Is het begroten van eventtechniek een hoofdpijndossier?

Als je een evenement organiseert, krijg je altijd te maken met techniek. En als je dat benadert als 'noodzakelijk kwaad' of als 'grote kostenpost', dan zul je daar waarschijnlijk altijd stress of buikpijn van houden. Techniek is echter een wezenlijk onderdeel van een professioneel event. Net zoals een comfortabele locatie, goede catering, parkeren, communicatie en uiteraard het inhoudelijke programma.

En welk programma dat ook is, DAT is de reden dat gasten, bezoekers of deelnemers de moeite nemen om naar je event te komen. En daarmee is onmiddellijk het belang van de juiste techniek geduid.

De waarde van goede techniek

Wat als een spreker, artiest, act, dagvoorzitter, muzikant of welk podiumoptreden dan ook niet goed zichtbaar en/of hoorbaar is? Dan is het per definitie 'waardeloos' geworden. En daarmee wordt techniek een essentieel onderdeel van je event.

'Maar dat is zo complex en duur', hoor ik je denken. Ik zou als tegenargument willen zeggen: welk budget gaat naar jouw artiest, spreker of uitnodigingstraject? Om maar eens iets te noemen. Het is een keten van activiteiten die allemaal met elkaar verbonden zijn. Maar ergens in ons brein zorgt 'techniek' voor stress of hoofdbrekers. En dat is niet nodig. Als je techniek ziet als toegevoegde waarde en net zo noodzakelijk als bijvoorbeeld eten en drinken, ga je er anders naar kijken.

Maar het is zo duur

Duur is subjectief. Zeker, evenemententechniek kan soms een flink belasting zijn op je totale begroting. Maar het is een voorwaarde voor een professionele uitvoering van een event. Als je met drie vrienden aan een tafel zit, kun je prima verhalen delen. Als je vanaf een podium voor dertig, driehonderd of drieduizend mensen een verhaal (of kennis) wilt delen, is daar meer voor nodig.

Bovendien stellen wij zelf steeds hogere eisen. Aan sfeer, beleving, klantreis. En ook daar speelt techniek vaak een belangrijke rol. Neem bijvoorbeeld licht. Als je thuis een diner of een feestje geeft, doe je dat niet met de TL-buizen aan. Bij een event wil je dus ook sfeerlicht. Dat moet worden aangebracht. Sterker nog, dat moet eerst bedacht worden, dan opgebouwd, gecheckt en geprogrammeerd.

Dat geldt uiteraard ook voor geluid. Hoe meer mensen, hoe groter de geluidsinstallatie. Hoe complexer het programma, hoe meer microfoons, kanalen, kabels, bedieningspanelen en technici er nodig zijn. Dat is geen verdienmodel maar natuurkunde.

Net als beeld. Als je op je laptop of televisie een mooie film bekijkt, zit je op een afstand van ongeveer drie tot vijf maal de diameter van je scherm. In een eventlocatie op zo'n twintig meter afstand van het scherm, moet dat dus minimaal zo'n vier à vijf meter breed zijn voor een vergelijkbaar gevoel. Dat is al best groot en kan geen 'gewone TV' meer zijn.

Wat heb ik nodig?

Hoe bepaal je nu wat je nodig hebt? En vooral ook wat het kost? Houd het simpel. Inventariseer vanuit je programma de dingen die met techniek te maken hebben. Schrijf gewoon op wat er moet gebeuren en wat de technische consequenties zijn. En wees eerlijk tegen jezelf.

Noteer ALLES. Elke microfoon, elke lamp, elke laptop voor presentatie. Check of er video's zijn, of er geluid zit bij PowerPoint, hoeveel mensen er tegelijk op het podium staan. Hoeveel gasten er zijn. Check de technische eisen van sprekers, artiesten of acts.

Realistische planning

Maak een realistische planning voor op- en afbouw, repetities en uitvoering. Houd rekening met een soundcheck. Een band of orkest heeft daarvoor echt tijd nodig. Neem tijd voor het programmeren van lichtstanden. Goede belichters kunnen snel werken, maar ze kunnen niet toveren. En ook het inladen en klaarzetten van presentaties en/of video's kost tijd op locatie. Hoe eerder je de technische partij betrekt bij je productie, hoe concreter je techniek offerte en set-up zal zijn. Bij twijfel, schakel een onafhankelijke externe partij in. Of vraag een ervaren collega naar diens ervaringen.

Een werkdag is voor een technicus (wettelijk) maximaal tien uur, inclusief voorbereiding. Dus is jouw event langer, hou dan rekening met (deels) dubbele uren (en kosten). En 50,- p.p.p.u. is heel reëel. Kijk maar eens wat een loodgieter kost die bij je thuis komt.

Deel tijdig de juiste informatie. Communiceer transparant over verwachting en budget. Wees realistisch. Een back-up computer of microfoon moet je gewoon betalen, ook als deze niet wordt gebruikt. Je auto heeft ook een reservewiel dat hopelijk nooit wordt ingezet. Bezuinig niet op basistechniek. Een geluidstechnicus kan niet ook het beeld schakelen. Het zijn gespecialiseerde vakmensen. En weet dat mensen de grootste kostenpost zijn. Maar het zijn ook de mensen die het verschil maken.

Plan tijd voor opbouw, testen, repeteren en een regiebespreking. Doe niet de aanname dat iets wel 'in een uurtje' kan worden opgebouwd. Begint je programma 's ochtends vroeg, plan dan opbouw en try-out de dag van tevoren.

Samenvattend

-Inventariseer wat nodig is en laat je desnoods extern adviseren.

-Maak een realistische planning, ook technici zijn gehouden aan de Arbowet.

-Wees transparant over verwachting en budget.

-Zie techniek als waarde en niet als kosten.

-Zorg dat de basis goed is, extra's toevoegen kan altijd nog.

Tip

Vaak beschikt een locatie al over basis licht, geluid en beeld. Daar kun je gebruik van maken en heeft een sterk commercieel voordeel. Zowel voor de locatie als voor de klant. Ga er echter niet zomaar vanuit dat dit inclusief is. Check ook of het voldoende is voor jouw specifieke event. En of ook het aantal uren bediening is voorzien.

René Pouwelse heeft als regisseur/showcaller altijd te maken met techniek. Vanuit zijn kennis en expertise adviseert hij onder andere eventmanagers. Daarnaast geeft hij gastcolleges en workshops op dit gebied.