Event Planner Academy: Waarom Event Planning Days niet succesvol was

In oktober organiseerden we de tweede editie van het online seminar Event Planning Days. Een event waar deelnemers, sprekers en partners heel enthousiast over waren, maar volgens ons toch niet succesvol was. We doorbreken graag taboes en vinden dat er kritisch gekeken mag worden naar events. Ons event staat symbool voor veel events die in onze ogen ook niet succesvol zijn. In dit artikel leggen we onze visie uit.

Een event is succesvol als het waardevol is voor zowel de bezoeker als organisator

Als je als bedrijf tijd en geld investeert in een zakelijke bijeenkomst, dan doe je dat niet alleen maar om mensen een leuke dag te bezorgen. Want dan had je ook een etentje kunnen organiseren. Je doet het ook niet om achteraf te horen dat de broodjes lekker waren en de sprekers een leuk verhaal vertelden. Dat is heel fijn om te horen en ook belangrijk, maar niet hét doel om een event te organiseren.

Soms zijn er events, waarin het vooral waardevol is voor de organisator en niet zo zeer voor de bezoeker. Bijvoorbeeld wanneer het te commercieel is, er veel tickets zijn verkocht, maar de bezoeker ontevreden naar huis gaat. Kijkend naar alleen dit event en de winst, lijkt het succesvol, maar op lange termijn ga je steeds meer bezoekers verliezen als je niets doet aan de kwaliteit van het evenement.

Het belang voor bezoekers

Terug naar het voorbeeld van Event Planning Days. De doelgroep was eventplanners die zakelijke evenementen organiseren. Met ons event wilden we ze inspireren en praktische tips en tools geven om nog betere events te organiseren. Dit doel hadden we bereikt. Mensen hebben veel inspiratie gekregen, interessante experts ontmoet en met vakgenoten kunnen sparren.

Het belang voor ons

Wij hebben veel tijd, energie en geld in dit event gestoken. Het is geen vrijwilligerswerk, maar een marketingmiddel. Ons doel was om onze nieuwe training te verkopen die een maand na het event van start zou gaan. Vanuit ons perspectief was het event niet succesvol. Simpelweg omdat niemand interesse toonde in onze training. De investering van het event had zich moeten terugvertalen in de verkoop van de trainingen. Dat is niet gelukt. Een positieve uitkomst was dat we door het event onze doelgroep beter leerden kennen en nu begrijpen waarom er geen interesse was voor de training, maar dat terzijde.

Zinvol is niet per se succesvol

Als we een evaluatie hadden uitgestuurd, hadden we waarschijnlijk een dikke voldoende gekregen, maar uit dit voorbeeld blijkt dus dat dat helemaal niets zegt. Al kregen we een 10. Als het niet het beoogde resultaat oplevert, heb je niets aan zo'n mooi cijfer. Het was voor ons reden om nog eens goed achter onze oren te krabben of we dit nog eens zo zouden doen (het antwoord werd nee).

We kwamen erachter dat spreken op andere events waar dezelfde doelgroep kwam effectiever bleek. Dat is veel goedkoper en kost veel minder tijd. Waarom zou je dan zelf events blijven organiseren? Natuurlijk is een event organiseren heel bepalend voor je imago en expertstatus. Maar het is dus een belangrijke afweging om te maken als je beperkt tijd, geld en middelen hebt.

Wie bepaalt het succes van het event?

Zo zie je maar hoe belangrijk het is vooraf goed na te denken over het doel van je evenement en hoe je dit meetbaar maakt. Aan een sentiment alleen heb je niet genoeg. Maar dan het grote probleem in de praktijk. In ons geval is het event georganiseerd door twee eigenaren van een klein bedrijf. Wij kwamen er wel snel uit. Maar wie bepaalt het succes van een event bij grotere bedrijven? Daar zit nou precies de crux.

Het is niet de eventplanner. Die krijgt namelijk een briefing en moet het gaan regelen. Het is ook niet de bezoeker. Die wil over het algemeen een waardevolle dag in de vorm van interessante kennis en interessante ontmoetingen.

Het is vaak ook niet de directeur of opdrachtgever of wie dan ook die het evenement betaalt. Maar dit zou wat ons betreft wel de persoon moeten zijn. Helaas zie je vaak dat een directeur allang blij is als er veel reuring is rondom het event en alles soepel verloopt. Verder bemoeit diegene zich niet heel erg over het event, er zijn genoeg andere zaken om mee bezig te zijn. In het meest gunstige geval laat de directeur het volledig over aan z'n sales- en marketingteam.

Bij grote bedrijven is de valkuil dat er niet één iemand echt wakker ligt of het event succesvol is of niet. Wat ons betreft moet dat veranderen, zeker als je een terugkerend event meer bestaansrecht wilt geven.

Samira Salman en Melanie Westdijk zijn de oprichters van de Event Planner Academy. Via dit platform blijven organisatoren van zakelijke evenementen up-to-date van alle ontwikkelingen in de branche, kunnen zij werken aan hun skills en hun netwerk en innovatiekracht vergroten voor die succesvolle offline, online of hybride events. Kijk voor meer informatie op eventplanneracademy.nl.