Interview Pieter Schure, PINO: ''Online events hebben ons veel positieve dingen gebracht''

Inmiddels hebben alle eventbureaus ervaring opgedaan met online events. Ook Pieter Schure en zijn team van PINO Concept, Communicatie, Organisatie maakten de overstap. "Online events hebben ons veel positieve dingen gebracht, al missen we live wel heel erg."
 

De persconferentie op 12 maart 2020 omschrijft Pieter als het gevoel alsof je met een snelheid van 200 kilometer per uur tot stilstand komt tegen een betonnen muur. "Het voelde als een harde knal waarbij iedereen met de schrik vrijkwam. Ik moest de eerste weken echt bijkomen van de klap voordat ik kon omschakelen, terwijl andere collega's meteen in actie kwamen. We doken in de online events en deden onderzoek naar platforms en tools. Verder hadden we veel annuleringen en verplaatsingen. Klanten vroegen aan ons wat er mogelijk was, terwijl ze zelf eigenlijk niet zo goed wisten wat ze wilden. Wij wisten op dat moment zelf nog niet precies wat we konden bieden." Uiteindelijk vond het PINO-team opnieuw zijn draai, werden de ambities bijgesteld en ontwikkelden ze een nieuw businessmodel voor online events. "Twee weken na de lockdown organiseerden we al ons eerste online event: de Dutch Marketing Awards 2020, een live talkshow vanuit een mooie studio."

Variabelen
PINO heeft zich toegelegd op verschillende online activiteiten. Zo organiseert het eventbureau webinars, masterclasses en kennissesies in platforms als Zoom en Cisco Webex en produceren ze complete livestream talkshows. De ene keer vanuit hun kantoor in Utrecht, de andere keer in hun eigen studio Pakhuis in Den Haag, bij de opdrachtgever op kantoor of op een externe locatie. Pieter: "Net als bij live evenementen zitten er ook tussen al die online bijeenkomsten altijd een paar uitschieters. Eind januari organiseerde het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat de online Climate Adaptation Summit (CAS) 2021, een 24-uurs event met 300 sprekers, 160 side events en meer dan 18.500 geregistreerde deelnemers. Samen met Obsession en Nathan Wiersma hebben wij het ministerie geholpen bij het programmeren van de inhoud. Hoe zorg je voor een pakkende en afwisselende opbouw van je online programma? Met de vele variabelen die een rol speelden bij dit event was dat een flinke puzzel. Daarnaast merkten we dat de bereidheid van regeringsleiders om mee te doen aan een online event heel groot was. En wanneer VS-klimaatgezant John Kerry na de deadline aangeeft mee te willen doen, zegt het ministerie natuurlijk geen nee. Je hebt eigenlijk geen deadline en het voorbereidingsproces is nooit af. Ook online is flexibiliteit dus echt belangrijk."

Confronterend
Na ruim elf maanden sinds de uitbraak van de pandemie vindt Pieter een online event soms nog spannender dan een live event. "Je circle of influence is tijdens een Webex-meeting voor zestig mensen veel kleiner dan tijdens een live event voor 1.500 personen. Je bent heel erg afhankelijk van de apparaten die je deelnemers gebruiken en de kwaliteit van hun internetverbinding. Het is ook een kwestie van heel veel communiceren. We sturen de deelnemers in dit geval de instructies liever een keer te veel dan te weinig, maar de volledige controle heb je nooit. Dat besef is voor ons als organisator wel confronterend. Live heb je de situatie juist veel meer in handen. Wanneer er een microfoon kapot is, kan de presentator een grapje maken terwijl de technicus het probleem verhelpt. Deelnemers zien dat er actie wordt ondernomen. Online krijg je dat niet mee en dat zorgt voor stress en onzekerheid. Ook hier is het weer een kwestie van snel schakelen en communiceren naar deelnemers. "

Interactie
Veel organisatoren vinden het een uitdaging om tijdens een online event interactie tussen de sprekers en deelnemers op gang te brengen. Ook voor Pieter blijft dit lastig. "Wij blijven zoeken naar oplossingen. Maar wanneer je je afvraagt wat interactie nu precies is, dan kom je tot de conclusie dat het vooral gaat om sociaal welzijn. Tijdens een live event draait interactie vaak niet om de spreker op het podium, maar om het gesprek dat je na afloop voert in de regen bij de auto. Of die ene deelnemer die de hele tijd in gesprek was en die je alsnog in de lobby tegenkomt. Het gaat om de spontane ontmoetingen waardoor gesprekken en nieuwe ideeen ontstaan. Aan de andere kant bieden online platforms ook veel nieuwe manieren van ontmoeten. Denk aan een carrousel of match-making tool, waarbij je ineens digitaal met iemand aan tafel schuift, die je anders wellicht niet aan had gesproken. Toch denk ik dat we ondanks die mooie oplossingen moeten accepteren dat een online event wat betreft interactie de next best thing is. Je kunt een borrel simuleren, maar de drempel om na een online event iemand te bellen is een stuk hoger. En daarmee is de kracht van live bewezen."

Uitdaging van hybride
PINO heeft inmiddels flink wat vlieguren gemaakt met online events, maar over de hybride varianten is Pieter nog wat sceptisch. "Zelf merken wij dat veruit de meeste aanvragen die wij binnenkrijgen nog voor online events zijn. Dat heeft ook te maken met het feit dat vorig jaar het maximum aantal deelnemers steeds veranderde. Zelf twijfel ik nog over hoe je met een hybride concept je doelen echt kunt bereiken. Een spreker kan tijdens een live event prima een half uur aan het woord zijn, online is dit al snel te lang. Daarnaast geven sprekers zelf aan dat ze het erg lastig vinden om hun aandacht te verdelen tussen de deelnemers in de zaal en de camera voor de deelnemers thuis. Online krijg je als deelnemers niet alles mee wat in de zaal gebeurt. Het vallen van een sprekerskaartje is grappig in de zaal. Ga je de grap online uitleggen, dan sla je de plank volledig mis. Hybride events gaan er zeker komen, maar moeten nog 'uitgevonden' worden. Weer een nieuwe uitdaging, zodra de vraag ernaar is."

Noodzaak van events
Net als veel andere organisatoren hoopt Pieter dat er vanaf september van dit jaar weer kleine live events kunnen worden georganiseerd. "Ik verwacht niet dat we uiteindelijk weer helemaal terug zullen gaan naar de frequentie en omvang van voor de coronacrisis. We gaan steeds kritischer kijken naar de noodzaak van live events. Ook vermoed ik dat het afwisselen en combineren van live en online events blijft. Daarnaast vraag ik me af welke partners en leveranciers er na de terugkeer naar live nog overeind staan. Net als cateraars en locaties hebben zij het nu een stuk zwaarder dan de eventbureaus. Kun je straks nog steeds met een telefoontje een aantal LCD-schermen regelen? Het ecosysteem waarin we flo-reerden, verandert enorm. Wat wel duidelijk is, is dat iedereen live heel erg mist; het contact met elkaar, de interactie die sprekers met hun publiek hebben. Online events hebben ons veel positieve dingen gebracht, maar live blijft toch het mooist."