Van live naar online: hoe was voor jou die omschakeling?

Gedwongen door de gevolgen van COVID-19 komen er mooie initiatieven tot stand en worden online events gecreëerd. Zo waren wij genoodzaakt met de uitreiking van de Nationale Meeting Awards van een gepland live event in korte tijd naar een online event over te gaan. Met Sven Boelhouwer en Erik Kuperus ging ik in gesprek over de omschakeling die zij doormaakten. Beiden zijn betrokken bij hele toffe nieuwe online concepten zoals “Project Touchscreen”, een live event waarbij het 50-koppig publiek vanuit huis op een iPad inbelt, en “live@home”, een virtueel live congres waarbij het podium zich overal in de wereld kan bevinden en een volle zaal wordt gevormd door alle deelnemers vanuit huis.

Tekst: Marco Kole, MeetingReview

Sven: “Ik moet er nog aan wennen. Met praktische tools als Zoom of Microsoft Teams vervangt het bellen, de wekelijkse teammeetings en het eindeloos mailen. Maar het zal nooit de kracht van een live ontmoeting hebben. Het is een goede aanvulling voor de vergadermarkt, maar voor congressen en events is voor mij zeker nog plaats. Wellicht meer dan ooit, wanneer de Coronarook is opgetrokken. Voor het Project Touchscreen hebben we elkaar niet één keer live ontmoet. Alle afstemming ging via Zoom en WhatsApp. Het werkt, mits iedereen er met de juiste energie inzit”.

Erik: “Ik kijk altijd eerst naar het doel. Is het nodig om elkaar te ontmoeten? Daarna naar de vorm. Gek genoeg denk ik dat misschien wel 70% van de events niet strikt noodzakelijk zijn maar wel leuk, en dat mag natuurlijk ook. De omschakeling is wat dat aangaat voor mij misschien niet eens zo heel groot. Behalve dat de vorm 'elkaar fysiek ontmoeten' nu wegvalt.

Een professionele uitzending maken is niet goedkoop. Je hebt professionals nodig om alles goed te laten verlopen. Hoe is dit voor jullie “Project Touchscreen” tot stand gekomen?

Erik: “Bij dit project zijn een heleboel leuke vakidioten bij elkaar gekropen. Het was soms letterlijk zo: ‘O dat is van Erik, doe maar dan...’ of Ad vraagt het? Leuk! De kracht van ons netwerk bleek enorm te zijn. Wat begon met 'stel nou eens dat we...' resulteerde in een prachtig eerste event met Project Touchscreen en tweede event met Hearts2Connect. In Hearts2Connect vertelde onder andere Edith Bosch emotioneel aan de 50 deelnemers op de iPad en in de livestream hoe ze zelf net is hersteld van het Coronavirus en welke lessen je kan leren als je de verbinding verliest met jezelf.”

“Project Touchscreen van ons collectief Ruimte om te Raken is een geweldig voorbeeld van wat er kan ontstaan wanneer een groepje creatievelingen vanuit de eventindustrie de koppen bij elkaar steken. Met elk de vurige wens om iets moois te maken en mensen te raken. Ondanks dat we niet fysiek bij elkaar kunnen komen. Waar deze productie normaal in deze vorm, met sprekers, artiesten, de AV en de gehele productie tot een stevig prijskaartje zou leiden, is er niet één euro uitgegeven. Alle leveranciers en de locatie haakten belangeloos aan op het idee om iets moois te maken”, aldus Sven.

(Sven Boelhouwer)

We zien veel tools waarvan ook een aantal gratis zijn. Hoe borgen jullie binnen je projecten dat de opname en de data van de deelnemers veilig zijn? 

Sven: “There's no such thing as a free lunch. Ze kosten wellicht geen euro's, dat geldt ook voor tools als WhatsApp of Instagram, terwijl we allemaal weten dat die data door Facebook ook worden verzameld voor commerciële doeleinden. Zoals met alles is het een afweging van belangen. Een project als Touchscreen hebben we met een applicatie gedaan die individuele gebruikers op basis van een wachtwoord toegang verschaft. Het risico dat daar gehackt zou worden was dus minimaal. Daarbij zijn er verschillende vormen van (on)veiligheid maar ik ben hier zelf geen expert in. Gelukkig hebben we mensen in ons netwerk die hierin graag hun expertise laten gelden”.

“De enige externe tool die we hebben gebruikt is Jitsi. Jitsi is open source software en erg gericht op privacy”, aldus Erik.

Wat zijn je belangrijkste tips voor het omdenken van live naar online?

Erik: “Dat het ontwerp van je bijeenkomst nog belangrijker is. Wanneer je content niet interessant genoeg is lopen mensen gewoon weg uit je uitzending. Dat doe je in een zaal niet. Dus drie dingen zijn heel belangrijk: Doel, Doel en het Doel! Daarna volgt inhoud en tenslotte de vorm. Online zijn er zat leuke en nieuwe ideeën mogelijk”.

