Samen slimmer organiseren in de eventketen

Fotografie Dirk Kreijkamp

Een rij die maar niet lijkt op te schieten bij de registratiebalie, een volle parkeergarage waar auto's rondjes blijven rijden. Voor deelnemers zijn het kleine ergernissen; voor organisatoren zijn het stressmomenten die eigenlijk niet nodig zouden moeten zijn. Hoe kun je dit voorkomen?

Nederland heeft internationaal een sterke reputatie als het gaat om het organiseren van zakelijke bijeenkomsten. Professionele locaties, ervaren eventbureaus, gespecialiseerde leveranciers en opdrachtgevers die weten wat ze willen. Toch gaat het op het uitvoerende vlak nog wel eens mis. Dat is opvallend, want aan kennis en ervaring ontbreekt het zelden.

Ook Joost Callaars ziet het wel eens misgaan. Met zijn bedrijf Yellenge levert hij software voor eventregistratie en eventmanagement waarmee jaarlijks duizenden bijeenkomsten worden ondersteund, van compacte zakelijke events tot grote congres-sen. Joost draait niet alleen achter de schermen mee, maar is ook regelmatig bij grote evenementen op de dag zelf aanwezig. En juist daar, midden in de dynamiek van de eventvloer, ziet hij waar het wringt. "Het zijn bijna altijd kleine dingen die samen voor onrust zorgen. Dingen waarvan je achteraf denkt: als we dit iets eerder samen hadden besproken, was het helemaal niet nodig geweest."

De keten achter het event

Volgens Joost probeert iedereen zijn eigen bijdrage perfect te regelen. "De locatie focust op de zalen, catering en faciliteiten. De opdrachtgever op het programma en de inhoud. Leveranciers op hun specifieke dienst. En eventueel een eventbureau als extra ondersteuning op de uitvoerende organisatie. Maar juist in de overdracht tussen die schakels ontstaan de gaten."

Die gaten blijven vaak lang onzichtbaar. Er zijn checks, voortgangsgesprekken en draaiboeken, maar veel afstemming gebeurt relatief laat in het traject. Soms pas weken of zelfs dagen voor het event. "En dan kom je erachter dat iedereen vanuit zijn eigen expertise en perspectief logisch heeft gehandeld, maar dat het geheel net niet klopt."


Joost Callaars - Fotografie Karin Jonkers

De locatie als logisch startpunt

Joost is ervan overtuigd dat veel (logistieke) problemen te voorkomen zijn door betere samenwerking en informatie-uitwisseling in de eventketen. Daarbij ligt een bijzondere rol voor de eventlocatie. Niet omdat die 'verantwoordelijk' zou zijn voor alles wat misgaat, maar juist omdat de locatie vrijwel altijd als eerste wordt vastgelegd en het de plek is waar alles en iedereen daadwerkelijk samenkomt en zich beweegt. "De datum en de plek staan vaak al vast voordat er verder inhoudelijk wordt nagedacht. De opdrachtgever komt langs om het programma en de praktische zaken te bespreken, maar heeft op dat moment nog niet altijd scherp hoe het event zich op de dag zelf zal ontvouwen. Terwijl looproutes, piekmomenten en logistieke knelpunten allemaal zaken zijn waar een locatie dagelijks mee te maken heeft. Ook wanneer er later in het traject een programmawijziging komt, of een welkomstactie voor de entree wordt bedacht die in de praktijk niet zo handig zal uitpakken, is de locatie daar soms niet (op tijd) van op de hoogte. Dan kan die betreffende contactpersoon ook geen advies geven over wat handig is en wat niet."

Dat advies kan juist veel opleveren. Niet door de rol van een congresbureau over te nemen, benadrukt Joost, maar door nét een stap verder te kijken. "De locatie is in feite een hub. Alle leveranciers en partners komen daar samen. Dat maakt het een logische plek om het overzicht te bewaken en het gesprek te faciliteren."

Kleine keuzes, grote gevolgen

De voorbeelden die Joost noemt, zijn herkenbaar voor iedereen die events organiseert. "Neem de inrichting van het event. In het organisatietraject wordt vaak eerst gekeken naar de indeling van stands en zalen. Registratiebalies worden afgestemd op het aantal deelnemers en logisch gepositioneerd. Maar wat als de garderobe zich achter de registratiebalie bevindt? Bij slecht weer krijg je dan in de praktijk mensen die net binnenkomen met natte jassen en tassen, eerst naar de garderobe willen en daarna weer terug moeten. Dat zorgt voor opstoppingen en frustratie. Een locatie kan dat vaak al van tevoren zien aankomen."

