Boek maar wat inspirerends!

In december mocht ik weer een leuke workshop organiseren waarbij de keuze van je bestemming/locatie voor een bijeenkomst centraal stond. Hoe kom je tot de juiste keuze? Op basis waarvan bepaal je je shortlist? Hoe vergelijk je offertes? Nou dat bleek stof tot discussie; een kolfje naar mijn hand!

De discussie startte al meteen bij het effectief briefen. Hoe doe je dat eigenlijk? Hoe weet je zeker dat je aan gewenste verwachtingen kunt voldoen? Doe je alles online of ga je bellen? En zo ja, met wie bel je dan? Doe je het zelf of ga je met een tussenpersoon in zee? Bij gebrek aan ruimte, geef ik een paar van mijn ‘inkoppertjes’ aan jullie ter overweging.

Opdrachtgevers roepen net iets te vaak “boek maar wat inspirerends!” omdat ze zich onvoldoende realiseren hoe belangrijk de keuze van een locatie is. En wat bedoel je eigenlijk met het woord inspirerend? Hoe subjectief is dat? Het begint dus bij het goed uitvragen van je opdrachtgever als je dit niet zelf bent, vraag door en licht toe waarom dit zo belangrijk is en hoe de ene keuze de volgende beïnvloedt wat uiteindelijk moet leiden tot resultaat.

Om jezelf te helpen kun je bijvoorbeeld een basisformulier, een checklist, ontwikkelen met allerlei variabelen. Allemaal facetten die bijdragen aan het succes van bijeenkomsten. Te beginnen bij de doelgroep en de mogelijke doelstellingen die opdrachtgevers en hun stakeholders hebben, want daarmee start je het ontwerp van de bijeenkomst. Maak in de checklist visueel wat noodzakelijkheden en wat extra wensen zijn bijvoorbeeld rondom bereikbaarheid, horeca, techniek en aantallen zalen en zaal-zettingen tot flexibiliteit van de locatie en haar medewerkers, prijsstelling, voorwaarden, beleving en ga zo maar door.

Een tweede tip die ik wil delen: pak de telefoon! Bel de locatie of de tussenpersoon en leg uit wat je wilt en waarom, daarna kun je zwart op wit bevestigen. En doe dit met alle locaties die je op het oog hebt. Zo zorg je ervoor dat iedereen op basis van dezelfde uitgangspunten zijn offerte kan formuleren zodat je daadwerkelijk appels met appels kunt vergelijken.

Wil je arrangementsprijzen, prima en vraag die dan aan iedereen. Wil je die juist niet, dan vraag je die aan niemand. Dat is doorgaans ook nog wel een uitdaging want sommige venues hebben moeite arrangementen los te koppelen omdat dit niet “in het systeem staat”. Daar kan ik ook nog wel eens een column over schrijven!
En bij twijfel … vraag na!

Ik wens iedereen succesvolle en memorabele bijeenkomsten in 2018!

Tags: