Tips & tricks om live chat effectief in te zetten tijdens een online event

Sinds de Covid-19 uitbraak zijn (grote) fysieke bijeenkomsten bijna niet meer mogelijk. Gelukkig kunnen organisaties terugvallen op online evenementen. Hoewel dit de meeste organisaties goed afgaat, is interactie met het publiek nog steeds lastig om te realiseren. Gelukkig zijn er meerdere tools die zorgen voor interactie met het publiek. In dit artikel gaan we dieper in op ‘live chat’. Vrijwel alle streamingdiensten hebben een chatfunctie waardoor dit vrij gemakkelijk is toe te passen op je eigen presentatie.

Het belang van interactie 
Omdat een online event voor de kijkers niet op locatie plaatsvindt, mist het publiek de beleving en daardoor is de spanningsboog veel minder hoog dan bij een fysiek evenement. Met behulp van interactie geef je aan dat je weet dat iedereen er is, ook al ziet je publiek dat niet. Met een chatfunctie kan je publiek direct feedback op je presentatie geven wat zowel handig als confronterend is. Aan het begin van je presentatie kun je de chatfunctie slim inzetten om te controleren of mensen de presentatie kunnen zien en of het geluid goed is. Mensen voelen zich hierdoor ook gehoord.

Inzetten van live chat
Voordat de daadwerkelijke presentatie begint, is het handig om je publiek welkom te heten. Benoem hierbij dat er live chat aanwezig is en dat dit gebruikt wordt om vragen te beantwoorden. Als organisatie heb je namelijk de mogelijkheid om zelf de chat aan- en uit te zetten. Je kunt als organisatie bijvoorbeeld vooraf de chatfunctie gebruiken om alvast eventuele vragen op te vangen. De chatfunctie kan dan uitgezet worden als de presentatie bezig is. Het is aan te raden om als organisatie een redactieteam te hebben waarbij bijvoorbeeld de een voor de techniek zorgt en de ander ervoor zorgt dat de chat vragen bij de presentator terechtkomen.

Valkuilen
De presentatie overbrengen naar het publiek is prioriteit nummer een. Het is dus niet de bedoeling dat de chatfunctie het publiek afleidt van de daadwerkelijke presentatie. Van tevoren de regels met je publiek communiceren is dan ook een goed idee. Stel bijvoorbeeld een beleid op voor (verhitte) discussies. Je zou er zelfs voor kunnen kiezen om de chatfunctie alleen aan te zetten bij het begin, het einde en tijdens vragenrondes om de aandacht bij de presentatie te houden. Als organisatie is het aan te raden om je voor te bereiden op verwachte vragen van je publiek. Een mogelijk probleem kan ontstaan wanneer de opkomst groter is dan verwacht, want hierdoor heb je geen controle meer over wat er in de chat gezegd of gevraagd wordt. Dit voorkom je door van tevoren met inschrijvingen te werken. Als er veel inschrijvingen zijn, kun je er ook voor kiezen om in meerdere clusters te werken. 

Na de presentatie
Het is natuurlijk belangrijk om de mensen te bedanken voor hun aandacht. Dit is ook het moment om te kunnen netwerken, de laatste vragen te behandelen en om feedback te vragen (wat hebben de bezoekers gehad aan jouw presentatie). Als de presentatie helemaal afgelopen is, kan het voor de organisatie handig zijn om de chatgeschiedenis te bewaren en dit te analyseren. Zo weet je als organisatie waar je aan toe bent en waar je nog aan moet werken. Dit kost tijd, maar het is de moeite waard. 



 

Auteur: Sven Algra

Tags: Covid-19 Online tools Online events