Event uitgelicht: Kingcanary over Barilla's jaarevent in Amsterdam

Toen internationaal foodbedrijf Barilla een kantoor in Amsterdam opende, betekende dit een symbolische stap in de verdere internationalisering van een Italiaans familiebedrijf met diepe wortels. In datzelfde jaar kreeg het Amsterdamse evenementenbureau Kingcanary de opdracht om voor het eerst het jaarlijkse managementevent in Nederland te organiseren. Een traject waarin culturele gevoeligheid, vertrouwen en wederzijdse verwachtingen minstens zo bepalend bleken als locatie, techniek en logistiek.

Fotografie: Dennis Bouman

Een nieuwe dynamiek

Tot dat moment vond het jaarlijkse event altijd plaats in Parma. De verhuizing naar Amsterdam, onder leiding van een nieuwe CEO, werd door veel medewerkers ervaren als een ingrijpende verandering. "Het was een periode waarin veel tegelijk veranderde", zegt Janine. "Ook voor het Italiaanse eventteam. En dan ga je samenwerken met een nieuwe partner in een nieuw land. Dat vraagt tijd en aandacht."

Aftasten en vertrouwen opbouwen

Voor Kingcanary was Barilla eveneens nieuw terrein. Niet alleen als opdrachtgever, maar ook qua cultuur en werkwijze. "Barilla had een helder en zorgvuldig opgebouwd beeld van hoe hun event eruit moest zien", vertelt projectmanager Sebastiaan Kortekaas. "Dat beeld was klassiek en inhoudelijk sterk verankerd."

Tegelijkertijd zag Kingcanary ruimte om het bestaande format te verrijken. Janine: "We onderzochten samen of er ruimte was voor een krachtige opening, bijvoorbeeld met video en live muziek. Het ging niet om het vernieuwen, maar om samen te zoeken naar een vorm die recht deed aan het verhaal van Barilla."

De eerste fase van het traject bestond daarom vooral uit gesprekken: tijdens ontmoetingen in Parma en in online sessies. "We wilden elkaar goed leren kennen en scherp krijgen wat voor Barilla essentieel was", aldus Sebastiaan.

Locatie als drager van het verhaal

Toen Kingcanary een locatievoorstel presenteerde, bleek het waardevol om het Barilla-team naar Amsterdam te halen en de locaties samen te bezoeken. "Op het moment dat je samen door een ruimte loopt, gaat een concept echt leven", zegt Janine. "Daarnaast was het mooi om de stad te laten ervaren vanuit het perspectief van het event."

De keuze viel op Felix Meritis aan de Keizersgracht voor het dagprogramma en Capital C voor het diner. "Felix Meritis is klassiek en statig, midden in de stad", legt Sebastiaan uit. "Capital C is modern en internationaal, met uitzicht over Amsterdam. Samen weerspiegelden ze twee kanten van de stad die goed aansluiten bij Barilla's positie: geworteld én internationaal."

Inhoud voorop

Binnen het bestaande concept werd de opening versterkt met een film over de geschiedenis van Barilla, waarin familie, vakmanschap en ontwikkeling centraal stonden. De film werd muzikaal ondersteund en ging naadloos over in een live optreden van een violiste.

Ook op sprekersniveau lag de lat hoog. Kingcanary werkte nauw samen met de sprekers en nam een spreekcoach mee naar de repetities in Parma. "Het doel was niet om mensen te veranderen," zegt Janine, "maar om hen zo goed mogelijk te ondersteunen in hun verhaal."

Internationaal en meertalig

Het event verwelkomde circa honderd gasten op locatie. Daarnaast volgden wereldwijd ongeveer negenduizend medewerkers de Engelstalige sessies via een livestream. "We hadden te maken met acht talen", zegt Sebastiaan. "De Italiaanse IT-afdeling verzorgde de live vertaling, met een minimale vertraging."

Branding en beleving

Kingcanary ontwikkelde aanvullend een eventhuisstijl. "Omdat er binnen Barilla veel in beweging was, wilden we de menselijke kant benadrukken", aldus Sebastiaan. "In het artwork gebruikten we foto's van medewerkers. Die stijl kwam terug in details zoals servetten en bierviltjes. Voor ons vanzelfsprekend, voor Barilla een frisse toevoeging."

Voor het diner in Capital C werd extra aandacht besteed aan sfeer en gelaagdheid. Oogenlust verzorgde de aankleding en Marco Driessen van Light Your Design het lichtontwerp. "Op de begane grond kwam je binnen in een moderne setting", vertelt Janine. "Maar boven ontstond een totaal andere ambiance."

Amsterdam als onderdeel van het programma

Het event vond plaats in december, tijdens het Amsterdam Light Festival. Dat bood de mogelijkheid om de stad actief in het programma te betrekken. Twee boten verzorgden een Light Festival Tour langs de grachten. De deelnemers werden na afloop afgezet bij hun hotel en later per bus naar Capital C gebracht voor het diner.

Eten als kernwaarde

Voor een voedingsmiddelenproducent als Barilla is eten vanzelfsprekend een essentieel onderdeel van elk event. Sebastiaan: "Binnen Academia, waar Barilla haar producten ontwikkelt, is chef Marcello verantwoordelijk voor alles wat met food te maken heeft. Elke ingrediëntkeuze werd zorgvuldig afgestemd."

Voor het diner werd samengewerkt met Maison van den Boer, onder leiding van Marcello. Dat leidde tot intensieve afstem-ming. "Dat type betrokkenheid zegt veel over hoe serieus Barilla haar merk en kwaliteit neemt", aldus Sebastiaan.

Bewuste keuzes

Vanaf het begin was duidelijk dat Amsterdam een ander kostenplaatje kent dan Parma. Samen werd gekeken waar het budget de meeste impact had. "Overdag kozen we bewust voor een broodjeslunch in plaats van een warme lunch", zegt Sebastiaan. "Dat bleek goed aan te sluiten bij het ritme van de dag."

Ook op andere onderdelen werden keuzes gemaakt: één violist in plaats van meerdere, geen groot decorstuk tijdens het diner en het schrappen van een gepland feestonderdeel. "Het programma werd compacter, waardoor er ruimte ontstond om andere elementen te versterken."

Leren van elkaar

Terugkijkend zijn Janine en Sebastiaan vooral positief over wat de samenwerking heeft gebracht. "De aandacht voor kwaliteit en inhoud", zegt Janine. "De manier waarop chef Marcello over producten spreekt en hoe belangrijk tijd en aandacht zijn voor verbinding. Dat zie je terug in het event: als de inhoud daarom vraagt, mag een programma ook ruimte krijgen."

Die werkwijze vroeg soms om afstemming. "Keuzes blijven wat langer open", zegt Janine. "Voor ons, als Nederlanders die graag snel dingen vastleggen, is dat schakelen. Maar het leert je ook dat niet alles meteen dicht hoeft." Sebastiaan noemt het ritme als voorbeeld: "Werk en sociale momenten lopen meer in elkaar over. Dat geeft een andere dynamiek, en die is waardevol."

Vooruitkijken

Het succes van het event leidde tot continuïteit in de samenwerking. Kingcanary bleef betrokken bij kleinere bijeenkom-sten en werkt inmiddels aan een volgende editie van het jaarevent. De opgebouwde ervaring en het wederzijdse vertrouwen bieden een helder uitgangspunt voor volgende edities.