deze clausule kun je afspreken dat je bijvoorbeeld het aantal gereserveerde kamers en de hoeveelheid catering vóór datum X kunt op- of afschalen.  

4. Nu COVID-19 het speelveld domineert, kun je dit niet langer als overmacht inzetten. Neem in je contract op hoeveel mensen er op het moment van tekenen wettelijk mogen deelnemen. Dat maakt het onderhandelen op het moment dat er weer restricties komen makkelijker.

5. Hotels zitten steeds vaker vol. Dubieuze organisaties maken daar misbruik van door deelnemers te benaderen en hen de scherpste kamerprijs te beloven. Neem in je contract op dat hotels een deel van de aansprakelijkheid op zich nemen en actie ondernemen tegen deze organisaties.

6. Leg in je contract vast dat het hotel ten tijde van je evenementen voldoende en gekwalificeerd personeel op de werkvloer zodat tijdens je evenement de service, veiligheid en hygiëne in het hotel op orde zijn. 

Photo by Karolina Grabowska from Pexels
NB: Het auteursrecht op de content op deze website en in de (online) magazines wordt door de uitgeverij voorbehouden.


Auteur: Sofie Fest

Tags: Locatiecontract Onderhandelen Onderhandelingen eventorganisatie tips
Algemene voorwaarden | privacy statement