Hetzelfde geldt voor catering. No-show is een bekend probleem, met voedselverspilling als gevolg. Je kunt ervoor kiezen om strak op aantallen te zitten en het risico te nemen dat er te weinig is. Of je accepteert dat er te veel wordt besteld en weggegooid. "Maar er zijn ook andere modellen denkbaar, waarin opdrachtgever en locatie samen bepalen van hoeveel deelnemers ze uitgaan in de begroting. De opdrachtgever vraagt enkele dagen van tevoren bij de deelnemers uit of ze ook echt van plan zijn om te komen. Hij geeft vervolgens het geactualiseerde deelnemersaantal door aan de locatie, die de inkoop voor de catering daarop aanpast. In dit geval is de opdrachtgever duurder uit dan wanneer er op het begroot aantal deelnemers wordt ingekocht en er vervolgens door no-show veel wordt weggegooid. Maar er wordt wel minder verspild. Dat vraagt om transparantie en vertrouwen, maar levert uiteindelijk voor iedereen winst op."

Fotografie Karin Jonkers

Van goodiebag naar digitale waarde

Ook de traditionele goodiebag is volgens Joost zo'n aspect dat beter, efficiënter en duurzamer kan. "Ze worden vaak in grote aantallen geproduceerd, met folders en gadgets die veelal direct in de prullenbak verdwijnen. Dat is zonde van het geld en het materiaal." Alternatieven zijn er genoeg. Digitale goodiebags, bijvoorbeeld via een eventapp, waarin deelnemers na afloop - eventueel na het invullen van een evaluatie - toegang krijgen tot relevante informatie, aanbiedingen of content. "Je kunt dat veel gerichter en duurzamer inzetten. Maar dan moet het wel onderdeel zijn van het gesprek aan de voorkant. En het betekent wellicht dat je je verdienmodel richting de sponsors moet aanpassen."

Communicatie als sleutel

Veel problemen ontstaan dus niet doordat partijen hun werk niet goed doen, maar doordat informatie niet op het juiste moment bij de juiste partij terechtkomt. Dat geldt ook voor de communicatie richting deelnemers. Parkeren is daar een goed voorbeeld van. "Bij locaties met beperkte parkeergelegenheid zie je vaak dat iedereen automatisch naar dezelfde garage navigeert. Zeker in grote steden levert dat chaos op. Terwijl je met de juiste data en communicatie de parkeerdruk kunt spreiden. Door bij registratie postcodegegevens en vervoerskeuzes uit te vragen, kun je deelnemers gericht adviseren. Wie met het openbaar vervoer komt, krijgt andere informatie dan wie met de auto reist. Shuttlebusjes, alternatieve parkeergarages of zelfs aangepaste starttijden van het programma kunnen dan onderdeel worden van een doordachte customer journey."

Data als hulpmiddel, niet als doel

Met Yellenge faciliteert Joost dat soort datagedreven keuzes. Niet om alles dicht te timmeren, maar juist om flexibel te blijven. "Je kunt deelnemers vooraf laten aangeven welke sessies ze willen bijwonen, of welke dieetwensen ze hebben. Op basis daarvan kun je zaalindelingen optimali-seren, loopafstanden beperken en catering beter afstemmen."

Belangrijk is dat die informatie ook weer wordt teruggekoppeld. "Als iemand een allergie heeft, wil je niet dat dat broodje ergens apart onder folie ligt zonder uitleg. Communiceer duidelijk waar mensen terechtkunnen en zorg dat het er net zo aantrekkelijk uitziet als de rest. Dat wordt enorm gewaardeerd."

Fotografie Dirk Kreijkamp

Samen om tafel

De rode draad in het verhaal van Joost is eenvoudig, maar vraagt wel om een andere mindset. "Eigenlijk zou je met alle betrokken partijen op tijd - en wellicht op meerdere momenten - samen om tafel moeten. Niet alleen om afspraken te maken, maar om samen het event te scannen. Hoe verloopt de reis van de deelnemer? Waar kunnen knelpunten ontstaan? En wat kunnen we nu al doen om die te voorkomen?"

Dat moment is voor iedereen anders. Voor de één is twee maanden van tevoren te vroeg, voor de ander te laat. Juist daarom is het belangrijk om het gesprek open te voeren en ervaringen te delen. "Als locatie kun je zeggen: ik heb dit eerder gezien en zo werkte het goed. Als opdrachtgever kun je aangeven waar je nog twijfels hebt. En leveranciers kunnen meedenken vanuit hun expertise."

Minder stress, betere events

Het resultaat van die gezamenlijke aanpak is volgens Joost niet alleen een beter event voor de deelnemer, maar ook meer rust achter de schermen. "Last-minute oplossingen kosten energie en zorgen voor stress. Natuurlijk los je het vaak wel op, maar eigenlijk accepteer je dan dat het net niet optimaal is."

Door eerder en beter samen te werken, wordt het eventproces overzichtelijker en plezieriger voor iedereen. "Het is geen pleidooi voor meer vergaderen of extra lagen. Het is een uitnodiging om elkaar beter te benutten. Want als iedereen in de keten weet waar hij aan toe is, worden events niet alleen inhoudelijk sterk, maar ook in de uitvoerende organisatie tot in de puntjes verzorgd."