Buikpijn…

“Dat hadden ze wel wat eerder mogen besluiten” was in het weekend van 9 en 10 december 2017 een veel gehoorde reactie.
Gedurende de zondag was het op veel plekken in het land gaan sneeuwen en was er nauwelijks nog een bespeelbaar voetbalveld te vinden. Geheel terecht werd wedstrijd na wedstrijd afgelast. In alle gevallen waren supporters al in het stadion aanwezig of nog onderweg ernaartoe. Dat het die dag zou gaan sneeuwen kwam niet helemaal uit de lucht vallen. De experts hadden dit namelijk een dag eerder al voorspeld en ’s ochtends nog eens bevestigd.

Direct volgde er een stortvloed aan kritiek. De KNVB had geen besluit willen nemen, niet tijdig gecommuniceerd en toch ook vooral hun eigen belang voor laten gaan op de veiligheid van de supporters. Dat de sport bestaat bij de gratie van de supporters werd voor het gemak even vergeten.

En toen gebeurde het! Ik kreeg langzaam een beetje buikpijn… Ik voelde de (sneeuw)bui namelijk al hangen. Een dag later, op maandag 11 december, verwachtten wij 130 deelnemers voor het educatieve MPI Event over de nieuwe privacywetgeving (AVG/GDPR). Het KNMI voorspelde nog meer sneeuw en de ANWB voorspelde, vooral in de avondspits, monsterfiles.

Het spreekt voor zich dat voor alle organiserende partijen het vele malen praktischer is om een event door te laten gaan. Alles is al geregeld, personeel is ingehuurd, de F&B geleverd, de sprekers vastgelegd, de badges geprint etc. Om nog maar niet te spreken van de extra tijdsinvestering die het communiceren, lees alle stakeholders informeren dat het niet doorgaat, met zich meebrengt. Daarna moet je opnieuw op zoek naar een nieuwe datum en een regeling treffen met iedereen die er dan niet bij kan zijn. Je zult begrijpen dat al deze scenario’s ervoor zorgde dat mijn lichte buikpijn overging in een iets agressievere variant.

371 appjes in de MPI bestuursapp, een e-mail, een sms-blast, een Facebookbericht, een LinkedIn-post en wat belletjes verder en alle stakeholders, inclusief alle deelnemers waren op zondag al op de hoogte dat ons evenement van maandag niet door zou gaan. We vinden het onverantwoord om onze achterban te vragen de weg op te gaan. We willen ze ook eigenlijk helemaal niet voor de keuze stellen. Het is aan ons om die beslissing te nemen en dat hebben we gedaan.

Het afgelasten van het evenement bleek de juiste keuze. De proactieve manier waarop we hebben gecommuniceerd zorgde voor veel hartverwarmende reacties. En dat was best lekker tijdens die koude decemberdagen.

Gijs Verbeek
Gijs Verbeek is sinds 2009 Executive Director van vakvereniging MPI Nederland (Meeting Professionals International). MPI heeft als doel om de gehele meeting & event industrie op een hoger plan te tillen. Kennis en ervaring wordt verzameld en gedeeld binnen de branche om uiteindelijk iedere meeting professional te laten groeien.

Auteur: MPI The Netherlands Chapter

Tags: