Event uitgelicht: met UNMUTE terug naar echte verbindingen

Tafelgasten Elise, Kim, Michel, Karlijn en Stijn als dagvoorzitter tijdens de laatste sessie Whats Next?!

Nadat er alweer 365 dagen in lockdown waren verstreken sinds de officiële uitbraak van de pandemie, vond intermediair Onemeeting.com het hoog tijd om de persoonlijke verbinding op te zoeken met de opdrachtgevers. In slechts zes weken tijd werd het event UNMUTE uit de grond gestampt. Commercieel manager Kevin van Grondelle blikt terug op het organisatieproces.

Het idee achter UNMUTE begon heel klein. “We wilden een jaar na de eerste lockdown graag weer eens om tafel gaan met onze klanten, partners en locaties om te kijken waar voor hen precies de uitdagingen liggen”, vertelt Kevin. “Inmiddels waren er al heel wat online events georganiseerd, maar daar kwamen steeds dezelfde onderwerpen aan bod en zagen we steeds dezelfde mensen aanschuiven. Toen ontstond het idee om de corporate planners een online podium bieden, aangezien zij een essentiële stakeholder zijn binnen onze branche. UNMUTE, de naam van het event, verwees naar het feit dat we een jaar lang op mute hebben gestaan en geen goede gesprekken met elkaar hebben kunnen voeren. Door tijdens het event op unmute te gaan, wilden we kijken hoe we de zakelijke markt weer bij elkaar kunnen brengen. Want juist dan ontstaan de creatieve oplossingen en de innovatieve ideeën.”

Chemie
Een klein team van vier salesmensen was verantwoordelijk voor de organisatie, met ondersteuning vanuit de marketingafdeling van Onemeeting.com. Kevin: “We hebben heel veel tijd besteed aan de inhoud. Uiteindelijk kwamen we op drie onderwerpen die we tijdens een online talkshow met de gasten wilden bespreken. Bij het selecteren en het indelen hebben we goed gelet op hun kennis en hun verschijning. Er moest namelijk ook chemie aan tafel ontstaan. De gasten hebben we zorgvuldig begeleid en geïnformeerd. Van tevoren hielden we een-op-een sessies die de basis vormden voor diverse teasers. In het organiseren, plannen en editen van de teasers ging veel meer tijd zitten als dat we van tevoren hadden bedacht.”

Avatars
Om te voorkomen dat de deelnemers van het online event opnieuw drie uur naar een scherm zouden moeten turen, kozen Kevin en zijn collega’s ervoor om het event via het platform GoMeet te streamen. Dit is een virtuele 3D-campus waar deelnemers zich als avatar kunnen voortbewegen en via de avatars met elkaar kunnen praten of samen een activiteit zoals een spel kunnen doen. Kevin had zelf al eerder als deelnemer aan een online event op de campus rondgelopen. “Het mooie van GoMeet is dat je interactie en netwerken mogelijk maakt, iets wat iedereen de afgelopen 365 dagen heeft gemist. Om mensen te stimuleren het platform te downloaden, hebben we vrij snel meerdere uitgebreide mails met tips en informatie gestuurd. We wilden zo veel mogelijk deelnemers vooraf een avatar laten aanmaken zodat ze er alvast een gevoel bij kregen. In de huidige tijd zijn we gewend om een link te ontvangen die ons direct naar een Teams- of Zoom- omgeving brengt. We wisten dat om deel te kunnen nemen aan GoMeet je wel wat voorbereiding nodig hebt (5-10 min). Wij vonden het belangrijk dat iedereen het live programma op tijd kon volgen, daarom hebben wij twee uur voor aanvang van het event de links naar de livestream via YouTube en Vimeo gemaild.”

Talkshowstudio
Een andere partij die bij het event werd betrokken, is vaste AV-partner AVEX. “Mijn collega Susan Sterenberg kende dit bedrijf nog uit de periode dat ze bij Ocean Diva werkte. AVEX heeft het afgelopen jaar flink geïnvesteerd in het opzetten van eigen online studio’s. Voor UNMUTE konden we in hun talkshowstudio in Utrecht terecht. AVEX heeft ons ook goede richtlijnen gegeven voor het opstellen van het draaiboek. Dat moest heel gedetailleerd en op de minuut worden uitgewerkt. Online is de drempel om af te haken namelijk heel laag. Het is essentieel om je kijkers vast te houden.”

