Terugblik winnaars Nationale Meeting Award Bilderberg Kasteel Vaalsbroek: Alternatieve scenario's en een virtuele tour



In april 2020 maakten Meeting Magazine, MeetingReview, CLC-VECTA en Vergaderhamers tijdens een online uitreiking de winnaars van de Nationale Meeting Award bekend. De euforie van de winst was toen merkbaar, net als de impact van de coronacrisis. Inmiddels zijn we een roerig jaar verder en blikken we samen met de vijf winnaars terug. Hoe gaat het met Mariëlle Haenen van Bilderberg Kasteel Vaalsbroek.

Toen de coronacrisis uitbrak en steeds meer events werden gecancelled, was Mariëlle vooral bezig met het bellen van opdrachtgevers en gasten. Eigenlijk is er in een jaar tijd niet heel veel veranderd en staan de zakelijke events nog steeds op een laag pitje. "We hebben vorig jaar wel enkele hybride en online events georganiseerd. Zo mochten we in oktober in samenwerking met onze vaste partner Media Service Maastricht nog een groot online congres verzorgen met tien sprekers op locatie. Toen in het najaar van 2020 bleek dat alle evenementen opnieuw moesten worden verplaatst, kozen veel opdrachtgevers ervoor om uit te wijken naar het voorjaar van 2021. Maar helaas ziet het ernaar uit dat er de komende weken nog niet veel mogelijk is."

Nieuwe aanvragen
Naast de evenementen die verplaatst moeten worden, komen er nieuwe aanvragen voor september binnen. "Veel opdrachtgevers verwachten dat we vanaf september weer groepen van honderd personen mogen ontvangen. Ze willen het liefst een bijeenkomst zoals vanouds met een teambuildingsactiviteit en een feest. Maar je weet gewoon niet wat er tegen die tijd mogelijk is. Daar spelen we met onze voorwaarden en een flexibele houding op in. We blijven in contact met de opdrachtgevers en kijken per event naar alternatieve scenario's. Denk aan het opsplitsen in kleinere groepen of een hybride variant. Om die reden zijn we nu ook de laatste hand aan het leggen aan een virtuele tour zodat klanten op afstand kunnen meekijken."



Internationale beperkingen

Omdat het hotel op het drielandenpunt ligt, heeft Mariëlle ook nog eens te maken met drie verschillende pakketten aan maatregelen. "Dan moet je tijdens een telefoongesprek met een Duitse of Belgische opdrachtgever uitleggen dat bepaalde wensen vanwege de Nederlandse regelgeving niet of enkel in aangepaste vorm kunnen worden uitgevoerd. Dat druist heel erg tegen onze aard in. Ook voor de opdrachtgevers zelf zorgen die verschillende regelgevingen voor complexe situaties."

Boeman spelen
Wat betreft de leisure markt is de bezettingsgraad gelukkig beter. "In de zomer van 2020 hadden we een hele goede kamerbezetting. We hebben zelfs op een mooie herfstdag in het paviljoen nog een bruiloft gehad die al een aantal keer was verzet. Ook het tweede weekend van januari, toen in Limburg de eerste sneeuw was gevallen, werden er ineens spontaan vijftig kamers geboekt." De regelgeving maakt het soms echter lastig om gasten te faciliteren. "Ontbijt, lunch en diner mogen we alleen als take away aanbieden. Daarnaast moet je gasten voortdurend op de maatregelen wijzen. Afgelopen zomer hebben we soms echt de boeman moeten spelen. Wat het extra lastig maakt, is dat mensen hoge verwachtingen hebben, terwijl je noodgedwongen een aangepast product biedt. We kregen bijvoorbeeld vaak de vraag waarom het zwembad gesloten is."

Perspectief
Met een normale agenda van 10.000 zakelijke overnachtingen per jaar hoopt Mariëlle dat er snel weer wat perspectief komt. "Mensen zijn het online samenkomen beu en hebben behoefte aan persoonlijk contact. Bovendien weten onze gasten dat ze hier alle ruimte hebben om op 1,5 meter afstand in een veilige omgeving een event kunnen organiseren. Maar hoe de situatie er over een maand ook uitziet, uiteindelijk zijn we blij met elke zakelijke gast die we straks weer mogen ontvangen. Waar we voorheen energie kregen van een groot event voor 500 personen, worden we nu even blij van een vergadering voor vier."

 



Auteur: Sofie Fest

Tags: NationaleMeetingAward Marielle Haenen Bilderberg Bilderberg Kasteel Vaalsbroek Vaals Limburg Reviews
Bilderberg Kasteel Vaalsbroek | bekijk uitgebreid bedrijfsprofiel
Vaalsbroek 1
6291 NH
Vaals
Nederland
Algemene voorwaarden | privacy statement