Congres038 maakt hybride events over meerdere locaties met live-streaming mogelijk

Een congres (of zakelijke bijeenkomst) organiseren tijdens corona: dat klinkt bijna onmogelijk. Gelukkig is dat het niet. De congreslocaties in Regio Zwolle hebben de handen ineen geslagen én werken samen om mogelijk te maken wat onmogelijk lijkt. 

Congres038: hybride events mogelijk maken
De locaties in de Regio Zwolle slaan de handen ineen zodat de regio sneller groeit en grotere events toch mogelijk zijn. Dat is congres038: één congres verdeeld over meerdere locaties, waardoor je met een grote groep toch in Zwolle bij elkaar kan komen én middels live streaming aan elkaar wordt gekoppeld. Uniek doordat je de regio Zwolle als plenaire congreslocatie inzet, in plaats van de individuele locaties. De locaties liggen op korte afstand van elkaar, sommige op korte afstand van het station of kunnen verbonden worden met bootvervoer door de Zwolse grachten.

Hierdoor is het mogelijk om een congres te organiseren waar een groot aandeel deelnemers welkom zijn én waar voldoende ruimte is voor creativiteit. Voldoende ruimte voor een veilige, betrouwbare én professionele bijeenkomst.

Verbindende factor
Vanuit Congresregio Zwolle is Kitty Onder de Linden accountmanager en de verbindende factor tussen de locaties: “Waar de afgelopen periode veel eventlocaties gesloten waren kan nu gelukkig weer langzaam opgestart worden in de 1,5 meter economie. Op dit moment kunnen de eventlocaties nog slechts een beperkt aantal zalen beschikbaar stellen voor maximaal 30 personen en vanaf 1 juli 100 voor 100 personen. De capaciteitsmogelijkheden zijn in de 1,5 meter tot (helaas) 1/5 of minder teruggelopen. Congresregio Zwolle zet met de locaties in om op een veilige manier en in goed overleg met de opdrachtgevers naar de meest geschikte mogelijkheden voor een zakelijke bijeenkomst te kijken.”

Verplaatsen óf aanpassen: Topsector Logistiek en E-commerce Friday
De events die in het voorjaar in de Regio Zwolle plaats zouden vinden zijn verschoven naar het najaar óf naar 2021. Maar een klein gedeelte verplaatst een bijeenkomst naar een digitale vorm. Zo wordt het Topsector Logistiek congres wat op 9 september in Zwolle zou plaatsvinden volledig online gehouden en is E-commerce Friday (het landelijk E-commerce congres) uitgesteld naar november 2020. Accountmanager Kitty Onder de Linden: “We hebben wel goede hoop dat het Topsector Logistiek congres volgend jaar wel fysiek zal gaan plaatsvinden in Zwolle. Daar zijn we nog over in gesprek met de organisatie.”  

Dat in deze tijd alsnog creatieve congressen kunnen worden georganiseerd, blijkt wel uit het Nachtcongres voor verzorgenden en verpleegkundigen, wat in de nacht van 24 op 25 september in Schouwburg Odeon plaatsvinden. Uniek (én veilig) in de nacht, met opening door de nachtburgemeester van Zwolle, een stadswandeling en rondvaart door de grachten, een bezoek aan het Herman Brood museum en een ‘Brood-stijl’ schilderworkshop. 

Samenwerken zorgt voor mogelijkheden
Naast de vele mogelijkheden bij de individuele locaties, biedt Congresregio Zwolle ook de mogelijkheid tot het organiseren van één fysiek congres wat op meerdere locaties kan plaatsvinden. Kitty Onder de Linden: “Zodra je de locaties gaat koppelen is er écht veel mogelijk, zeker met behulp van alle technische mogelijkheden op het gebied van live streaming en webcast uitzending, waardoor ook een sterk hybride congres neergezet kan worden.”

Juist in regio Zwolle veel ruimte: digitaal, binnen en buiten én voldoende parkeerplekken 
“Dat Zwolle centraal gelegen is in Zwolle en goed bereikbaar met de auto én het OV is vaak al wel bekend. Maar wat onze locaties ook juist zo geschikt maakt (juist nu tijdens corona) is de ruime mogelijkheden voor parkeren en korte afstand tussen de locaties onderling. Dat je op een veilige, betrouwbare manier een congres kunt organiseren is in deze crisis erg belangrijk. Daarin zoeken wij graag naar de beste oplossing” vult accountmanager Kitty verder aan. 

Opties per locatie:
Wáár kun je terecht en wat is er mogelijk? We hebben de mogelijkheden van enkele congreslocaties in regio Zwolle in kaart gebracht:

Zwolse Theaters 
Aanbod van hybride events (de combinatie van fysiek en online) met betalingssoftware, dit is interessant voor associaties (Bijvoorbeeld medische verenigingen) en ALV’s (Algemene Ledenraad Vergadering), waarbij aanwezigheid verplicht is.

De Nieuwe Buitensociëteit 
Onlangs gerenoveerd in Zwols blauw, opening van Brasserie Buitensoos en inzet op nieuwe cateringconcepten. Ook hier in samenwerking met andere locaties veel mogelijk voor diverse groepen. 

Lumen Hotel & Events 
Door de PEC Zwolle studio is het mogelijk om hier (live) webinars te houden, een evenement live te streamen én tegelijkertijd in andere ruimtes een bijeenkomst te organiseren. Ook hier is de koppeling met andere locaties technisch mogelijk. 

Mooirivier Hotel & Congres 
In de natuur en volledig, veilig aangepast aan de RIVM normen. Wat dacht je van een zakelijke wandeling langs de Vecht met een lunch-to-go? Ook zijn er prachtige buitenopties, zoals een ruim terras of in een echt openlucht theater! 

IJsselhallen Zwolle* 
Met een oppervlakte van 20.000 m2 beschikt IJsselhallen Zwolle over voldoende ruimte voor bijeenkomsten op veilige afstand waarbij bezoekers aantallen middels een online registratiesysteem gereguleerd kunnen worden.
*(Noot: in verband met de (mogelijke) sluiting van de IJsselhallen in 2021/2022 is het nog wél mogelijk om congressen te organiseren in de IJsselhallen, zij het in overleg. De IJsselhallen geeft desgewenst aan alle verplichtingen aan hun klanten in de komende tijd na te komen. Organisaties zijn dus van harte welkom om contact op te nemen met de IJsselhallen voor hun congressen in 2020.) 

 

Tags: Congresregio Zwolle Locatie Corona-crisis 1,5 meter