Achter de schermen bij AVEX STUDIOS in Utrecht

Debuut als host
Om de sessies tijdens UNMUTE in goede banen te leiden, werd Stijn Oude Vrielink van Venue Marketing als gespreksleider gevraagd. “Stijn heeft veel positieve energie en dat sluit goed aan bij ons team en bij UNMUTE. Stijn was het afgelopen jaar vaker als talkshowgast aangeschoven bij online events die door de branche zijn georganiseerd. Hij speelde zelf met het idee om een keer als gespreksleider deel te nemen. Toen Susan hem benaderde, zei hij meteen ja.” Stijn kreeg een aantal stellingen en verdiepende vragen gepresenteerd die moesten dienen als leidraad tijdens de sessies. “We wilden niet zoals bij een talkshow alles scripten. Dan is er geen ruimte voor spontane ingevingen. We hebben zelfs geen generale repetitie met de gasten gedaan.”

Het event
Zes weken na het idee om van de gesprekken met opdrachtgevers een online event te maken, was het op 15 maart dan eindelijk zover. De gasten namen plaats in de talkshowstudio van AVEX. De talkshow werd gestreamd in het auditorium van GoMeet en via de livestream. Susan hield achter de schermen als moderator de chat bij. Collega Lucie presenteerde als sidekick de polls die werden uitgezet. Terwijl collega Ingrid achter de schermen alle tafelgasten een hartelijk welkom gaf. De virtuele deelnemers namen plaats in het auditorium van GoMeet en konden tussen de sessies door op de campus groepsgesprekken voeren of een privégesprek in de blauwe cirkels beginnen. Een team van zeven man van AVEX droeg zorg voor de setting, de techniek en het bedienen van de camera’s.

Verbeterpunten
De doelstelling van het UNMUTE-team was om honderd kijkers per sessie te trekken. “In totaal hebben we op de dag zelf 731 kijkers gehad. Ook hebben inmiddels meer dan 300 mensen het event in de dagen erna bekeken via YouTube.” Deze doelstelling was dus behaald, maar net als bij elk ander event kwamen er tijdens en na het event leer- en verbeterpunten op tafel. “We wisten dat GoMeet niet voor iedereen bestemd zou zijn omdat het een zwaar programma is om te downloaden, maar we hebben de deelnemers er in ieder geval wel kennis mee laten maken en laten zien dat je ook op een innovatieve manier verbinding met elkaar kan maken. De volgende keer gaan we nog uitgebreidere informatie toesturen. Wat tijdens het event niet lekker liep, waren de polls en de live verbinding vanuit het Verenigd Koninkrijk tijdens de tweede sessie. Voor de polls gaan we in ieder geval een alternatief bedenken. We twijfelen nog of we tijdens een volgend event weer een sessie in het Engels gaan aanbieden.”

Kickstart
Voor herhaling vatbaar is het organiseren van een dergelijk event in ieder geval wel. Kevin: “Het is geweldig om een event te bouwen op relaties en vertrouwen, zeker gezien het feit dat iedereen met veel enthousiasme heeft meegewerkt. Wij zien UNMUTE als een kickstart voor meer events. In welke vorm en wanneer weten we nog niet, maar we willen vaker events organiseren die onze klanten, partners en locaties met elkaar in verbinding brengen."

Na afloop van UNMUTE: het salesteam Susan, Lucie, Ingrid, Kevin en Laura van de afdeling marketing

Deze partners werkten mee aan UNMUTE

Dieter Möckelmann – mede-oprichter GoMeet

Dieter en zijn compagnons ontwikkelden het virtuele platform GoMeet als alternatief voor online communicatiekanalen zoals Microsoft Teams en Google Hangout. “Deze kanalen doen geen recht aan de beleving en de relevante ontmoetingen die je normaal gesproken tijdens een event meekrijgt. Om ook tijdens een online event deelnemers de mogelijkheid te geven om spontane ontmoetingen en gesprekken aan te gaan, ontwikkelden we een virtueel 3D-eiland met een campus waar deelnemers als avatar rond kunnen lopen. Via deze avatar kun je met mensen communiceren.”

Avatars
De deelnemers van UNMUTE mochten vrij rondlopen op de campus en namen voor de sessies plaats in het auditorium. Om dat te kunnen doen, moesten ze eerst zelf een avatar aanmaken. “We raden iedereen die een event via GoMeet gaat bijwonen aan om van tevoren – en dus niet op de dag zelf –alvast rond te kijken. Want ook al is het programma makkelijker te downloaden en te installeren, het vraagt wel wat van je. Daarom hebben we Kevin en zijn collega’s aangeraden om duidelijk in de mail uiteen te zetten wat er van de online deelnemers werd verwacht. Tijdens het event zelf waren er twee collega’s op de virtuele campus aanwezig.”

Nadruk op wat kan
Dieter mocht tijdens UNMUTE als gast aanschuiven in de studio. “Tijdens het event lag de nadruk vooral op wat wel kon en dat is destijds ook de drijfveer geweest achter het opzetten van GoMeet. Het was fijn om weer fysiek samen te zijn en een kijkje achter de schermen bij andere bedrijven te nemen. Ook was het heel leerzaam om het team van AVEX te werk zien gaan. De voorbereiding van het event en de marketing waren top. Wat mij betreft is de samenwerking voor herhaling vatbaar.”

Julian Streuper – accountmanager Online Event Facilities bij AVEX

Voordat Nederland in lockdown ging, waren cameraregistraties tijdens congressen en evenementen onderdeel van het complete pakket dat AV-expert AVEX bood. Na diverse aanvragen en telefoontjes van klanten in april vorig jaar bleek al snel dat een nieuw product voor online events nodig was. “Onze opdrachtgevers wilden graag een herkenbaar alternatief voor de evenementen die door moesten gaan. Uit noodzaak bouwden we een pop-up studio in ons logistieke centrum in Utrecht. Dit bleek al zo snel succesvol, dat we besloten om er een volwaardige studio van te maken. Inmiddels beschikken we over zes verschillende studio’s en hebben we ook bij diverse opdrachtgevers een vaste studio ingericht.”

Achter de schermen
UNMUTE vond plaats in de talkshowstudio van AVEX in Utrecht. “We verzorgde voor het event de livestream in GoMeet en via YouTube en Vimeo. Een team van vier technici, een projectleider en een regisseur droeg zorg voor de regie, camerabeelden, het licht en het geluid. Zelf mocht ik als spreker aan tafel schuiven. De sfeer was erg goed en de gesprekken waren laagdrempelig. Wat mijn collega’s enorm waardeerden, is dat er tijdens de sessie aandacht was voor wat er achter de schermen gebeurde en wat er allemaal bij een online event komt kijken.”

Draaiboek
Net als bij andere online events had AVEX bij UNMUTE een grotere rol dan bij een fysiek event. Het bedrijf helpt onder andere om de inhoud te vertalen naar een online event. “Voorheen werden we pas verderop in het organisatieproces erbij betrokken. Nu helpen we tijdens online events met de branding van het bedrijf en vragen we de organiserende partij een draaiboek op te stellen. 80% van de voorbereidingen kun je in dat draaiboek vastleggen, bijvoorbeeld wanneer de wisseling tussen de programma-onderdelen moet plaatsvinden. Het is ook belangrijk om dat draaiboek samen goed door te lopen, want de online deelnemers krijgen elk schakelfoutje mee. Het team van Onemeeting.com heeft dit heel goed opgepakt. We konden merken dat ze gewend zijn om op de inhoud en de voorbereiding te zitten. Ook de interviews vooraf en de communicatie richting de gasten en de deelnemers ging uitstekend. Het samenwerken vond plaats in een hele goede flow. Wij werken graag mee aan de toekomstige events.”

UNMUTE gemist? Bekijk hieronder de livestream terug.

NB: Het auteursrecht op de content op deze website en in de (online) magazines wordt door de uitgeverij voorbehouden.