Online event: lessen van PlanetIMEX 2020

Een van de signatuurfoto’s van IMEX Frankfurt2019 was het beeld van twee collega’s die elkaar hartelijk omhelzen midden in de wandelgangen van de beurs. Dat beeld staat symbool voor de essentie van onze industrie. Beurzen, congressen, teambuilding, training of presentatie; alle zakelijke motieven om elkaar te ontmoeten hebben onder de oppervlakte ook nog die niet-zakelijke drijfveer van de menselijke natuur; uitwisseling.

Tekst: Monica Rijpma

Noodgedwongen gebeurt deze uitwisseling nu op afstand. IMEX maakte van de nood een deugd en komt in 2020 met vernieuwingen, inzichten en rapporten die het puur commerciële belang van een beursorganisatie ver overstijgen. Op 11 maart 2020 werd met een tweet het live evenement in Frankfurt afgeblazen en de geboorte aangekondigd van PlanetImex. Met speelse creativiteit en hulp van de laatste technische snufjes is de organisatie erin geslaagd (bijna) alle bovenstaande elementen van de zakelijke ontmoeting vorm en inhoud te geven. Educatieve lezingen, panel gesprekken met experts, entertainment en virtuele locatie-tours worden afgewisseld met online afspraken tussen klanten en leveranciers. 

Nieuwe formats
Ook de oktober editie die in Las Vegas zou plaatshebben, werd vervangen door een online evenement. Hier werd verder gebouwd op de ervaringen van de voorjaarseditie. Carina Bauer, CEO van de IMEX GROUP is een gedreven pleitbezorgster voor het belang van meetings als aandrijver van maatschappelijke ontwikkelingen. Ze vertelt dat PlanetIMEX vooral bedoeld is om terug te geven aan de industrie die IMEX groot heeft gemaakt. Inmiddels wordt overal in de industrie doorgebouwd op nieuwe formats die het hybride tijdperk inluiden.

Teambuilding
Enkele highlights van PlanetImex oktober kwamen van producenten die online alternatieven vonden voor zoiets ontastbaars als gevoel van verbinding bij teambuilding. SongDivision slaagt erin door middel van co-creatie van een teamsong in minder dan een uur een band te bouwen bij deelnemers die na instructie in de ‘openbare ruimte’, in chatrooms met anderen hun bijdrage bespreken. Een gezamenlijke fitnesscompetitie laat zien hoe de behoefte aan binding met collega’s zelfs online enthousiasme en betrokkenheid kan genereren.



Pluspunten
Het aanbod van educatieve sessies was overweldigend en meteen illustratief voor een van de pluspunten van het online evenement in vergelijking met onsite; de onlinebezoeker heeft de mogelijkheid achteraf sessies in te halen. Ook voor de sponsors is er een pre omdat potentiële klanten nog maanden na het evenement productpresentaties kunnen terugkijken.

Succesfactoren
Welke succesfactoren de meeting industrie tijdelijk of blijvend zullen veranderen, was een belangrijk thema:

-De consensus is dat de toekomst van zakelijke evenementen hybride is en zal blijven. De keuze tussen online deelname en/of onsite deelname wordt schoorvoetend gezien als een verbetering.
-Dit geeft een grote rol aan eventdesign, thema van meerdere paneldiscussies en lezingen. Het doel van een beurs of congres zal vanaf de eerste planningsfase moeten worden uitgewerkt in detail, om vervolgens een gerichte wervingscampagne te kunnen inzetten waarop de afnemer zijn/haar keuze zal baseren om wel of niet de verplaatsing naar het live evenement en de daarbij horende kosten te maken.
-Dit is ook direct aanzet tot een Multi-Tier marketing strategie.
-Zowel de vorm als de inhoud moet worden aangepast en daarbij is het zaak betrokkenheid te creëren bij een online deelnemer en ‘toegevoegde waarde’ voor de aanwezigen bij het live evenement.
-Een thema van pre-corona tijden verschuift nu naar het hoofdpodium; de meetingindustrie moet meer gegevens verzamelen over de effectiviteit van zakelijke evenementen. AI zal hierbij een tool zijn. 

Virtuele matchmaking
Om in te zoemen op het commerciële aspect van de vakbeurs, is de ervaring van planner Sylvia van Rooijen een illustratie die laat zien wat de beurs van de toekomst zal kunnen brengen. Ze sprak van een welkome gelegenheid eindelijk weer eens ‘oog in oog’ te staan met mensen uit haar grote netwerk. Sylvia was corporate planner en vanaf 2016 als zelfstandig planner aangesloten bij HelmsBriscoe Associates. De regelmatige uitnodigingen om als gast de vakbeurzen te bezoeken waren voor haar “de enige efficiëntie manier om in korte tijd nieuwe en oude locaties en destinaties te ontdekken, vaak met enkele RFP’s op zak. Dat maakte de zoektocht heel gericht. Maar het is ook een manier om collega’s en bekenden van de grote hotelgroepen terug te zien. Dat het menselijke contact alles is blijkt uit hoeveel zakelijke relaties over tijd vriendschappen worden. Omdat je unieke ervaringen deelt.” Het virtuele weerzien met enkele van de oude bekenden kreeg een heftige lading door herkenning bij elkaar van de lockdown ervaring. 

