Jaarbeurs ziet verschuiving van puur inhoud naar sterker sociaal aspect: Meer voor de mens

Congressen waar mensen de hele dag luisteren in een plenaire setting zie je steeds minder, zo constateren Bas Sterrenburg en Lieke Smits-Martens van Koninklijke Jaarbeurs in Utrecht. Programma's bieden steeds meer ruimte aan sociale verbinding en ontspanningsmomenten, juist om de boodschap beter te laten beklijven. Van kwantiteit naar kwaliteit.

Tekst: Aart van der Haagen
 

Als ze ergens een marktspiegel van de MICE-branche kunnen geven, is het wel bij Jaarbeurs, die in omvang en veelzijdigheid een koplopersrol binnen Nederland vervult. Alleen al het Beatrixgebouw herbergt, naast het Beatrix Theater voor 350 tot 1500 gasten, zo'n dertig vergaderzalen voor 2 tot 240 personen. En boven op het tegenoverliggende beursgebouw vult het congrescentrum dat aan met nog eens ruim dertig zalen met ruimte voor 10 tot 650 personen, verdeeld over Media Plaza en Supernova, waar de futuristische uitstraling voor een verrassingseffect zorgt. "We zien een duidelijke beweging in de markt", vertelt Lieke Smits-Martens, manager MeetUp bij Jaarbeurs. "Eigenlijk ligt dat in het verlengde van wat binnen het bedrijfsleven sinds coronatijd gebeurd is. Zwart-wit gesteld concentreren mensen zich tijdens thuiswerkdagen op hun taken en gaan ze naar kantoor voor de interactie, met ruimte voor het sociale aspect. Hetzelfde merken wij bij de zakelijke evenementen die bij ons plaatsvinden. Vóór corona zat alles erg op de inhoud en kennisoverdracht. Nu zie je dat organisatoren steeds meer waarde hechten aan het faciliteren van verbinding tussen hun gasten en ontspanningsmomenten."

Niet alleen zenden

Bas Sterrenburg, manager Congressen bij Jaarbeurs, licht dat toe. "Het belang van netwerken komt steeds meer voorop te staan. Ervoor zorgen dat de bezoekers contact met elkaar maken en ervaringen met elkaar delen. Misschien zelfs wel het idee om community te bouwen, die na het evenement blijft voortbestaan en waarbinnen mensen ook in de toekomst van elkaar kunnen leren. Het betreft een andere, bredere en efficiëntere vorm van informatieoverdracht: niet meer alleen zenden vanaf één bron op het podium, maar ook tussen de deelnemers onderling, in een andere setting. Dat ontstaat zodra je de juiste omstandigheden schept om verbinding tot stand te brengen. Langere pauzes, break-outsessies, activiteiten tussendoor, waar mensen elkaar echt ontmoeten. Organisatoren realiseren zich steeds meer dat de spanningsboog van hun gasten niet oneindig is, wat hen vaker tot de overweging brengt om een programma te verkorten van een dag naar een ochtend of middag en daarbij budget te reserveren voor goede catering en verrassende elementen, die de interactie bevorderen en de impact van het evenement vergroten. Soms zelfs in de vorm van een 'congrestival', dus met een festivalkarakter."

Ontprikkeling

De funfactor en ontspanning staan bij steeds meer organisatoren hoog op de agenda, merkt Lieke. "Een boksclinic tussendoor, een game met VR-brillen, een podium waar iedereen moet improviseren als stand-up comedian. Door de jaren heen hebben wij een gigantisch netwerk van partners opgebouwd die dit voor onze opdrachtgevers kunnen faciliteren. Er komt steeds meer aandacht voor ontprikkeling, bijvoorbeeld een yoga-sessie of even chillen in onze Round Control, een cirkelvormige ruimte met hoogpolig tapijt en ligfauteuils. Zo laden mensen hun accu op tijdens een meeting waar ze veel informatie te verwerken krijgen. Tevens een prima gelegenheid om verbinding met elkaar te leggen. Interactie kun je ook bevorderen door een quiz te organiseren, van tevoren een matchmaking-app aan te maken en de meeting te combineren met een ontbijt, lunch, borrel of diner. Uiteraard denken wij graag proactief mee bij het invullen van zo'n programma, mede op basis van de talrijke ervaringen die we door het jaar heen bij onze opdrachtgevers opdoen. Het beginpunt is altijd de vraag: welke doelstelling heeft het evenement en op welke doelgroep richt het zich? Ik noem maar even een onboardingsprogramma voor grotere organisaties waar periodiek tientallen of honderden nieuwe medewerkers in dienst treden. Je kunt ze op een leuke, verrassende manier laten kennismaken met de bedrijfsstructuur, -cultuur en -visie."

Mooie herinnering

Jaarbeurs ziet steeds meer tastbare voorbeelden van goed werkgeverschap. Bas: "We krijgen een toenemend aantal aanvragen voor personeelsfeesten en jubilea. Het gaat erom dat medewerkers zich gewaardeerd voelen. Als je de mensen met een mooie herinnering naar huis kunt sturen, die onderling de verbinding legt, is zo'n evenement echt geslaagd. Dit vormt ook een perfecte optie voor internationale bedrijven, waar de collega's in verschillende landen elkaar veelal alleen van Teams-sessies kennen. Als ze elkaar in levenden lijve ontmoeten, omringd door een leuke sfeer, geeft dat een heel andere dynamiek. Wat die ambiance betreft kunnen wij samen met onze partners voor een creatieve inbreng zorgen. Ik denk maar even terug aan het inrichten van een soort mega-schoonheidssalon voor de cosmeticabranche en het optuigen van een enorme 'wenspot' voor 750 man uit de rioleringsbranche. Mensen onthouden zulke funmomenten. Het gaat niet langer alleen om de inhoud, maar ook om het sociale aspect en om alternatieve manieren van informatie vergaren. Saai en zwaar, dat past niet meer in deze tijd."

www.jaarbeurs.nl