Event uitgelicht: Duitslanddag DNHK: "In een mooi event moet je investeren"



Vorig jaar stapte de Duits-Nederlandse Handelskamer noodgedwongen over op een online variant van de Duitslanddag. Deze digitale bijeenkomst bood op het gebied van netwerken en interactie de nodige uitdagingen. Toch denkt afdelingsmanager Kiona Jansen dat de Duitslanddag in de toekomst als een hybride event met live én online deelnemers zal worden georganiseerd.   


Duitslanddag

De Duits-Nederlandse Handelskamer (DNHK) is een ondernemersnetwerk met 1.500 leden. De vereniging heeft als doel om Nederlandse ondernemers te adviseren en te ondersteunen bij het zakendoen in Duitsland. "Onze leden zijn op zoek naar kennis, maar willen ook graag hun eigen expertise over Duitsland met andere ondernemers delen", vertelt afdelingsmanager leden & events Kiona Jansen. "Dat bracht ons een paar jaar geleden op het idee om een platform te creëren. Dat is uiteindelijk de Duitslanddag geworden die in 2015 voor het eerst is georganiseerd. Tijdens dit kennisevent kunnen onze leden, waaronder advocaten en marketeers, hun expertise delen met andere leden en nieuwe bedrijven leren kennen."

Overstap naar online

Sinds 2016 is de Duitslanddag een tweejaarlijks live event dat in het voorjaar in DeFabrique evenementenlocatie plaatsvindt. Dit jaar stapten Kiona en haar collega's er noodgedwongen over naar een online event.
"De Duitslanddag stond gepland voor maart 2020, maar dit hebben we een week van tevoren moeten cancellen. Toen ook mei niet haalbaar bleek, besloten we voor een hybride variant op 14 september te gaan. Op 2 september wisten we dat dit event opnieuw geen doorgang kon hebben en hebben we de Duitslanddag in twee weken tijd omgezet naar een online event dei via drie livestreams aan ruim duizend deelnemers werd uitgezonden." 

Daarvoor waren veel ad hoc-aanpassingen nodig. "Zo moesten we onder andere de fysieke deelnemers en standhouders informeren over hun aangepaste deelname, een mooie studiosetting creëren en de belichting regelen. De sprekers hebben we zo veel mogelijk naar de locatie geprobeerd te halen. De sprekers die van ver moesten komen, hebben van tevoren hun workshop of infosessie opgenomen zodat we deze tijdens het event konden uitzenden. Deze Duitse sprekers hebben we vooraf goed geïnformeerd over het gebruik van de webcam en de data die werd verzameld. Duitsers zijn op online gebied toch wat voorzichtiger en terughoudender dan Nederlanders, al merken we dat Duitsland het digitaal vergaderen nu ook heeft omarmd."



Partners


Om het online programma goed om te kunnen zetten, zocht Kiona de samenwerking met enkele partners op. "Het event wordt al vanaf de eerste editie in DeFabrique georganiseerd, mede omdat de industriële setting van deze locatie perfect aansluit bij het industriële karakter van Duitsland. Bovendien denkt het team heel goed met je mee en dat hebben ze ook met de switch naar online gedaan. Uiteindelijk hebben we drie verschillende studio's ingezet. Voor de live verbinding werkten we samen met Stream My Event. Zij hadden tijdens de Dag van de Duitse Taal al eerder een livestream verzorgd, al ging het nu om een heel event in plaats van één programma-onderdeel. Ten slotte heeft onze vaste techniekpartner Todos Media meegekeken. Zij hebben onder andere het aanmeldsysteem aangepast en de website voor het online event opnieuw vormgegeven.  

Programma 

Normaal gesproken bestaat het programma van de Duitslanddag uit een plenaire sessie in een DWDD-setting, diverse inhoudelijke workshops over specifieke thema's en een beursvloer waar diverse korte en praktische infosessies plaatsvinden. Tijdens het online event konden de ruim 1000 deelnemers naast het bijwonen van plenaire ochtend- en middagsessie kiezen uit en switchen tussen tien workshops en vijftien infosessies.

"De onderdelen waren als blokken weergegeven zoals bij een festivalprogrammering. Via een klik op een blok ging je direct door naar de betreffende sessie en na afloop kwam je dan weer terug bij het programma. Op die manier wilden we de deelnemers een klein beetje dirigeren, maar hen ook het eventgevoel meegeven." Na afloop verschenen de opnames van de infosessies en workshops als on demand video's op de website van het event. "Ook hebben we de opnames van de standhouders op website laten staan zodat we hen gedurende een lange tijd een podium kunnen bieden. Daarnaast zijn de filmpjes mooie content om de verwerken in posts op social media."



Leerpunten


Het eerste online event was uiteindelijk een succes, maar leverde ook enkele leerpunten op. "De chatfunctie liep vertraging op waardoor mensen niet real time konden reageren. Daarnaast misten de deelnemers het netwerken. We hadden weliswaar virtuele stands waar ze via een videoverbinding met de standhouders konden praten, maar je mist toch de dynamiek, even iemand aan diens jasje trekken. Op dit moment zijn we voor de NiederlandeTag, een event voor Duitse ondernemers die zaken willen doen in Nederland, aan het kijken welke software het netwerken zou kunnen faciliteren. Zelf denken we aan een chat-bot of een virtuele pop-up stand voor de volgende Duitslanddag."

Een ander nadeel was het vluchtige contact met de deelnemers. "Dat je niet live kunt ingrijpen, vonden mijn collega's en ik heel spannend. Het loopt immers altijd anders dan je hebt gepland. Wanneer de livestream bijvoorbeeld even twee minuten wegvalt, ben je de deelnemers heel snel kwijt. Dan mis je die extra laag communicatie die je tijdens een live event wel hebt. Daarom hebben we in de voorbereiding nog meer op de details gezeten." 

Volgende editie

De volgende editie voor de Duitslanddag staat gepland voor het voorjaar van 2022. "In principe beginnen we pas in de zomer met de voorbereidingen, al ga ik er eigenlijk nu al vanuit dat het een hybride event zal worden. Ik verwacht niet dat we weer teruggaan naar 100% live. Het ene deel van de bezoekers wil graag live deelnemen vanwege het netwerken, het andere deel komt juist voor de kennis en dat kan ook prima online. Wat betreft onze partners zal ik voor 2022 zeker weer bij hen aankloppen. Microsoft Teams is weliswaar makkelijk en goedkoop, maar als je een mooi event met een stuk beleving neer wil zetten dan moet je investeren in techniek en een goede locatie."


 

Auteur: Sofie Fest

Tags: Duits-Nederlandse Handelskamer Duitslanddag DNHK Online event Stream My Event DeFabrique Todos Media
Algemene voorwaarden | privacy statement