Rene Pouwelse over eventregie: Repeteren voor zakelijke events, is dat nu echt nodig?

Image by Stephan from Pixabay

Bij shows, musicals, film en televisie is het heel normaal dat er gerepeteerd wordt. Er gebeurt veel op een toneel: mensen zingen en dansen, acrobaten of acts verplaatsen zich door de ruimte en er is vaak heel veel techniek. Voor televisie zijn camerastandpunten van belang. Het verplaatsen van camera's moet soepel gaan en iedereen moet weten wat er gaat gebeuren om te kunnen anticiperen. Sporters, musici, dansers, verenigingen, allemaal repeteren ze om beter te worden in wat ze doen. Logisch om te oefenen, toch?

Bij zakelijke evenementen zoals congressen wordt dat vaak overgeslagen. Opmerkingen als: 'wij doen dit al jaren' of 'deze sprekers zijn dit gewend' zijn regelmatig aan de orde. Dan wordt voorbijgegaan aan het feit dat de crew op zo'n event dit allemaal voor het eerst ziet. De locatie misschien ook. Het programma is voor vrijwel iedereen nieuw. Het is vaak ook nog eenmalig en moet in één keer perfect zijn. Daarom worden ook zakelijke programma's gerepeteerd.

Repeteren - eigenlijk een gek woord - betekent feitelijk 'herhalen'. Misschien is 'oefenen' soms een betere term. Maar toch worden onderdelen van een zakelijk programma meerdere keren gedaan, en dus geoefend. En ook dat is heel logisch.

Wanneer de techniek is opgebouwd, wordt er meestal wel getest. Werken de slides in de PowerPoint goed? Doen de microfoons het?

Maar misschien moet iets worden ingechangeerd: een zitje, statafel of decorstuk. En lukt dat? Wie doet dat en wanneer? En wat gebeurt er in de tussentijd? Is er voldoende tijd voor? Ziet het er niet heel knullig uit? Want dat leidt enorm af en geeft een amateuristisch beeld. Allemaal vragen die vooraf moeten worden beantwoord.

Voor een professionele uitvoering is het dus belangrijk om te repeteren: feitelijk alle handelingen die nodig zijn voor het programma gewoon doen. Dus de eerste video-instart met het thema van de dag, gevolgd door de opkomst van de dagvoorzitter met het welkomstwoord. Als je dat doet, weet je meteen of de timing klopt. Vaak worden deze zaken niet meegeteld in het programma, waardoor de kans aanwezig is dat je al snel achter gaat lopen. En dat is dan weer niet zo professioneel.

Je repeteert om te zorgen dat alle betrokkenen exact weten wat er gaat gebeuren: geluid, licht, beeld, stagemanagement, maar zeker ook dagvoorzitter, sprekers, artiesten of acts. Elk van deze mensen weet op zichzelf wel wat er moet gebeuren, maar bij een event komen al dit soort dingen samen en hebben ze invloed op elkaar. Ook heeft een plenair programma invloed op break-outsessies en op catering.

Als je hebt gerepeteerd, kun je nauwkeuriger inschatten hoe het programma verloopt en anderen daar tijdig over informeren.

De technische crew weet vaak niet in detail hoe het programma gaat verlopen. Ze werken vooral op basis van ervaring. Maar het is goed om gewoon door de handelingen heen te lopen, en ook te stoppen als iets niet klopt of onduidelijk is. Vandaar: repeteren. Herhalen dus, zodat er routine ontstaat waarbij de ene handeling logisch voortvloeit uit de andere.

Een simpel voorbeeld: als een video wordt gestart, dimmen we doorgaans het licht op het podium om maximale aandacht op het scherm te hebben. Als dat niet is afgesproken of gerepeteerd, blijft het licht misschien gewoon aan. En dat heeft invloed op de beeldkwaliteit, zichtbaarheid en aandacht.

En zo zijn er heel veel - ogenschijnlijk triviale - dingen die bij een goede repetitie voorbijkomen. Van welke kant komt iemand op? Is daar muziek onder of zelfs iets met beeld? Hoe lang spreekt iemand? Kan hij of zij de resterende tijd ergens in de gaten houden? Kloppen alle slides? Wat zijn de laatste woorden van een speech of presentatie? En zo is er nog veel meer te checken.

Repeteren is dus niet onnodig tijd verspillen of mensen op onmogelijke tijden verzoeken aanwezig te zijn. De gasten hebben een verwachtingspatroon, een programma, een app en misschien wel een flinke investering gedaan. Zij gaan ervan uit dat alles op tijd en op rolletjes loopt.

Het gaat om respect en professionaliteit. Zowel naar de gasten of deelnemers, als naar sprekers en crew. Iedereen wil graag zijn taak zo goed mogelijk uitvoeren. En dan is het bij professionele events gewoon zaak dat je iedereen informeert, repeteert en daardoor samen excelleert.

René Pouwelse is regisseur/showcaller voor zakelijke events. Met zijn ervaring wordt elk programma gerepeteerd, hoe eenvoudig dit ook is of lijkt. Altijd in het belang van de gast of deelnemer, en daarmee ook van het succes en de professionele uitstraling van het evenement.