Wervingsevent wordt wereldrecord

Het organiseren van online wervingsevents is voor het internationaal opererende HR-platform Deel de perfecte manier om sollicitanten te spreken. Events met zevenhonderd deelnemers zijn daar zeker geen uitzondering op. Maar met het recruitmentevent op 14 januari 2026 ging deze organisatie nog een stap verder met bijna 7000 deelnemers, wat resulteerde in een officiële erkenning van Guinness World Records.

Deel organiseert al jaren digitale wervingsevents, passend bij het remote karakter van de internationale organisatie. Op jaarbasis zijn er ruim 1,3 miljoen vacatures te vervullen. "Voor het event op 14 januari zochten we sollicitanten voor driehonderd salesvacatures, dat zijn er best wel wat", vertelt Alan Price, Global Head of Talent Acquisition bij Deel. "Ik had eerder gehoord over een remote fitness event en vroeg me af wat het grootste recruitmentevent tot nu toe was. Ik kon geen eerdere voorbeelden vinden, dus vroeg ik een recruiter om contact op te nemen met de managing director van Guinness World Records in het Verenigd Koninkrijk, om het idee te pitchen voor een nieuwe categorie. Zij deelden mijn visie en creëerden de nieuwe categorie voor online recruitment events. Ik legde het idee op 1 decem-ber 2025 intern voor en kreeg binnen een week een go."

Om de juiste sollicitanten te kunnen benaderen, ging er heel wat voorbereiding aan vooraf. "Elke salesfunctie neemt tien tot twaalf online meetings in beslag voordat we iemand aannemen. Wanneer je driehonderd mensen aanneemt, betekent dat een enorme hoeveelheid interviews die je moet afnemen. We moesten dus goed nadenken hoe we elke sollicitant dezelfde kansen en ervaring konden bieden, zonder dat het recruitmentproces ons enkele maanden zou gaan kosten."

Inzet van AI

AI bood uitkomst. "We kregen in één maand tijd 30.000 sollicitaties binnen. We gebruikten AI om de cv's van deze sollicitanten te screenen op de juiste kwaliteiten. Vervolgens gebruikten we AI om onze eigen database te filteren op kandidaten die ons geschikt leken, eerder hadden gesolliciteerd voor een andere functie, of waarmee we opnieuw in contact wilden komen. Ten slotte trainden we AI-bots om gericht te zoeken naar de kandidaten die voldeden aan ons targetprofiel. De bots verstuurden vervolgens per mail uitnodigingen naar deze selecteerde kandidaten. Daarmee bereikten we vijfduizenden extra kandidaten waarvan we van tevoren niet wisten dat zij interessante deelnemers zouden zijn voor het event."

Verhoogd limiet

Voor het organiseren maakte Alan gebruik van Zoom. "Ons contract heeft een limiet van 5000 deelnemers. Maar we hadden 15.000 registraties en wisten niet hoeveel mensen uiteindelijk zouden deelnemen. We hadden van tevoren wel richting alle kandidaten die zich hadden ingeschreven gecommuniceerd dat ze deel zouden uitmaken van een wereldrecordpoging. We zijn toen in gesprek gegaan met Zoom, zij hebben voor dit event eenmalig het deelnemerslimiet verhoogd naar 15.000."

7000 deelnemers

Uiteindelijk namen er bijna 7000 sollicitanten deel aan het event. "Ons content team hielp ons met de organisatie. De productiemanager richtte een virtuele backstage ruimte in voor de sprekers. Het welkomstwoord werd verzorgd door de mede-oprichters van Deel. Zij vertelden hun verhaal, waarna een officieel jurylid van Guiness World Records een korte toelichting gaf op de recordpoging. Daarna gaf een salesmanager een toelichting op ons bedrijf, onze producten en diensten, onze waardepropositie, hoe we ons onderscheiden in de markt en waarom Deel een mooi bedrijf is om voor te werken. Vier salesmanagers vertelden hoe zij het werken bij Deel beleven en hoe zij binnen het bedrijf zijn doorgegroeid. Daarmee wilden we ook meegeven wat voor kandidaten we zoeken. Aan het einde van het event was er een Q&A-sessie van een kwartier. De deelnemers konden hun vragen in de chat zetten, die achter de schermen werden gemodereerd en beantwoord.

Terwijl het online event plaatsvond, keek de jury van Guiness World Records achter de schermen mee. Alan: "Zoom verzamelt realtime heel veel data die je kunt analyseren. Ze konden backstage zien dat we meer dan 6000 online deelnemers hadden. Na afloop van het event hebben we de data-analyse van Zoom doorgestuurd naar Guiness World Records, waaruit bleek dat er ongeveer 7800 deelnemers aan het begin van het event waren, waarvan er 6848 deelnemers langer dan een half uur aanwezig waren."

Meer mensen een kans geven

Na het event werd elke deelnemer uitgenodigd om een AI-screening te doen. "Normaal gesproken krijgen we honderden sollicitaties voor één functie. Het recruitment team heeft de neiging om de cv als de belangrijkste reden te hanteren om iemand uit te nodigen. Meestal valt dan 90% van de sollicitanten af. Wij wilden meer mensen een kans geven en verder kijken dan hun cv, in plaats van gewoon heel veel mensen uitnodigen waarvan 90% dan niet doorgaat. Daarom wilden we meer data verzamelen om de kandidaten zelf, hun motivatie en hun achtergrond beter te doorgronden."

Meer kandidaten aangenomen

Sinds het recruitment event heeft plaatsgevonden, heeft Deel 125 kandidaten aangenomen. "Normaal gesproken nemen we vijftig tot zestig sollicitanten per maand aan. Dankzij het event waren we in staat om met hetzelfde team in zes weken tijd die hoeveelheid kandidaten aan te nemen, waar we normaal gesproken vier maanden voor nodig zouden hebben."

Mooie herinnering

Ondanks dat de wereldrecordpoging was geslaagd, was de poging niet het hoofddoel van het event. Alan: "Ook zonder de wereldrecordpoging denk ik dat het een even groot succes zou zijn geweest. Deel heeft een hoge waardepropositie, zeker op het gebied van sales waar op dit moment heel veel mensen worden aangenomen. Wel zorgde de wereldrecordpoging intern voor een grote mate van opwinding. Het gaat om het feit dat je deel uitmaakt van iets dat groter was dan de gebruikelijke manier van een online event organiseren en kandidaten aannemen. Mijn team heeft dan ook de nodige, en verdiende waardering gekregen. De plaquette aan de muur is een mooie herinnering aan deze geweldige prestatie."