Virtuele afspraken
Technisch werd de virtuele matchmaking van PlanetImex mogelijk gemaakt door de inbreng van Grip Events, de makers van een matchmaking-app dat een jaar eerder winnaar was van een Event-Tech-of-the-Year Award. De uitvinder, oprichter en CEO, Tim Groot, had niet verwacht PlanetImex-partner te worden. De in London wonende Nederlander vertelt hoe trots hij is om zo snel na het winnen van de pitch bij IMEX America, als partner bij te kunnen dragen aan een grensverleggend evenement. Tim startte zijn bedrijf toen hij 21 jaar was en nu, 5 jaar later is het op AI gestoelde matchmaking- en netwerk systeem een hit bij bedrijven die zoeken naar een online oplossing voor het proces van virtuele commerciële afspraken. 

Online ontmoetingen
PlanetImex ontving voor oktober al 5.200 registraties waarvan 45% leveranciers, 35% planners en 20% overige. De online-community, die vorm kreeg in een 3D-onderwater wereld, kreeg daaglijks meer dan 6.000 bezoekers die gemiddeld drie-en-een-halve sessie bijwoonden. Op het commerciële platform wisselden planners en leveranciers meer dan 11.000 berichten waaruit duizenden een-op-een online ontmoetingen vloeiden. 

Sylvia van Rooijen had over drie dagen een volle agenda van meer dan 25 afspraken. Ze noemt de online-beurs een groot succes met als enige kanttekening dat de verrassingsafspraken die spontaan gebeuren tijdens een live beurs, natuurlijk niet na te bootsen zijn. Dit zijn nu juist de ontmoetingen waaruit vaak nieuwe zakenrelaties voortkomen. 

Regeneratie revolutie
Toch mag het succes van de online-beurs revolutionair genoemd worden, als een eerste verkenning hoe ver de technologie reikt om succesvol vorm te geven aan een online marktplaats voor aanbieder en afnemers. Niet per ongeluk koos IMEX voor het thema NATUUR als rode draad voor de evenementen in 2020 en 2021. Imex CEO Carina Bauer legt uit dat het hoofddoel van de IMEX GROUP is om alle spelers op gebied van zakelijke evenementen bij elkaar te brengen. MICE opereert per definitie op wereldwijde schaal. Dat dit gebeurt binnen de context van het natuurlijke ecosysteem is weer opnieuw pijnlijk helder geworden tijdens de pandemie. Op deze planeet zal de natuur het laatste woord hebben. Daarom is er IMEX veel aan gelegen dat de volgende revolutie er een gaat zijn waarbij de mens niet langer de natuur degenereert (industriële revolutie) maar juist regenereert. Hierbij kan de meetingindustrie een gangmaker zijn.  


Daniel Fox

De plenaire openingssessie van PlanetIMEX oktober werd vorm gegeven in een voor de gelegenheid gemaakte documentaire, gevolgd door vraag en antwoord tijd met auteur, fotograaf en onderzoeker Daniel Fox. De film toont Daniel in zijn habitat, alleen, onderweg in de meest geïsoleerde plekken op aarde. Uit zijn verblijf in de wildernis put hij talloze voorbeelden hoe de mens van de natuur kan leren zichzelf te herstellen (regenereren). 

Panelgesprekken
De Regeneratie Revolutie (RR) is ook de titel van een rapport dat gelijktijdig met de beurs werd aangeboden en vrij beschikbaar is online. Uitleg over aanzet en doel van het rapport bracht een van de pakkendste panelgesprekken. RR is uitgevoerd door een team rondom Guy Bigwood, Managing Director van de Global Sustainable Destinations Movement (GDS-Movement) Guy was panelvoorzitter en hij vertelde dat RR een diepte onderzoek is dat in samenwerking met de IMEX GROUP en Marriott International is gestart. Met de afspraken van het Parijs klimaatakkoord van 2015 in gedachte, tikt de klok; ook voor de MICE wereld. Voorafgaand aan het report vroeg IMEX in januari via een online survey welk belang onze industrie hecht aan het thema duurzaamheid. Een opvallend hoog aantal (90%) van de ondervraagden geven aan dat duurzaamheid integreren in event design een prioriteit geworden is. In mei was dat aantal gestegen tot 95%. 

De vraag blijft HOE die duurzaamheid te integreren. Het rapport geeft praktische aanwijzingen en het RR panel  besprak thema’s zoals terugdringen van armoede door inclusiviteit (vanaf de planningsfase lokale mensen in het eventteam integreren) terugdringen van afval en hergebruik van materialen (door integreren van principes van de circulaire economie). 

De vorige revolutie bracht de wereld het lineaire productiesysteem dat grondstoffen uitput en verspilling aanmoedigt. Bij de volgende revolutie gaat het niet over kiezen tussen natuur of technologie maar juist om van de natuur te leren hoe technologie kan helpen een leefbare toekomst  te creëren, die, zoals de natuur, zichzelf herstelt en verbetert.


Dit artikel maakt onderdeel uit van de online event special die in de januari-editie van Meeting Magazine verschijnt. Benieuwd naar deze special? Schrijf je in voor de nieuwsbrief van Meeting Magazine en je ontvangt deze editie als gratis e-magazine.

Liever een print-editie? In onze webshop kun je losse nummers of een jaarabonnement aanschaffen (gratis verzending in Nederland).
 

Tags: PlanetIMEX Online events Virtuele beurs