Hebben deze trends een blijvende impact?

Hoe ziet de toekomst van de meeting- en eventbranche eruit en hoe kunnen locaties hier het beste op inspelen? Meeting Magazine dook in twee trends: micro events en 'do it yourself'.

Over micro events zijn online al de nodige artikelen te vinden. Deze kleinschalige events (denk aan tien tot vijftig deelnemers) bieden als voordeel dat je deze in hoge mate kunt personaliseren en zo een specifieke doelgroep kunt aanspreken. Bovendien treden de deelnemers makkelijker met elkaar in contact, waardoor het netwerken wordt gestimuleerd. Overige voordelen die worden genoemd, zijn flexibiliteit en snelheid bij het aanpassen en kostenbesparing.

Micro events kunnen een prima middel zijn als dit past bij je doel en je doelgroep. Bijvoorbeeld wanneer je te maken hebt met een nichedoelgroep die behoefte heeft aan persoonlijke interactie. Of wanneer je deelnemers met drukke agenda's baat hebben bij een event dat niet op één dag maar op zeven verschillende (keuze)dagdelen plaatsvindt.

Persoonlijk contact

In hoeverre worden micro events al georganiseerd in Nederland? Pieter Aalbers, mede-oprichter van The Attention Group en pandbewaarder van Mariënhof in Amersfoort, noemt een voorbeeld in zijn nieuwe locatie LOFT1479. "In plaats van een salesconferentie voor honderd deelnemers, koos een opdrachtgever voor zeven dagdelen met kleinschalige presentaties binnen een tijdsbestek van vier dagen. Zijn doelgroep kon kiezen wanneer ze wilde deelnemen. Per presentatie waren er drie personen van het bedrijf aanwezig. Met veertien tot twintig deelnemers per presentatie was er dus alle ruimte voor persoonlijk contact. De presentaties waren in de basis hetzelfde. Zo'n 20% van de inhoud werd toegespitst op de aanwezigen op dat moment. Je hebt dus ook veel meer ruimte om in te spelen op je deelnemers, meer dynamiek tijdens je bijeenkomst en je haalt meer informatie op. Bovendien hoeft het huren van een kleinere locatie voor zeven dagdelen ook niet per se meer te kosten dan de huur van een grote locatie voor één hele dag. Wel kost het je meer tijd qua voorbereiding en aanwezigheid."

Do It Yourself

Een andere ontwikkeling die steeds meer zijn weg vindt in meeting- en eventland, is die van 'do it yourself'. Deze trend, waarbij men alles zelf wil regelen, wordt versneld dankzij de verregaande digitalisering en automatisering van boekings- en reserveringsprocessen. Bij steeds meer locaties is het mogelijk om je vergadering of event helemaal online te boeken. Maar zodra het event wat gecompliceerder wordt of niet binnen de module van een boekingstool past, bijvoorbeeld vanwege speciale wensen, komt er vaak toch persoonlijk contact om te hoek kijken. En dat is waar locaties zich juist mee kunnen onderscheiden. "Wij kiezen ervoor om niet af te wachten, maar zelf te onderzoeken of en hoe we op deze ontwikkelingen moeten reageren", vertelt Pieter. "Dat doen we onder andere met LOFT1479. Deze locatie kunnen opdrachtgevers online boeken. Net als bij Airbnb ontvangen zij 24 uur voorafgaand aan de bijeenkomst per e-mail aanvullende informatie zoals de aanmeldcode, parkeergelegenheid en het telefoonnummer van de host. Op de dag zelf heet de host de opdrachtgever welkom en geeft deze uitleg, maar de host is niet de hele tijd aanwezig. Om toch die persoonlijk noot terug te brengen, zouden we bijvoorbeeld video's kunnen meesturen waarin de host uitlegt hoe de (audiovisuele) apparatuur werkt of zelfs de espressomachine, of juist heel persoonlijke briefjes en notities neerleggen in plaats van alles digitaal te communiceren."

Pieter Aalbers speelt bij de Mariënhof in op micro events en de trend 'do it yourself'.

Appels en peren

Een ander nadeel van deze trend is dat locaties voornamelijk worden geselecteerd op basiselementen zoals capaciteit, prijs per vierkante meter en beschikbaarheid. Hetgeen wat de locatie echt bijzonder maakt, zoals het achterliggende verhaal of de manier waarop een locatie een event kan versterken, komt in dit proces veel minder of zelfs helemaal niet aan bod. Ook Pieter merkt dat er bij Mariënhof steeds vaker een offerte wordt opgevraagd waarbij slechts naar die basiselementen wordt gekeken. "Opdrachtgevers benaderen dan bijvoorbeeld zes locaties en gaan vervolgens appels met peren vergelijken. Dan is het lastig om uit te leggen waarom jouw prijs per vierkante meter hoger is. Wij sturen zo snel mogelijk een beknopte offerte. Daarbij geven we aan dat ze bij serieuze interesse alsnog een uitgewerkte offerte kunnen ontvangen en dat het wellicht verstandig is om even langs te komen."

Beschikbaarheid afgeven

Bij deze manier van boeken komt ook een ander dilemma om de hoek kijken. "Het boeken en vastleggen van een bijeenkomst gebeurt bij platforms zoals Airbnb op basis van beschikbaarheid. Ook kun je vaak een maand van tevoren nog kosteloos annuleren. Maar een eventlocatie wil eigenlijk de beschikbaarheid voor een kleine bijeenkomst niet maanden van tevoren al afgeven, omdat je dan het risico loopt in de tussentijd een groot event te moeten laten schieten. Tijdens een persoonlijk contactmoment kun je dat open en eerlijk zeggen, maar hoe doe je dat bij een online boeking? En hoe richt je je interne processen in? Hoe laat je je medewerkers hierop inspelen? Wij willen als locatie vooroplopen en kiezen ervoor om dingen uit te proberen, zoals bij LOFT1479. Op sommige vlakken stoten we wellicht ons hoofd, maar ik sluit ook zeker niet uit dat we bepaalde dingen uiteindelijk ook bij Mariënhof of onze andere locaties doorvoeren."