Waarom de workation zo populair is: Werken en teambuilden onder de zon

Amber van der Linden, Louise van Kaam en Suzanne van Kaam.
 

TL-buizen verruilen voor terraslicht, Zoom-meetings vanaf een bergtop en brainstormsessies aan het zwembad: de workation biedt de ideale combinatie van productiviteit en teambuilding. Louise van Kaam, eigenaresse van YourTravel Zevenbergen ziet het aantal aanvragen groeien.

Veel mensen denken bij een workation nog steeds aan individuele werkne-mers die hun laptop mee naar Spanje nemen en daar aan de slag gaan. Maar de workations die het team van YourTravel Zevenbergen organiseert, zijn echte teamreizen. "Workations vinden doordeweeks plaats en er wordt bewust gewerkt. In de ochtend staan meetings, werksessies en projecten centraal. 's Middags is er ruimte voor ontspanning en teambuilding. Denk aan activiteiten met een spelelement zoals city games of sportieve sessies. Ook activiteiten die kenmerkend zijn voor de bestemming zijn geliefd, zoals de route langs de El Caminito del Rey bij Málaga. Vaak kiezen bedrijven voor een bestemming die past bij de cultuur en de bedrijfsactiviteiten. Dan geef je een workation extra inhoud en biedt het inspiratie. Bijvoorbeeld een architectenbureau dat Bilbao bezoekt voor de architectuur."

Zon in plaats van tl-buizen

De coronaperiode is een belangrijke factor geweest voor de vlucht die workations hebben genomen. "Bedrijven ontdekten toen dat werken op afstand prima kan. Nu wordt die flexibiliteit gecombineerd met ont-moeting en inspiratie. Je haalt je team even uit de dagelijkse routine, zet ze in een andere omgeving en krijgt daar enorm veel voor terug: creativiteit, betere gesprekken en vaak meer focus. Wanneer je met je team lekker in een villa onder de zon zit, dan heb je een hele andere vibe dan wanneer je op kantoor onder de TL-buizen zit."

Hoewel de workation door diverse branches wordt omarmd, merkt Louise dat veel marketing- en IT-bedrijven kiezen voor een workation. "Zij zijn gewend flexibel en creatief te werken en grijpen dit sneller aan."

Populaire bestemmingen

Net als bij onze eigen vakanties, zijn zonnige bestemmingen populair. "Valencia, Málaga, Ibiza en Portugal doen het goed. Tegelijkertijd zien we dat duurzaamheid invloed heeft op de keuze. Bedrijven die hier veel aandacht aan besteden, kiezen eerder voor een bestemming die per trein goed te bereiken is, zoals Berlijn. Vaak is de bestemming dan wat minder ver weg. Maar we hebben ook een opdrachtgever die zijn werknemers zelf liet kie-zen tussen vervoer per vliegtuig of per trein naar Slovenië. Werkgevers kijken steeds vaker wat bij hun medewerkers past."

Geschikte locaties

Hoewel villa's het meest gevraagd worden als locatie, is dit niet altijd mogelijk. "Iedereen ziet mooie plaatjes van locaties op websites zoals Booking.com en Airbnb, maar niet elke villa is geschikt voor een workation. Vaak gaat het om grote groepen en dan heb je voldoende ingerichte werkplekken nodig en genoeg slaapkamers met aparte bedden. Daarnaast is een goede stabiele internetverbinding essentieel. Bovendien liggen de villa's vaak buiten het centrum in een wat meer afgelegen gebied, dus moet ook het vervoer voor de activiteiten goed geregeld worden."

Lukt het niet om een geschikte villa in een bepaald gebied te vinden, dan zijn hotels vaak een goed alternatief. "Hotels hebben vergaderruimtes, stabiel internet en zijn flexibel qua inrichting. Op sommige plekken werken we samen met resorts waar meerdere huisjes bij elkaar liggen."

Maatwerk

In tegenstelling tot de workation, staan bij een incentive fun en team-building centraal. Ook hier merkt Louise dat warme landen favoriet blijven, vooral in het voorjaar en najaar. "Verder vragen bedrijven steeds vaker om maatwerk. Alles moet tot in de puntjes worden verzorgd. Ook willen opdrachtgevers een bestemming die past bij hun cultuur en doelstelling. En ze zoeken unieke ervaringen: een wijnproeverij bij een lokale boer, een exclusieve workshop, iets wat echt bijblijft."

Fiscale voorbereiding bij een workation: zo combineer je inspiratie met fiscale zekerheid

Workations worden steeds populairder. Teams gaan samen op pad om te werken, te verbinden en inspiratie op te doen. Maar naast de inhoudelijke voorbereiding is het cruciaal om ook de fiscale kant scherp te hebben. De Belastingdienst moet jouw workation kunnen zien als een zakelijke reis - en precies dat gaat vaak mis.

Tijdens zo'n trip ontstaan al snel privé-uitgaven: eten, uitstapjes, ontspanning. Dat zijn geen zakelijke kosten. Daarom wordt in de praktijk één duidelijke vuistregel gehanteerd: minstens 50% van het programma moet zakelijk zijn. Denk aan vergaderingen, projecturen, workshops of strategische sessies. Is dat helder vastgelegd? Dan kun je veel kosten - zoals accommodatie, werkplekken, vergaderruimtes en lokaal vervoer - volledig zakelijk opvoeren.

Kosten die daarnáást worden gemaakt, vallen al snel onder representatiekosten, of je moet ze aanwijzen binnen de werkkostenregeling (WKR). Dat drukt op jouw vrije ruimte, dus goede planning voorkomt verrassingen.

Een goede voorbereiding bespaart geld:

-Leg doel en programma vast (met duidelijke tijdsverdeling)

-Splits kosten tussen zakelijke onderdelen en WKR

-Betaal zakelijke kosten vanuit je zakelijke rekening

-Bewaar alle facturen en bonnen

-Check vooraf je vrije ruimte in de WKR

-Maak werkafspraken over tijden, bereikbaarheid en ontspanning

Een workation is een waardevolle investering in teamspirit en creativiteit - mits je hem fiscaal verstandig voorbereidt. Zo voorkom je discussies achteraf en benut je alle mogelijkheden die de wet biedt.

Anouk Afonso, directeur maatwerk HRM