Ouderwets over de beurs lopen tijdens EventSummit 2021

Gezellig bijkletsen in de lounge, samen borrelen en je laten informeren bij 180 stands zonder 1,5 meter afstand. Het klinkt als een flashback naar betere tijden, maar tijdens EventSummit op 20 mei is dit de realiteit.

Als eerste Live beurs van 2021, kan het grootste eendaagse platform voor de eventbranche op donderdag 20 mei plaatsvinden. Naast het feit dat iedereen elkaar na een lange periode van online events weer live kan treffen, draagt de beurs bovendien als Fieldlab event bij aan de waardevolle onderzoeken hoe live evenementen veilig kunnen worden georganiseerd. “Joris (Bots) en ik wilden de beurs aan het eind van Q2 laten plaatsvinden, terwijl Maarten Schram (IDEA, Fieldlab evenementen) nog een Fieldlab event in de vorm van een beurs wilde opzetten”, vertelt mede-organisator Arjen Lemstra. “Fieldlab zit namelijk in de tweede fase waarin de events worden opgeschaald. Een beurs heeft een bijzondere dynamiek die niet met andere evenementen kan worden vergeleken. Tijdens EventSummit zal de nadruk dan ook vooral liggen op het onderzoeken van het gedrag van de deelnemers. We hopen van harte dat met behulp van de resultaten van EventSummit de beurzensector sneller kan opstarten.”

Aangepaste vorm
Als Fieldlab evenement zal de dertiende editie van EventSummit definitief doorgaan, maar wel in aangepaste vorm. Arjen en Joris hopen tussen de 175 en 200 standhouders te mogen verwelkomen en rond de 1.500 bezoekers. Vaste locatie Rotterdam Ahoy is ingeruild voor de Jaarbeurs. “Ahoy heeft tegen die tijd natuurlijk een ander feestje. Bovendien heeft Jaarbeurs in Utrecht ervaring met Fieldlab evenementen. Ook is het leuk om weer eens in de thuisstad van de trouwe Utrechtse exposanten te zijn.” De kosten worden dit jaar door de exposanten én de bezoekers gedragen. “Omdat de coronacrisis ons allemaal treft, willen we de exposanten minder laten betalen en vragen we alle bezoekers dit jaar voor het eerst entree, ongeacht het moment van aanmelden” 

Sneltests en tijdslots
Wie zich heeft aangemeld voor de beurs, moet bij binnenkomst een negatieve coronatest laten zien die niet ouder is dan 24 uur voor vertrek vanaf de beurs. “Deze gratis sneltests zijn, in tegenstelling tot het eerste Fieldlab event in februari, inmiddels overal in Nederland af te nemen. In de centrale hal van de Jaarbeurs wordt eerst nog op 1,5 meter afstand en met verplicht mondkapje een coronacheck gedaan. Om deze check goed uit te kunnen voeren, hanteren we vier tijdslots en laten we per keer maximaal 500 bezoekers binnen. Bij het bestellen van een entreekaart kun je een tijdslot selecteren.”

Straten
Wie eenmaal de beurs in hal negen van de Jaarbeurs betreedt, kan de huidige coronamaatregelen even loslaten. “Omdat het een Fieldlab evenement is, hoeven bezoekers geen 1,5 meter afstand te houden. Wel moeten ze tijdens het lopen nog een mondkapje dragen. We gaan ook kijken of we de bezoekers hier door middel van entertainment op een ludieke manier op kunnen wijzen. Wanneer je bij de stands staat of aan een tafel tijdens de afsluitende borrel, mag het mondkapje af. De stands zelf bestaan uit het bekende beursconcept van EventSummit en zijn ingedeeld in de straten (Locaties per stad/provincie, Dienstverlening, Evenementbenodigdheden, Online en Techniek, Relatiegeschenken en Media en Branche). Daarnaast zijn er twee horecapleinen, twee seminarruimtes en een apart plein met foodtrucks en entertainment (deels in hal 8 waar ook het locatieconcept SCALA is uitgerold). 

Online beurs
Wie als bezoeker of exposant niet kan of wil deelnemen aan EventSummit, krijgt op 3 juni alsnog de kans tijdens de Online editie van de beurs. “We speelden eerste met het idee om een hybride beurs te organiseren, maar in de praktijk bleek het erg lastig om de exposanten te verdelen over een offline en online beurs. Dit wordt nu een apart drie uur durend event. Tijdens de online editie van EventSummit verwerken we de beste content van de live beurs in het programma. Bezoekers kunnen sprekerssessies volgen of naar de virtuele bioscoop. Ook is er een netwerkplein en het hilarische netwerkcarrousel. En alles wordt gepresenteerd vanuit de Live lobby. Het event zal 3 tot 3,5 uur duren en worden gestreamd via ons eigen platform.”  

Kritische noot
Vanuit de branche is zeer enthousiast gereageerd op de beurs. “Ons doel is om de markt weer bij elkaar te brengen en uit de reactie merken we ook dat iedereen, na een lange periode van online events, blij is om elkaar weer live te zien. Hoe we via online events content moeten delen, is inmiddels wel bekend. Het gaat juist om het netwerken. Via een carrousel kan dat heel leuk en hilarisch zijn, maar het is niet hetzelfde als tijdens een beurs.

Natuurlijk zijn er ook kritische noten, zeker wat betreft het verplichte testen. Zelf zijn wij geen voorstander van een testsamenleving, maar als branche moet je toch iets doen om te kunnen laten zien dat het kan. De uitslagen van de voetbalwedstrijden met publiek die als Fieldlab evenement plaatsvonden, bleken gunstig. Wanneer we straks in november het punt bereiken dat iedereen gevaccineerd is maar er toch een gemuteerde versie van het virus opduikt, maken goed georganiseerde beurzen wellicht een kans om gewoon door te mogen gaan. Voorlopig blijven we duidelijk communiceren wat we van de bezoekers en de deelnemers verwachten. Ook hopen we dat in mei het aantal besmettingen daalt en de stemming rond testevenementen weer positief is. Voor de exposanten en bezoekers: kom op 20 mei allemaal naar EventSummit. Neem samen met ons het voortouw en laat zien dat het kan!”

Boek hier je toegangskaart voor Eventsummit 2021 op donderdag 20 mei in de Jaarbeurs in Utrecht


Meeting Magazine is ook dit jaar weer van de partij tijdens EventSummit! Je bent van harte welkom bij stand F03. 
 

Auteur: Sofie Fest

Tags: EventSummit Arjen Lemstra Fieldlab Evenementen Live beurs Online beurs