Waarom communicatie en data de sleutel zijn tot duurzamere zakelijke events: Minder verspillen, meer bewust organiseren

Wie regelmatig zakelijke bijeenkomsten organiseert, kent het beeld: schalen met belegde broodjes die onaangeroerd teruggaan naar de keuken, kannen koffie en thee die halfvol worden leeggegooid en buffetten die tot het laatste moment volledig aangevuld blijven 'voor de zekerheid'. Gastvrijheid staat in de meeting- en eventbranche immers hoog in het vaandel. Maar juist die vanzelfsprekende overvloed zorgt achteraf vaak voor een ongemakkelijke conclusie: er wordt tijdens zakelijke bijeenkomsten nog altijd veel voedsel verspild.

Fotografie: To Huidekoper

Stichting Samen Tegen Voedselverspilling werkt samen met ruim 110 bedrijven, kennisinstellingen, overheden en maatschappelijke organisaties aan het behalen van Sustainable Development Goal 12.3 van de Verenigde Naties: het halveren van voedselverspilling in 2030. "Wereldwijd wordt ongeveer een derde van al het voedsel verspild", vertelt projectmanager Rinke Bossink. "In Nederland zitten we inmiddels op een vijfde. Dat komt neer op ongeveer 1,6 miljard kilo per jaar. We zijn dus op de goede weg, maar we zijn er nog niet."

Binnen de stichting houdt Rinke zich specifiek bezig met de foodservice sector. Deze sector (horeca, catering en alle consumptie buitenshuis) is verantwoordelijk voor ongeveer 12 procent van alle voedselverspilling in Nederland.

Meten levert veel op

Om verspilling tegen te gaan, is monitoren essentieel. Hiervoor initieerde Stichting Samen Tegen Voedselverspilling de Hotelmonitor. Voor deze monitor werden bij 24 hotellocaties data verzameld over de restanten van ontbijtbuffetten en verwerkt door datapartner Wageningen University & Research. Sommige hotels gebruikten slimme meetsystemen zoals Orbisk of Winnow: afvalbakken met camera's en AI-technologie die registreren welke producten worden weggegooid. Andere hotels verzamelden de gegevens handmatig door gedurende twee weken de resten van het ontbijtbuffet te wegen en de resultaten in te vullen op een template.

De resultaten zijn confronterend. Gemiddeld blijft er per ontbijtende gast 62,2 gram voedsel over op het buffet. Dit staat gelijk aan ongeveer twee boterhammen. Vooral brood en warme gerechten blijken grote verspillers. Een deel van de resten van deze ontbijtbuffetten wordt soms nog door personeel opgegeten. Daarnaast blijft gemiddeld nog eens 53,9 gram aan bordresten over, zo'n anderhalve boterham.

Juist daarom ziet Rinke vooral kansen. "Hotels geven aan dat het meten van voedselverspilling veel oplevert. Het maakt medewerkers bewuster. En op het moment dat het gaat leven, dan kun je met z'n allen werken aan het verminderen van verspilling. Bovendien vinden veel chefs het leuk om creatief aan de slag te gaan in de keuken. Voedselverspilling verminderen is een goede aanleiding om die creativiteit in te zetten en als team na te gaan denken over oplossingen."

Die creativiteit zit volgens haar vaak in kleine aanpassingen. Bijvoorbeeld door producten vaker on demand te bereiden in plaats van alles vooraf neer te leggen. "Als een gast een vers gebakken eitje krijgt in plaats van deze van een schaal te pak-ken die al een tijd warm staat, wordt het ineens geen beperking meer, maar juist een extra stukje beleving."

Die balans tussen gastvrijheid en verspilling verminderen is volgens Rinke cruciaal. "Je wilt natuurlijk niet dat een ontbijtbuffet leeg raakt. Maar dat betekent niet dat alles tot het sluiten van het buffet in overvloed aanwezig moet zijn."

Gastprofiel maakt verschil

Interessant voor de meeting- en eventbranche is vooral dat veel verspilling ontstaat doordat aanbod en doelgroep niet goed op elkaar aansluiten. Hotels zien bijvoorbeeld duidelijke verschillen tussen leisure gasten en zakelijke gasten. "Een zakelijke gast zal eerder voor fruit en yoghurt kiezen dan zoetigheden of pannenkoeken. Hotels weten vaak van tevoren wel of er een grote groep zakelijke gasten aanwezig is en kunnen hun aanbod daarop aanpassen."

Diezelfde gedachte geldt volgens haar net zo goed voor zakelijke bijeenkomsten en events. "Wat voor groep ontvang je? Hoe ziet het programma eruit? Hebben mensen net al een koffiebreak gehad of zitten ze al uren stil in een zaal? Dat bepaalt allemaal hoeveel behoefte er is aan eten en drinken."

