De toekomst van meetings en events: Het nieuwe bijeenkomen

Hoe ziet de toekomst van meetings en events eruit? Blijven we online vergaderen of gaan we elkaar weer fysiek ontmoeten? Bilderberg vroeg 272 event professionals naar hun visie op het nieuwe bijeenkomen. In dit artikel lees je de belangrijkste bevindingen.

Dankzij COVID-19 heeft de branche massaal de voordelen van online samenkomen ontdekt. Met name voor reguliere vergaderingen en theoretische trainingen lijkt het erop dat we dit na de crisis online gaan voortzetten. Maar we weten nu ook wat de nadelen van online samenkomen zijn. Een virtuele bijeenkomst geeft niet dezelfde energie als een persoonlijke ontmoeting. Met name voor samenwerken, netwerken, persoonlijke ontwikkeling en teambuilding geven we toch echt de voorkeur aan een fysiek event. Echte verbinding kun je niet online creeren.

Online elementen
Inmiddels hebben we flink wat kennis opgedaan op het gebied van online vergaderen. Naar verwachting zullen organisaties bij iedere bijeenkomst bewust kiezen voor een passende wijze van bijeenkomen. De event experts die meewerkten aan het onderzoek, verwachten dat bedrijven vanwege het thuiswerken met name behoefte hebben aan bijeenkomsten met eigen medewerkers. Ook zullen fysieke bijeenkomsten vaker online elementen bevatten, zodat deelnemers ook vanuit huis of een andere locatie de bijeenkomst kunnen bijwonen. Anouk Roohé van Meetingselect verwacht dat er de komende tijd zeker nog een mix zal zijn van online en offline. "Ik geloof dat online aan het assortiment wordt toegevoegd zodat er een gezonde mix ontstaat. Daarom is het essentieel om de technologie te omarmen. Er zijn zoveel mogelijkheden. Heel veel locaties bieden bijvoorbeeld een virtual tour aan, waarbij je een prima indruk krijgt van de look & feel van de locatie."

Meerdere scenario's
In het eerste jaar na de uitbraak bieden sneltesten mogelijk een oplossing voor events. Maar omdat we ons in een overgangsperiode bevinden, zullen de steeds veranderende restricties invloed hebben op hoe we onze evenementen gaan organiseren. Om op de onzekerheden in te kunnen spelen, is flexibiliteit essentieel. Een boeker zal rekening moeten houden met meerdere scenario's. Jan Liebregts van Obsession vindt het belangrijk dat een locatie meebeweegt met wat wel en niet mag. "Meer dan ooit zijn wij schakels in de evenementenketen op elkaar aangewezen om de antwoorden boven tafel te krijgen. Het is onze taak om te luisteren, mee te denken en veerkracht te tonen, alleen dan kunnen we een geslaagd evenement afleveren."

Veiligheid en hygiëne
Na een jaar van handen wassen en mondmaskers dragen zijn deze ex-tra vormen van hygiëne een tweede natuur voor ons geworden. Ook bij evenementenlocaties is dit een hot topic. De ondervraagde experts geven wel aan dat zij voor de crisis er al op vertrouwden dat dit bij de locaties goed op orde is. Waar de event pro-fessionals des te meer op letten, is of een locatie voldoende ruimte heeft en handige looproutes hanteert, zodat je makkelijk afstand kunt houden ten opzichte van elkaar en van andere groepen. Gasten willen er zelf niet al te veel mee bezig hoeven zijn en willen daarom vooraf en tijdens hun verblijf gerustgesteld worden dat de veiligheid en hygiëne gewaarborgd worden. Ingrid Geul van de Nederlandse Vereniging van Directie- en managementondersteuners kan dit beamen. "Het zou fijn zijn als locaties nauwkeurig aangeven wat op dit moment de mogelijkheden zijn. Welke maatregelen gelden er nu? Wat doet de locatie eraan om de bijeenkomst veilig te laten verlopen? Communiceer dit steeds zo duidelijk mogelijk, in ieder geval via de website."

Techniek als expertise
Het afgelopen jaar hebben we uitgebreid kennisgemaakt met de meerwaarde van techniek voor zakelijke bijeenkomsten. Experts zien het, voor hun toekomstige events, als een extra tool die wordt toegevoegd aan het assortiment. Dit biedt een scala aan nieuwe mogelijkheden om impact-volle bijeenkomsten te organiseren op een manier die voor iedere deelnemer passend is. Maar bij het opzetten van een succesvol hybride event komt veel kijken. Belangrijk is dat het doel van de bijeenkomst helder is. Aan de hand hiervan kan worden gekeken of, en zo ja, welke ondersteunende rol techniek kan bieden. "Een fysiek event is de enige manier van communicatie waarbij een groep mensen zich urenlang in een geregisseerde omgeving bevindt, zegt Jan Liebregts. "Om mensen online met dezelfde impact te bereiken; dat is een uitdaging waar expertise voor nodig is." Locaties moeten voor hybride events een perfecte verbinding en streamingmogelijkheden bieden, al dan niet in samenwerking met externe partners.

Wow-factor
Een laatste aspect waar de experts het over eens zijn, is dat het doel de vorm van het evenement bepaalt. Event organisatoren zullen vaak terug moeten naar de tekentafel, en daarvoor is het belangrijk om te weten wat je bijvoorbeeld precies met een jaarpresentatie wil bereiken. Wanneer het doel helder is, kun je een event organiseren dat echt effect heeft en waar nog lang over nagepraat wordt. Liesbeth van Belkom van Bilderberg verwacht dat organisaties jaarlijks minder bijeenkomsten organiseren, maar dat deze wel langer, intensiever en meer onderscheiden zijn. "Ook in de toekomst zullen mensen meer thuiswerken en vaker online vergaderen. Wanneer je dan wel een live event bijwoont, wil je dat deze ook echt de moeite waard is. Interessante inhoud. Heerlijk eten. Goede organisatie." De wow-factor wordt dus nog belangrijker.

Benieuwd naar het complete onderzoek en de tien tips voor succesvolle bijeenkomsten? Download de whitepaper ‘Het nieuwe bijeenkomen’.