Online training: aan de slag met het Event Canvas

Steeds meer cursussen en trainingen worden online aangeboden. Ingrid Rip en Marga Groot Zwaaftink, verantwoordelijk voor de trainingen van het Event Design Collective in Nederland, organiseerden op 29 mei een online Level 1 Event Design Certificate Training op basis van de Event Canvas™ methodologie. Meeting Magazine sloot aan. 

De Event Canvas methodologie leert je hoe je binnen het eventteam vanuit verschillende stakeholderperspectieven kunt nadenken over de opzet van je event. Het is bedacht door Ruud Janssen, Roel Frissen en Dennis Luijer. Zij vonden dat er binnen de branche een model ontbrak waarbij de gedragsverandering van de diverse stakeholders centraal staat. Met het Event Canvas heeft de opdrachtgever grip op het realiseren van die gedragsverandering, de meetbaarheid ervan, zodat het event daadwerkelijk waarde creëert. Het uiteindelijke resultaat van de methodologie is één of meer prototypes van je event, die zijn ontworpen op basis van een ingevuld Event Canvas per stakeholder. Als je deze canvassen consolideert naar één, kun je de gewenste gedragsveranderingen in kaart brengen. Op basis van deze kennis worden diverse prototypes gemaakt waaruit uiteindelijk het finale ontwerp wordt gecreëerd. 

Drie niveaus
Trainingen rondom het Event Canvas worden op drie niveaus aangeboden. Bij het hoogste niveau ben je gecertificeerd Event Designer (CED) en ben je kundig ontwerpsessies te faciliteren. Bij Level 2 ligt naast de basis methodologie de nadruk veel meer op het onderdeel prototypes maken en hoe je de opdrachtgever kunt meenemen in het verhaal en hem/haar zo te overtuigen van je ontwerp.  De training die de negen meeting- en eventplanners, afkomstig uit diverse sectoren, en wij volgen is de Level 1. Dat houdt in dat we meer inzicht krijgen hoe events waarde creëren, handvatten krijgen hoe we deze strategische discussie kunnen voeren  en vooral ontwikkelen we de basisvaardigheden om na vier blokken van 1,5 uur het canvas toe te passen op ons eigen event. 
Voorpret
De voorpret voor de cursus begint al twee dagen eerder, wanneer er een foodpakket van Claudia Lucardie van het Moodfood Atelier thuis wordt bezorgd met flesjes wijn en diverse snacks. In de app-groep wordt vermeld dat je tijdens de training een snijplank, kommetje, olie en zout nodig zult hebben. Aan het begin van de training mogen we alvast een snack proeven en mogen we het event dat we van tevoren hebben gekozen in een wolk tekenen en deze tijdens een break-outsessie in duo's aan elkaar toelichten. Hiermee wordt alvast de creativiteit van de deelnemers geprikkeld. Daarna volgt een algemene uitleg van het Event Canvas in Mural. 

Events binnen het Event Canvas worden in 3 delen ontworpen: Change - Frame - Prototype. Eerst moet het gedrag van de stakeholders voor het event worden geanalyseerd, dan komt het gewenste gedrag van de stakeholders na het event. Het zogenaamde 'frame' of wel, de voorwaarden waarbinnen georganiseerd moet worden, wordt vastgesteld. Ten slotte wordt het event zelf ontworpen. Na deze introductie schakelen de deelnemers over om deel te nemen aan de wekelijkse vrijdagochtend-zoomsessie van Marga en Ingrid. Aan het woord is Anthony Vade, een Canadese experience architect die vertelt hoe je de vertaalslag van live naar virtueel kunt maken. Dit zorgt voor een interessante discussie over de voor en nadelen van online events en hoe deze wel of niet zouden moeten worden ingericht.
Casus
Na een korte pauze gaan de deelnemers echt aan de slag met het canvas. Aan de hand van een casus over de herlancering van een ingeslapen biermerk worden er twee groepen gemaakt. Beide groepen vullen onder begeleiding en met een tijdslimiet de eerste stappen van het canvas in in Mural, wat nog een vrij intensief proces blijkt te zijn. De groepen mogen elk twee vragen stellen aan de fictieve opdrachtgever. 

Moodfood
De voordracht van food designer Claudia Lucardie die voor de lunchpauze volgt, is een welkome ontspanning na de eerste stappen om het canvas in te vullen. Volgens de chef-kok is moodfood een onderschat en onbenut middel om mensen te binden en energie te sturen. Zij legt uit dat je door middel van eten je gasten extra kunt raken en bewegen, ook als dit event online plaatsvindt. Wanneer je iets eet, worden er extra zintuigen geprikkeld waardoor je je meer openstelt en je een maximale verbinding kunt creëren. Bovendien geeft eten met een persoonlijke touch je gasten een goed gevoel en daarmee maak je als organisator een positieve indruk. De deelnemers moeten vervolgens hun keukengerei erbij pakken en zelf balletjes van fijngesneden vijgen en gehakte walnoten maken. De keuze voor de smaakmaker is vrij: lavendel voor rust, overzicht en vertrouwen, gember voor wat pit of kardemom voor steun en aanmoediging. 
Prototypes
Na de lunchpauze wordt het canvas verder afgemaakt. Wanneer de zogenoemde Prototype Arena is ingevuld, staat er een eerste opzet voor het event in Mural en mogen de beide groepen hun case presenteren aan de fictieve opdrachtgever. Daarna wordt er een tweede prototype ontwikkeld en vindt er een tweede presentatie plaats. Marga geeft als tip mee dat je je als eventdesigner voortdurend moet afvragen hoe een opdrachtgever tegen jouw voorstel aankijkt en hoe dit event diens doel gaat realiseren. 

Of de presentatie van de twee groepen in de buurt komt van de uitgewerkte case, krijgen de deelnemers zelf te zien wanneer het filmpje van het event van de herlancering wordt getoond. Dit event is eveneens met behulp van het Event Canvas ontwikkeld. Beide groepen blijken elementen van het daadwerkelijk event in hun ontwerp te hebben. Dan is het tijd voor de online borrel en mogen de deelnemers de wijn en de rest van de snacks uit de doos pakken.

Certificaat
De week na de training ontvangt iedereen per mail diens Event Design certificate Level 1. De deelnemers kunnen het Event Canvas en de eerste 100 pagina's van het handboek downloaden en eventueel wat extra materiaal bestellen. Ook heeft iedereen een maand toegang tot het Online Training Platform met onder andere tien modules die je door het Event Design proces leiden. De eerste deelnemers hebben zelfs het canvas al toegepast op hun event. Dat geeft aan dat je het inderdaad heel makkelijk toe kan passen en snel resultaten kunt boeken in je design en je uiteindelijke event.

Wil je ook aan de slag met het Event Design Canvas? Meer informatie is te vinden op edco.global/netherlands


Voor Ingrid Rip en Marga Groot Zwaaftink was dit de eerste keer om deze training online aan te bieden. "Het was erg spannend, maar de tijd vloog om. Het vergde veel voorbereidingstijd en dan merk je wat de voordelen zijn van werken in een collectief; je deelt kennis en leert van elkaar. De intermezzo's met Anthony Vade en het item over food design hebben we zelf ingebracht. Uiteraard hopen we dat we de training uiteindelijk weer live op locatie of in company kunnen aanbieden."
 

Auteur: Sofie Fest

Tags: Event Canvas event design Online training