Interview Roelof Jansen, GAST.: Eventmanager met herontdekte passie voor bakken

Fotografie Marijn van Hest

Wat doe je als je als eventmanager wordt geconfronteerd met een agenda die veel leger is dan normaal? Roelof Jansen kon gelukkig blijven lesgeven, maar besloot ook deel te nemen aan het populaire tv-programma Heel Holland Bakt.



Roelof heeft inmiddels ruim 25 jaar ervaring in de evementenbranche. Na zijn kennismaking met bedrijfsevents tijdens zijn vakantiebaan bij de Efteling, kwam hij in 2005 bij evenementenbureau Swingbo terecht. Daar bedacht en organiseerde hij Surprise Events, waarbij deelnemers op basis van hun vooraf opgegeven voorkeuren deelnamen aan een surprise event of -incentive. In 2013 begon hij voor zichzelf. "Bij GAST. draait het om de gasten en de beleving durende de klantenreis. Events hebben vaak een bepaald doel en een bepaalde boodschap, maar zonder gasten gebeurt er niets. Ik heb opdrachtgevers om events te ontwikkelen op basis van hun doelen en gastbeleving." 

Lege agenda
Net als bij veel andere eventmanagers had 2020 een flinke impact op de agenda van Roelof. "Aan het begin van het jaar draaide ik nog enkele opdrachten bij mijn vaste opdrachtgever Beeld & Geluid in Den Haag. Toen er in maart 2020 niets meer mocht, kreeg deze organisatie veel aanvragen van ministeries die online doorgingen met hun events. Ik heb zowel in het voorjaar als in het najaar vooral geholpen met de voorbereiding van deze online events. Daarnaast heb ik vier maal voor bedrijven online sessies georganiseerd met als hoofdactiviteit een kooksessie of een proeverij.  Ondertussen liepen de colleges event- en projectmanagement die ik voor de Haagse Hogeschool verzorg gewoon door, hetzij online."



Foto: Roelof tijdens zijn deelname aan Heel Holland Bakt. Fotografie Omroep MAX

Deelname Heel Holland Bakt 
Met een lege agenda en een herontdekte passie voor bakken besloot Roelof zich op te geven voor het populaire televisieprogramma Heel Holland Bakt. "Ik vond dat al vanaf dag één een heel leuk programma. Ik houd zelf ook van koken en bakken, maar vooral tussen het werken door. Toen ik ineens meer tijd thuis doorbracht, besloot ik mijn bakrecepten weer eens tevoorschijn te halen. Mijn opa was bakker en docent en als kind heb ik hem vaak in de keuken geholpen. Tijdens het bakken kwam ik erachter dat ik die kennis en die handelingen niet was vergeten. Toen een collega van Beeld & Geluid grapte dat ik me maar voor het programma op moet geven, heb ik in aanloop naar de uiterste aanmelddatum op 1 mei verschillende taarten gebakken en gefotografeerd voor mijn inzending. Vervolgens vonden vanaf de laatste week van augustus gedurende acht weken elk weekend de opnames plaats. Doordeweeks oefende ik met bakken en moest ik bedenken welke recepturen ik ging gebruiken. Ook moest iedereen de stappenplannen van elk recept twee weken voor de betreffende opname al doorsturen. Uiteindelijk heb ik twee opnameweekenden meegemaakt, maar ben ik er wel een lange periode mee bezig geweest. In normale tijden had ik dat nooit kunnen combineren met mijn opdrachten."

Eventskills
Heeft 25 jaar aan eventskills uiteindelijk nog een voordeel opgeleverd tijdens de opnames? "Wat betreft planning zeker wel", zegt Roelof. "De redactie gaf aan dat ik de meest uitgebreide werk- en stappenplannen inleverde. Ook was ik veel bezig met de volgorde van de handelingen. Maar uiteindelijk blijft het vreemd als je daar staat. In de tent bakken is niet zoals thuis bakken. Je mist ervaring op je nieuwe plek en dan moet je meer improviseren, terwijl je alles zo goed mogelijk probeert te plannen. Natuurlijk moet je tijdens events ook vaak omgaan met onvoorziene omstandigheden, maar dan kun je terugvallen op je kennis en ervaring. Tijdens Heel Holland Bakt merkte ik dat ik de vlieguren en vaardigheden in het bakken miste waarmee ik bepaalde handelingen beter en sneller had kunnen doen. In de tweede uitzending ging er mis wat goed had moeten gaan. Toen ik zag wat de rest presenteerde besefte ik dat het genoeg was geweest."

Topteam
Roelof ging met een grote glimlach naar huis. "Deelname was al een ervaring op zich. Het was ontzettend mooi om deel uit te maken van een televisieproductie met zulke hoge kijkcijfers. Je ziet een topteam van dichtbij met mensen die met ontzettend veel plezier van zeven uur 's ochtends tot tien uur 's avonds en bij min 10 en plus 30 graden gewoon doorwerken. Ze zijn heel goed op elkaar ingespeeld en worden niet chagrijnig als het weer eens regent. Ze kijken liever naar mogelijkheden en brengen dan maar de regen in beeld. Daar zag ik overeenkomsten met de evenementenbranche. Tijdens een event heb je net zo goed te maken met dingen waar je geen invloed op hebt en kijk je hoe je daar het beste op in kunt spelen."



Het nieuwe jaar
Terwijl ook Roelof in januari en februari met veel plezier de afleveringen terugkeek, is zijn agenda voor de rest van het jaar nog verre van gevuld. "Het begin van het jaar is altijd een rustige periode. Bij de meeste opdrachtgevers begint het in het voorjaar vanzelf weer te kriebelen, dus het kan ineens zomaar veranderen. Zeker als er straks weer meer kan en mag." Het is dan wel de uitdaging om ondanks de beperkingen een mooi event neer te zetten. Hoe geef je dan op een goede manier invulling aan gastheerschap? "Uiteindelijk draait gastheerschap om het inleven in je deelnemers. Zij werken thuis en kunnen soms wel of juist niet deelnemen. Je kunt hierop inspelen door hen zelf aan- en af te laten haken en wat flexibeler met het inloggen om te gaan. Daarnaast is het bereik bij online events groter. Bij een live event vindt er vooraf, tijdens en na afloop de nodige communicatie plaats. Maar wanneer een deelnemer zich afmeldt, stopt vaak deze flow. Bij online events is het makkelijker om mensen die zich afgemeld hebben toch aangehaakt te houden, bijvoorbeeld omdat alle sessies later kunnen worden teruggekeken. Ook dat maakt onderdeel uit van de beleving van de deelnemers. Wat betreft de live events is het een kwestie van duidelijk communiceren wat er van de deelnemers wordt verwacht en hun verwachtingen managen. Mensen zijn dan best goed te sturen. En je kunt je ook kritisch afvragen of een event met 500 deelnemers kwalitatief beter is dan een event met 300 deelnemers. Het draait niet alleen om aantallen."  

 

Auteur: Sofie Fest

Tags: Roelof Jansen GAST. Heel Holland Bakt