Digitalisering en persoonlijk contact gaan hand in hand bij Better Meetings

Als vergaderlocatie wil je elke gast persoonlijke aandacht geven. Maar wanneer aanvragen via verschillende kanalen binnenkomen en je je administratie handmatig moet invullen, wordt het lastig om alles overzichtelijk te houden. Bij Better Meetings, een vergaderlocatie op de Utrechtse Heuvelrug, merkten ze dat ook. Ze zochten een manier om minder tijd kwijt te zijn aan administratie, zonder dat het ten koste ging van hun service.

Better Meetings is een trotse B-Corp organisatie en leerschool voor het voortgezet onderwijs, gevestigd in een historisch pand omringd door groen. Op deze inspirerende plek komen gasten samen voor waardevolle gesprekken en vergaderingen. Persoonlijk contact is hier vanzelfsprekend, maar het verwerken van aanvragen en administratie kostte steeds meer tijd. "We deden alles handmatig", vertelt Kim, salescoördinator bij Better Meetings. "Het verwerken van aanvragen, offertes uittypen, veel heen-en-weer mailen Het was niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig."

Om daar verandering in te brengen, gebruikt Better Meetings sinds 2021 de software van MICE Operations. Met MICE combineren ze de warmte van hospitality met slimme digitalisering: minder administratie, meer tijd voor echte ontmoetingen.

Minder mailverkeer, meer tijd voor de gast

"Gasten vinden het fijn om direct met ons te schakelen", zegt Kim. "Maar met de aanvraagmodule van MICE op onze website kunnen ze zelf alvast ruimtes bekijken, opties kiezen en een prijsindicatie krijgen. Dat scheelt ons een hoop mailtjes, hoewel we altijd bellen om de details door te spreken. Zo blijft het persoonlijk en hebben we meer tijd om echt mee te denken, omdat we al weten waar de interesse van de gast ligt."

Het volledige aanvraagproces is nu veel efficiënter. Kim vertelt: "Waar we eerder alles handmatig moesten verwerken en archiveren, gebeurt dat nu volledig digitaal. Dat scheelt enorm in tijd en voorkomt dubbel werk. Het is minder omslachtig en we hebben altijd een compleet overzicht."

Digitaliseren betekent voor Better Meetings niet minder persoonlijk contact, maar juist meer aandacht voor de gast. Het resultaat is simpel: ze hoeven niet meer te kiezen tussen snelheid of service, want het gaat nu hand in hand. "We hebben minder administratieve rompslomp en kunnen meer tijd steken in het contact met onze gasten. En dat is precies wat zij waarderen."

Meer gebruikerservaringen en praktische informatie vind je op miceoperations.nl.