Eventmanagers in coronatijd - Ron van Steenis, UWV: "Ik wil graag weer ouderwets uitpakken met een live event"

Ondanks de coronacrisis worden er gelukkig nog steeds her en der bijeenkomsten georganiseerd. In de serie 'Dit organiseer ik' vertellen meeting-, congres- en eventplanners waar zij zich op dit moment mee bezighouden.

Ron van Steenis, UWV WERKbedrijf
Ron is evenementencoöordinator bij UWV WERKbedrijf. Binnen het eventteam is Ron samen met vier andere collega's verantwoordelijk voor 30 tot 35 events per jaar, waaronder de regionale inspiratiedagen waarbij zo'n 250 werkgevers en 400 werkzoekenden elkaar live ontmoeten.

Hoe ziet jouw werkweek er uit?
"Op dit moment werken mijn collega's en ik vanuit huis. Een keer per week zijn we met vijf man op kantoor om ideeën uit te wisselen. Daarnaast geven wij via Microsoft Teams tips aan collega's hoe zij hun online events het beste aan kunnen pakken en welke leveranciers ze in kunnen schakelen. Persoonlijk vind ik het thuiswerken saai, ik zie mijn collega's liever in levende lijve. Wel ga ik nog steeds op locatiebezoek als het veilig kan en in mijn agenda past."

Wat organiseer je op dit moment?
"Voor werkzoekenden hebben we sinds medio februari geen live events meer georganiseerd. Mijn collega's en ik hoopten dat het vanaf september weer kon, maar met de nieuwe maatregelen is dat geen optie meer. Tot aan het einde van het jaar vindt alles online plaats. Op 2 november organiseren we als alternatief voor de inspiratiedag in Limburg een webinar waar 250 werkzoekenden aan deel kunnen nemen. Zij kunnen sessies met diverse sprekers volgen en krijgen tips, bijvoorbeeld hoe ze zichzelf het beste kunnen pitchen. Ideaal is het niet, want live praten met medewerkers van het UWV werkt toch beter."

En wat betreft de interne events?
"Op een live event voor veertig managers dat we in september nog konden organiseren na, gaan ook de interne bijeenkomsten als online event door. Inmiddels hebben we voor de managers zes maandagmiddagborrels en master classes via Microsoft Teams achter de rug. De eerste keer hebben we ingrediënten en het recept voor een mocktail toegestuurd zodat zij thuis zelf aan de slag konden. Dat filmpje is nu de opener van elke borrel. Daarnaast organiseren we in het kader van de organisatieverandering 'Fit naar de start' diverse online bijeenkomsten voor de managers. Vanuit Studio Westhaven in Amsterdam en met behulp van onze vaste partner Online Seminar gaan we interactieve televisie-uitzendingen maken van maximaal twee uur met een gespreksleider, diverse sprekers, filmpjes, animaties en polls. Het format wordt een beetje zoals RTLZ met de studio, het programma, een chat voor vragen en de presentatie in beeld. Daarnaast organiseren we nog een arbeidsjuridisch event over actuele thema's zoals de NOW-regeling en ontslagrecht. Hier hebben we al 2.200 inschrijvingen voor binnen. Dat bereik hebben we normaal gesproken niet, wanneer we zo'n event live voor 700 tot 800 personen organiseren."

Zijn online en hybride events een blijvertje voor jullie?
"We zijn ons volop aan het oriënteren op hybride events en krijgen veel vragen van collega's over de mogelijkheden. Ik denk dat hybride events zullen blijven, zeker als eerste stap terug naar een volledig live event. De voordelen van online deelnemen wat betreft reistijd en de impact op het milieu zijn grote pluspunten. Maar eerlijk is eerlijk, zodra het mag en kan wil ik graag weer ouderwets uitpakken met een live event. Het samen toe werken naar een event, de spanning op de dag zelf en het gevoel dat je samen onderdeel uitmaakt van hetzelfde bedrijf ervaar je alleen bij live events. Online ligt de focus veel meer op techniek en dat geef je grotendeels uit handen."


Wil jij als organisator je verhaal delen met de redactie? Stuur een mail naar hoofdredacteur Sofie Fest via sofie@vanmunstermedia.nl.

Auteur: Sofie Fest

Tags: organiseren Events uwv werkbedrijf #ditorganiseerik Online events