Rene Pouwelse: Pak de regie over je evenement

Als eventmanager heb je heel veel ballen hoog te houden. Ongeacht de grootte van je event, je moet alles van alles weten. En je bent eindverantwoordelijk. Dat is best zwaar. Niet voor niets staat eventmanager vaak in de top 10 van meest stressvolle beroepen. Maar het goede nieuws is: het is altijd teamwork. Dus je hoeft het niet alleen te doen.

En daar zit een belangrijk verschil. Dat je verantwoordelijk bent, staat vast. Logisch: jij bent de spin in het web. Alle informatie komt bij jou samen en wordt door jou verspreid onder alle disciplines. Jij houdt het overzicht, checkt de details en waakt over de planning. Maar dat wil niet zeggen dat je alles alleen of zelf hoeft te doen. Dat kan ook niet.

Effectiviteit en efficiëncy

Bij professionele zakelijke evenementen gaat het om effectiviteit. Welke dingen gaan we doen, en dragen die bij aan het vooraf bepaalde resultaat? Wat is de verwachting van de gast, de opdrachtgever en de stakeholders? En wordt die waargemaakt? Het is ook fijn als dat efficiënt gebeurt. Dat wil zeggen, hoe gaan we die dingen doen? En doen we ze op de juiste manier?

Bij beide kan het nog wel eens spaak lopen. Doordat je te veel met details bezig bent en zelf dingen oppakt, wordt het niet efficiënt. En doordat je niet de juiste mensen inschakelt, kan het ook nog ineffectief zijn. En dat is zonde.

Voorbeeld

Vaak zie je dat bij congressen en dergelijke de eventmanager zich bezighoudt met het plenaire programma. Met alle details die daaruit voortvloeien. Sprekers met hun presentaties, last minute wijzigingen, timing en technische zaken. Dat is vaak heel veel en best complex. Zeker alle technische zaken die moeten worden voorbereid.

En dan de uitvoering, waarbij je volledig moet vertrouwen op de expertise van de technici. Dat leidt regelmatig tot energieverlies. Doordat de verwachtingen niet gelijk zijn. Doordat technische partijen vaak een bepaald jargon gebruiken dat niet iedereen kent. En doordat de druk van een opdrachtgever of spreker niet altijd helpt de rust te bewaren.

Niet alle eventmanagers zijn technisch voldoende onderlegd. En dat terwijl een groot deel van het budget vaak wordt besteed aan techniek.

Daarom is het zinvol goed naar je event te kijken en te beoordelen of je dat onderdeel kunt uitbesteden. Aan een professioneel team, bijvoorbeeld een regisseur/showcaller en stagemanager. Dat lijkt op het eerste gezicht een extra kostenpost. Maar zie het liever als een investering. In rust, professionaliteit en kwaliteit. Zaken die je opdrachtgever uiteindelijk ook zal waarderen.

Zie het vooral niet als brevet van onvermogen omdat je vindt dat je alles zelf moet weten. Dat is onmogelijk. Zelfs doorgewinterde technici leren nog wekelijks nieuwe technieken, apparaten en toepassingen. En techniek is geen noodzakelijk kwaad; het is toegevoegde waarde bij elk evenement.

Ga maar na. Als het geluid niet goed is, gaat de aandacht niet meer naar de inhoud van een spreker, maar naar de haperende techniek. Dat is het toppunt van ineffectiviteit. Laat die expertise dus waar het hoort. Een regieteam heeft één taak en verantwoordelijkheid: van jouw programma een beleving maken. En daar zit echt een verschil in.

Teamwork makes the dream work

Het is een triviale tegeltjeswijsheid, maar daarom niet minder waar. Evenementen zijn ALTIJD teamwork. Niemand in dit vak kan iets alleen. De kunst is die kleine of grote puzzel efficiënt te leggen en te zorgen voor een effectief eindresultaat.

Dus schakel je op de keyposities professionals in. De locatie, die heel goed weet hoe de logistieke stromen werken. Inclusief parkeren, garderobe en nog veel meer. Een cateraar die begrijpt waar de behoeften liggen op elk moment van de dag en die daar creatief en doelgericht op inspeelt.

Een dagvoorzitter die inhoudelijk goed is ingelezen en voorbereid en zo het programma verrijkt. En sprekers of andere podiumoptredens die de bezoekers of deelnemers raken. Dat is zowel efficiënt als effectief.

Dat geldt dus ook voor de regie van je plenaire programma. Zet daar mensen op die dit als vak hebben. Het zorgt ervoor dat jij het overzicht houdt en de totale regie over het evenement behoudt. Daardoor kun je makkelijker en vol vertrouwen de verantwoordelijkheid nemen en bijsturen waar nodig.

Als eventmanager ben je vooral verantwoordelijk voor het resultaat, de effectiviteit. Het regieteam is verantwoordelijk voor de uitvoering, de flow en de focus.

De eventmanager is verantwoordelijk voor het resultaat.

De regisseur is verantwoordelijk voor het moment.

Samen zorgen ze dat intentie ook impact wordt.

Effectiviteit is geen toeval. Het ontstaat niet door meer controle, maar door een betere rolverdeling.

En heel eerlijk: je loopt toch liever glimlachend met je opdrachtgever over het event, dan gespannen bij de techniek te zitten?
 

René Pouwelse is naast regisseur/showcaller ook docent eventtechniek bij Event Academy. En daar wordt vooral geleerd hoe je events effectief kunt organiseren. Onder meer door een professioneel team samen te stellen en te sturen op hoofdlijnen. En door minder bezig te zijn met inefficiënte processen, foutgevoelige taken en stressvolle planningen.