Hoe zorg je ervoor dat jouw bezoekers razend enthousiast vertrekken van je evenement, er anderen over vertellen en je ook nog eens een goede review geven? Ik ging hierover in gesprek met Samira Salman van EventGoodies tijdens EventSummit.
Samira: “Het antwoord is op zich heel simpel. Jouw evenement moet de verwachtingen van de bezoekers overtreffen. Als je een terugkerend evenement organiseert, betekent dat automatisch dat je het dus nóg beter moet doen dan de vorige editie.”
Er is meer nodig dan het evaluatieformulier van vorig jaar
En nu denk je misschien, dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Op welke punten moet je dan verbeteren? De sprekers, het eten, de locatie? Je bent waarschijnlijk geneigd de uitkomsten van de evaluatie van de vorige keer erbij te pakken. Samira: “Dat is een begin, maar niet voldoende. Enerzijds omdat bezoekers slechts naar details kijken van dat ene evenement. Het geeft je nog geen input voor hoe je echt impact kan maken.”
Het antwoord? Verdiep je in de bezoeker
“Het is een flauw antwoord, ik weet het. Je moet je in de bezoeker verdiepen en dat weet je zelf natuurlijk ook wel. De vraag is alleen: hoeveel tijd besteed je daar aan en hoeveel moeite doe je ervoor? Doe je dat even een paar minuten terwijl je het plan schrijft? Of ga je er een misschien een uur of een dagdeel aan zitten met je team? Hoe langer je nadenkt over de doelgroep, hoe beter je weet wat ze willen en hoe je hun verwachting kan overtreffen”, legt Samira uit.
Hoe gedragen ze zich voor en na het evenement?
Wat belangrijk is, is dat je niet alleen een algemene beschrijving maakt van de doelgroep, maar weet wat hun kennis, houding en gedrag is voorafgaande aan het evenement. Én wat de ideale situatie is hoe ze het evenement verlaten. Hoe is hun kennis, houding en gedrag veranderd?
“En precies dáár ga je het verschil maken", zegt Samira. Nu weet je namelijk wat er op je evenement moet gebeuren om echt van betekenis te zijn. Want een goed evenement verandert het gedrag van een bezoeker.”
Veel evenementen bestaan uit een heel vol programma met sprekers. Als je je meer verdiept in je bezoeker, kom je er wellicht achter dat er geen behoefte is om alleen meer kennis op te doen. “Bij een van de klanten die ik hielp met het vernieuwen van hun evenement kwam naar voren dat verbindingen leggen tussen verschillende afdelingen en functies het belangrijkste was. Er heerste weleens onbegrip en frustratie. Deze mensen ontkomen er niet aan om met elkaar samen te werken, maar hebben doorgaans slechts mailcontact en kennen elkaar amper. Daarom besloot mijn klant na een aantal jaar over te stappen van een evenement vol sprekers naar een evenement met meer ruimte om mensen met elkaar in gesprek te laten gaan. Zo kregen de deelnemers vanuit de verschillende organisaties en functies veel meer begrip voor elkaar en wordt het samenwerken na het evenement een stuk eenvoudiger.”
Meer tijd nemen voor een beter resultaat
“Het grootste probleem is dat mensen te snel in de actiestand gaan zitten. Ze kiezen een datum, locatie en gaan alles regelen. Als ze iets meer tijd aan de doelgroep en het ontwerp van het evenement besteden, haal je een beter resultaat”, vertelt Samira.
Als jij op je volgende evenement al de verwachtingen wilt overtreffen, is er dus werk aan de winkel. Er zijn tools die je helpen in het proces zoals de Empathy Map en het Event Canvas. Je kunt hiermee zelf aan de slag gaan, maar het is in het begin echt even wennen om met die tools te werken. Bovendien bestaat de kans dat je al tijdens de brainstorm met elkaar in discussie gaat. Samira helpt jou en je team om te focussen, zodat je het juiste resultaat haalt. Meer weten? Neem dan gerust contact met haar op.
.gif)