MICE Operations: Zo organiseert Villa Jongerius in Utrecht events met alle ruimte voor persoonlijke aandacht

Bij het mooie Villa Jongerius in Utrecht is geen dag hetzelfde. Van board meetings in de Villa tot bijeenkomsten van 150 gasten in het voormalige Hoofdkantoor: op het terrein van het Rijksmonument is altijd iets te doen. Voor algemeen manager Maaike Jongerius en haar team is de exploitatie van de iconische locatie dé manier om dit bijzondere familie-erfgoed in stand te houden. Dat vraagt om een goede organisatie en een overzichtelijk proces.

"Voorheen werkten we met Word en Excel", vertelt Maaike. "Dat werkte op zich wel, maar het was omslachtig en kostte simpelweg te veel tijd."

Direct de juiste wensen vanuit de opdrachtgever

Sinds de overstap een aantal jaren geleden naar de software van MICE Operations, is die werkwijze vervangen door overzicht in één systeem. Een belangrijk onderdeel daarvan is de aanvraagmodule op de website. Hoewel aanvragen ook via mail of telefoon binnenkomen, zorgt de module voor een vliegende start. De aanvraag komt completer binnen, waardoor het team direct een gericht voorstel kan doen.

Overzichtelijke offertes zijn belangrijk

Het beslismoment van een nieuwe opdrachtgever ligt bij de offerte. Bij Villa Jongerius merken ze dat MICE hierbij helpt. De offertes zijn overzichtelijk en aanpassingen kunnen snel worden verwerkt, waardoor de opdrachtgever niet lang op een terugkoppeling hoeft te wachten. Volgens Maaike is de software essentieel om de groei van aanvragen met hetzelfde aantal teamleden te beantwoorden. "Als we op de oude manier waren blijven werken, hadden we deze aantallen met het huidige team niet aangekund. Nu kunnen we de aanvragen nog steeds met aandacht en snel beantwoorden."

Ruimte voor advies en gastvrijheid

Hoewel de bespaarde tijd dankzij MICE natuurlijk mooi is meegenomen, wordt het bij Villa Jongerius vooral gezien als middel voor iets anders: meer persoonlijke aandacht. "We automatiseren niet om afstandelijk te worden", benadrukt Maaike. "De uren die eerst naar handma-tig werk en interne afstemming gingen, gebruiken we nu om sneller te reageren en gerichter te adviseren. Flexibiliteit richting onze opdrachtgevers is erg belangrijk voor ons. We willen op elk moment kunnen meedenken met onze gasten. Dat blijft mensenwerk, maar dankzij de efficiëntie van het systeem hebben we daar nu nog meer ruimte voor."

www.miceoperations.com