Sven: “Omdenken is momenteel voor iedereen van belang. Zowel persoonlijk, zoals hoe ga je om met de nieuwe situatie thuis, met of zonder kinderen, ziektegevallen in je nabije omgeving, onzekerheid over werk en inkomen, als ook zakelijk. Als het gaat om events is het denk ik vooral van belang om twee dingen in het achterhoofd te houden. Enerzijds zal aan deze periode een eind komen. Het is goed nu al na te denken hoe live events er dan uit komen te zien en wat we met de ervaringen van nu anders kunnen doen. Anderzijds zitten we nu in een periode waarin online events de boventoon voeren en de enige oplossing lijken om nog in contact te zijn met elkaar. Er is een toename in het gebruik van bestaande tools, alsook een enorme versnelling in de ontwikkeling van nieuwe tools. Het is te gek om te zien wat er allemaal mogelijk is als creatievelingen bij bedrijven als Live Legends en andere partijen ineens, gedwongen, de tijd hebben om ideeën die wellicht al langer op plank lagen nu concreet uit te werken en op te starten. En wie weet, helpt deze periode van reflectie om in de toekomst beter na te denken over het design en gewenste gedragsverandering wanneer een vereniging, corporate of overheid een event inzet als middel - en niet als doel”.

(Erik Kuperus)

Hoe hebben we dit gedaan voor de uitreiking van de Nationale Meeting Award?
Op maandag staat een groot event, waar maanden voorbereiding aan voorafging, en de vrijdag daarvoor moet je besluiten het te annuleren. Het proces van omdenken start direct en je loopt door verschillende opties heen. Uitstellen, annuleren of online doorgaan? De eerste twee waren geen optie, immers prijzen verdienen het om uitgereikt te worden. Voor de derde optie, online, heb je verschillende keuzes. De optie die we voor de uitreiking van de Nationale Meeting Awards hebben gekozen was online gaan in een besloten omgeving. De belangrijkste reden hiervoor was de beheersbaarheid van het hele online project.

Doel en aantal actieve deelnemers
De eerste stap is het primaire doel bepalen en dat is voor ons de bekendmaking van de winnaars. Als secundaire doel de feedback uit de juryrapporten en mystery call snel naar de locaties sturen zodat ze aan de slag kunnen met de verbeterpunten. Vervolgens bepaal je wie je daarvoor minimaal in de uitzending zou willen hebben. Voor ons zijn dat de dagvoorzitter, de voorzitter van de jury, de 10 mogelijke winnaars en 3 initiatiefnemers die elk een korte toelichting geven. Je hebt het dan naast de toehoorders en de moderator over minimaal 16 goede verbindingen qua beeld en geluid.

Topverbindingen en de gevaren
Voor een topverbinding en de juiste setting zijn veel mogelijkheden. Naast goed beeld en geluid zijn ook zaken als bescherming van de data van deelnemers en bescherming van de opname. Je wilt geen reputatieschade oplopen als bedrijf als blijkt dat je in strijd hebt gehandeld met AVG of hoort dat je deelnemers na de uitzending zijn gehackt. Bij een topverbinding denk ik als eerste aan het nieuws en satellietwagens. Dat is toch iets anders als de webcam en de akoestiek en bijgeluiden thuis.

Voor de Nationale Meeting Award hebben om budgettaire reden gekozen voor de software van ClickMeeting die we ook al jaren gebruiken voor onze webinars. Belangrijk voordeel is dat je niets hoeft te installeren, het werkt op alle apparaten, het heeft een goede chat functie, een betaalbaar abonnement en het kent een goede beveiliging.

Technische test
We hebben bewust een uur voor de uitzendingen alle lokale verbindingen met de deelnemers getest en instructie gegeven. Toch ontstaan er dan nog onverklaarbare zaken als dat 1 van de 2 sprekers door een toehoorder te horen is terwijl andere toehoorders beide sprekers horen. Op Google Chrome als browser werkt het prima maar op een andere browser dus weer niet. Overall zijn we zeer tevreden over deze gemaakte keuze. Binnen 3 weken hebben we het event van live naar online kunnen brengen. De reacties waren zeer positief.

Conclusie
Online kan prachtig zijn maar kent gevaren. Als je het echt professioneel wilt doen moet je rekening houden met een behoorlijk budget. Bepaal eerst goed je doel. Daarna komt de inhoud en de vorm. Bereid de uitzending goed voor en test zoveel mogelijk de verbinding. We doen door deze periode ineens veel meer ervaring op met de online mogelijkheden die zeker van pas gaan komen voor de meetings en events die we in de toekomst gaan organiseren. De verwachting van de event professionals is zelfs dat de meeste events vanaf september 2020 hybride zullen zijn.