Ingrid Rip: Wanneer werd eventorganisatie eigenlijk een vak? Van industrie naar professie

Deze serie had ik tien jaar geleden niet kunnen schrijven. Terwijl de eventsector groeide in professionaliteit en creativiteit, veranderde naar mijn mening ook de aard van het vak. Steeds vaker gaan events over betekenis, impact en 'wat er achterblijft' op de langere termijn, en dat vind ik als event designer geweldig! In deze artikelen deel ik mijn observaties uit de praktijk en reflecteer hierop, in een zoektocht naar wat het betekent om het eventvak actueel te houden en onze expertise effectief in te zetten.

Het event was perfect georganiseerd. De registratie liep soepel, het programma verliep volgens plan, zonder verrassingen. Zelfs de techniek faalde geen moment. De evaluatie liet tevreden deelnemers zien en de opdrachtgever sprak zijn waardering uit. En toch bleef er iets knagen. Niet omdat het slecht was, maar omdat het ook nergens echt schuurde.

Steeds vaker hoor ik de organisator dat gevoel benoemen, meestal aarzelend: "Het was goed maar..." Een soort ongemakkelijke constatering in een sector die al jaren draait om beleving. Deelnemers waren tevreden, ze werden geactiveerd De vraag is: werden ze ook uitgedaagd? Landde de inhoud? Maakte het iets los?

Ontwikkeling van events

Wat nu van belang is, is de vraag wat onze professionele houding van ons vraagt als we kijken naar de ontwikkeling van events. Als industrie zijn we jarenlang gegroeid als experts. We waren gericht op productie, planning en een vlekkeloze uitvoering. En dat heeft ons veel gebracht, terwijl er meer is. Ik zou willen dat we verder kijken en bewustere keuzes maken vanuit een gedeelde visie.

Een visie vooral gericht op het creëren van de benodigde verandering op de lange termijn en een route waarlangs events ondersteunend kunnen zijn. Als je professioneel bent, doe je iets niet omdat het kan of omdat het leuk is, juist vooral omdat het nodig is om iets te bereiken. Het is belangrijk dat je deze keuzes goed kunt onderbouwen zodat je bij een kritische vraag of een gewenste programmawijziging van de opdrachtgever, sterk kunt blijven en kunt uitleggen waarom het één werkt en het ander op dat moment niet. Stel je op als expert, als adviseur.

Experience-inflatie

Ik combineer graag leren met ervaren. Mensen hebben nu eenmaal verschillende leerstijlen, en het één ondersteunt het andere. Dat is iets anders dan het ongebreideld toevoegen van belevingen: een openingsact, bij de lunch de gefaciliteerde (geforceerde) netwerkmomenten, eventapps. Alles is ontworpen om mensen te prikkelen. Bedenk dat als alles spectaculair wordt en iedereen continu aan staat, diezelfde beleving zijn kracht verliest. Er is een nieuwe term geboren: experience-inflatie. De vorm wordt belangrijker dan de intentie en de wow wordt het doel in plaats van een middel. Doodzonde.

Wat ik interessant vind, is dat de meeste mensen die organiseren dit zelf ook voelen: het programma klopt en toch haken deelnemers af. De energie komt en stroomt net zo snel weer weg. Ze zien het gebeuren, ze ervaren het en toch is het lastig om onder woorden te brengen en daarom moeilijk te verdedigen als je aan de ontwerptafel zit of gaat evalueren.

Bewust ontwerp

Het vraagt om professionele volwassenheid en NIET alleen om logistiek, creatieve formats en een positieve evaluatie. Ook vraagt het om bewust ontwerp met intentie, als aanjager voor verandering. Dat betekent dat we net zo vaak iets moeten durven weglaten als iets moeten toevoegen. Dus voor die mensen die afscheid willen nemen van 'alleen de logistiek': We moeten de verantwoordelijkheid nemen en een belangrijkere rol, die van adviseur aan tafel innemen, door de echte waarde van een event beter te duiden.
 

Ik ben Ingrid Rip (RREM/Event Design Collective) en ik ben al meer dan drie decennia enorm enthousiast over ons mooie vak. In de loop van de jaren heb ik alle facetten van ons vak van dichtbij bekeken en ervaren. Mijn hart gaat vooral sneller kloppen als er sprake is van goed ontworpen events om gedrag te veranderen. Niet om de verandering op zich, maar omdat ander gedrag andere, vaak betere resultaten oplevert. Dat is ook wat ik hoop met deze serie artikelen: jou aan te zetten tot reflecteren over wat je doet en waarom je dat zo doet. We doen veel automatisch omdat we dat altijd zo deden, maar dat ontslaat ons er niet van om te onderzoeken hoe het anders en beter kan.