Juist daar gaat het volgens haar nog vaak mis. Veel arrangementen zijn standaard samengesteld en houden weinig rekening met het daadwerkelijke gedrag van gasten. Dat blijkt uit de banqueting monitor, waarin 391 lunches, 96 koffiemomenten en verschillende borrels werden onderzocht. Bij lunches bleef gemiddeld 22 procent van het eten en drinken over. Vooral broodjes, wraps en dranken vormden de grootste verspillers.

Bij koffiemomenten waren de cijfers nog opvallender: daar blijft gemiddeld 42 procent van het aanbod over. Daarvan bedraagt 72% koffie en thee, die structureel te veel worden aangeboden. "De grote koffiekannen zijn daar een goed voorbeeld van. Veel cateraars stappen daar inmiddels vanaf en kiezen bij kleinere groepen liever voor een koffieautomaat." Bij borrels wordt circa 37% van de dranken verspild. Wel kunnen de dranken van de borrel voor een groot deel hergebruikt worden (bij afgesloten flesjes). Van de borrelhapjes blijft 8% over.

No-show als oorzaak

No-show is een grote oorzaak van voedselverspilling tijdens zakelijke bijeenkomsten. Veel deelnemers realiseren zich niet dat hun afwezigheid direct kan leiden tot voedselverspilling. Ook binnen de bedrijfscatering speelt dat probleem al langer. Zeker bij interne vergaderlunches blijkt het lastig om zicht te houden op wie zich heeft aan- en afgemeld en of iedereen ook daadwerkelijk meeluncht. Vaak is het de managementassistent of een andere tussenpersoon die de catering bestelt, maar niet bij de bijeenkomst aanwezig is en dus ook niet ziet hoeveel er overblijft. Rinke: "Daar zie je steeds vaker automatische reminders, duidelijkere afmeldmomenten en communicatie over waarom een correct deelnemersaantal belangrijk is. Als je uitlegt dat niet afmelden kan zorgen voor voedselverspilling, begrijpen mensen dat meestal heel goed. Niemand vindt het prettig om na afloop grote hoeveelheden eten weggegooid te zien worden."

Financiële prikkels kunnen eveneens hel-pen. Gratis evenementen waarbij deelnemers een no-show fee betalen als ze zich niet tijdig afmelden, blijken effectiever om verspilling te voorkomen. Ook de 80%-20% vuistregel bij de bereiding van het eten, die al door veel cateraars wordt toegepast, werkt bijna altijd.

Het gesprek voeren

Volgens Rinke ligt de sleutel uiteindelijk in communicatie. Niet alleen richting gasten, maar juist ook tussen opdrachtgever, cateraar en locatie. "Dat gesprek wordt nog te weinig gevoerd. Een cateraar wil voedselverspilling vaak graag verminderen, een opdrachtgever meestal ook, maar tijdens de voorbereidingen gaat het daar nauwelijks over."

Terwijl juist keuzes in het programma of de cateringopzet grote impact hebben. Wil een opdrachtgever bijvoorbeeld dat gedurende een volledige lunchpauze alle opties beschikbaar blijven? Dan betekent dat vrijwel automatisch meer verspilling. "Het is belangrijk dat iedereen begrijpt wat de consequenties zijn van bepaalde keuzes."

Bovendien hoeft dat niet ten koste te gaan van gastvrijheid. Goede communicatie kan juist bijdragen aan de beleving. "Binnen de bedrijfscatering worden bijvoorbeeld bordjes geplaatst met teksten zoals 'Staat het er niet meer? We maken het graag vers voor u'. Dat voelt heel anders dan een halfleeg buffet." Ook het beperken van keuze kan helpen. "Tien opties aanbieden zorgt bijna altijd voor meer verspilling dan vijf goede keuzes. En vaak waarderen gasten kwaliteit uiteindelijk meer dan overvloed."

Data als stuurmiddel

Naast communicatie blijft data verzamelen essentieel. Niet alleen op sectorniveau, maar juist ook per locatie of evenement. Rinke: "Veel mensen denken dat voedselverspilling een ongrijpbaar probleem is. Maar mensen zijn eigenlijk best voorspelbaar. Bij warm weer kiezen gasten bijvoorbeeld heel anders dan op koude dagen. Als je dat soort patronen inzichtelijk maakt, kun je veel slimmer inkopen en plannen."

Voor meeting- en eventplanners betekent dat vooral: evalueren. Wat bleef er over? Welke gerechten liepen goed? Hoeveel no-shows waren er? Welke doelgroep was aanwezig? "Op basis van die inzichten kun je een volgend event veel beter afstemmen. En dat is niet alleen goed voor het verminderen van verspilling, maar uiteindelijk ook voor de gastbeleving én de kosten."

Uiteindelijk begint het vooral met aandacht voor het onderwerp. "Voedselverspilling verminderen hoeft echt niet ingewikkeld te zijn. Maar het vraagt wel dat alle partijen in de keten met elkaar blijven communiceren. En dat ze bereid zijn om kritisch te kijken naar gewoontes die eigenlijk heel normaal zijn geworden."