Online events organiseren in zes stappen

Als eventplanner word je sinds kort geacht om ook een goed online event te kunnen organiseren. Je was al een duizendpoot maar het gaat inmiddels meer richting een miljoenpoot. Denk aan extra skills als interactie vergroten, online platform management en de technische regie. Klinkt overweldigend, maar het valt reuze mee. Deze zes stappen helpen je om een goed online event te organiseren.

Ken de kracht en speel erop in
Stap 0 is om in te zien dat online een aantal belangrijke voordelen heeft ten opzichte van offline en en hoe je daar vooral handig op kunt inspelen:

• Online is schaalbaarder. Waar je bij een offline event vast zit aan een bepaalde capaciteit door bijvoorbeeld een locatie, kun je als organisator bij een online event tegen relatief lage kosten en met slechts één muisklik opschalen.
• Online is meetbaar en de data die je verzamelt, is zó waardevol. Voor jou als organisator, voor vervolgedities, voor het bedrijf en voor sponsoren.
• Online events zijn duurzamer. Minder food waste, minder uitstoot want minder mensen hoeven te reizen en je hoeft geen zinloze goodiebags weg te geven die toch in de prullenbak belanden.
• Deelnemen is laagdrempelig. Het is makkelijker om deel te nemen, ook voor mensen met een beperking of mensen die introvert zijn.
• Het financiële risico van een online evenement is beduidend kleiner dan bij een offline event. Voor een online event zijn de grootste kostenposten een online platform waarop je het event kunt hosten. Die kosten zijn vaak variabel en maandelijks opzegbaar.

Overtuigd van de voordelen? Te gek! Dan zijn dit de zes stappen voor het organiseren van een online evenement.

Stap 1: eventstrategie
Het succes van elk evenement hangt altijd af van de strategie, dus ook die van online events. Als je deze basis goed neerzet, kun je elke keuze die je maakt hieraan toetsen. Formuleer een S.M.A.R.T. hoofddoelstelling, breng de doelgroep(en) in kaart en zet vervolgens uiteen hoe je die doelstelling gaat halen.

Stap 2: event design
Vaak stappen eventplanners van de strategie direct door naar de uitvoering. Maar daarmee wordt een belangrijke stap overgeslagen: het ontwerp van het event. Welke vorm en welk format ondersteunen de eventstrategie? Idealiter kies je in deze stap pas voor online als vorm en bijvoorbeeld een seminar als format omdat het de strategie ondersteunt. Daarna volgt een passende invulling en daarna pas de uitvoering.

Stap 3: Verdienmodellen
Een voordeel van online evenementen is dat je een aantal verdienmodellen kunt toepassen die voor offline evenementen lastiger of zelfs onmogelijk zijn. Zo kun je gemakkelijker verschillende type tickets verkopen voor toegang tot bepaalde onderdelen van het online event, kun je de opgenomen content na afloop ook los verkopen en heb je meer mogelijkheden qua advertenties en sponsoring!

Stap 4: Online eventmanagement
Over eventmanagement hoeven we hopelijk niet veel toe te lichten. Met een strak event design is het qua pre-productie een kwestie van zorgen dat alle elementen op de juiste plek en tijd aanwezig zijn. Maar wat maakt het voor online dan zo anders? De productie zelf wordt letterlijk een stuk technischer. Zie dit dan ook als een los onderdeel naast de reguliere productie.

Stap 5: Techniek
De techniek van een online event gaat verder dan alleen een geschikt platform kiezen. Denk aan technische regisseurs en aparte technische draaiboeken. Maar ook aan licht, geluid, streamingpartijen en interactietools. Hoewel de techniek enorm belangrijk is, mag het niet leidend zijn. Zorg dat elke keuze de doelstelling en strategie van het online event ondersteunt.

Stap 6: Interactie
Last but not least: de interactie. Dit is waar veel organisatoren zich zorgen over maken. De vraag is of je überhaupt interactie nodig hebt en zo ja, waarom is dat dan belangrijk? Is dat omdat het hoort? Of omdat je bang bent dat mensen afhaken (kijk dan nog eens goed naar het event design!)? Maak in ieder geval een apart interactiedraaiboek waarin precies staat aangegeven wanneer er een interac-tief moment komt en wat er precies moet gebeuren.

We hopen dat je met dit overzicht inziet dat het eigenlijk niet heel ingewikkeld hoeft te zijn. Je moet in grote lijnen begrijpen wat er moet gebeuren en zorgen dat je de juiste mensen inschakelt om te helpen. Succes!
 

Samira Salman en Melanie Westdijk zijn de oprichters van de Event Planner Academy. Via dit platform blijven organisatoren van zakelijke evenementen up-to-date van alle ontwikkelingen in de branche, kunnen zij werken aan hun skills en hun netwerk en innovatiekracht vergroten voor die succesvolle offline, online of hybride events. Kijk voor meer informatie op eventplanneracademy.nl.