Maak online vergaderen leuker en efficiënter met deze tips



Iedereen heeft vanwege het thuiswerken ruim ervaring opgedaan met online vergaderen. Maar volgens vergaderexpert Rob de Haas zijn we daar nog niet zo vaardig in. Gelukkig kun je met een paar tips snel beginnen met het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden om het online vergaderen leuker en efficiënter te maken.

Na de lockdown in maart ging iedereen massaal thuiswerken en kwam online vergaderen bovenaan de prioriteitenlijst van bedrijven te staan. "Op basis van gesprekken met mijn klanten hoorde ik dat zij hier de eerste drie tot vier weken redelijk tevreden over waren", vertelt Rob. "Men begon op tijd, ging snel en effectief alle punten af en er was ineens tijd over om andere dingen op te pakken. Maar na twee maanden ontstond er een collectieve irritatie en werden mensen het beu." 

Uitputtingsslag
Die irritatie ontstaat omdat communiceren via een scherm niet in onze natuurlijke habitat past. "Je mist de non-verbale communicatie via oogcontact of een klopje op de schouder. Ook worden emoties op het scherm zelden echt  geraakt. In een poging om die ontbrekende emoties toch te vatten, gaan mensen overcompenseren door zich meer in te spannen en aandachtiger te luisteren. Die uitputtingsslag komt bovenop de vermoeidheid die de eenzaamheid en isolatie met zich meebrengen. Wat ook niet helpt, is dat mensen een online vergadering ingaan alsof het een fysieke vergadering is. 20 minuten lang naar een betoog luisteren is tijdens een fysieke meeting al niet ideaal, laat staan tijdens een online bijeenkomst waarbij informatie anders overkomt. Ook dat is een snelweg naar uitputting. Volledig begrijpelijk hebben we nog niet de goede vaardigheden ontwikkeld om op een boeiende, effectievere en plezierige manier aan online vergaderingen deel te nemen." 

Spelregels
Gelukkig is er makkelijk en snel winst te behalen. "Het draait om het besef dat online vergaderen een andere tak van sport is met eigen spelregels. Een van de belangrijkste spelregels is het afspreken van gedragsregels die betrekking hebben op zaken zoals op tijd inloggen voor de bespreking en niet eten en drinken. Daarmee kun je een aantal frustraties voorkomen. Ook is het belangrijk om een echt gesprek te voeren en dat werkt het beste met een optimale groepsgrootte van tussen de vijf en zeven personen. Bij meer dan zeven deelnemers worden er meerdere gesprekken gevoerd waardoor de aandacht voor het doel van de vergadering naar de achtergrond verdwijnt. Daarnaast is het verstandig om maximaal drie kwartier te vergaderen en dan even te pauzeren." Van de mute knop is Rob absoluut geen voorstander. "Zodra je op mute staat, raak je losgekoppeld van de dynamiek van de groep en ga je andere dingen doen. Natuurlijk mag je bij herrie of heisa voorstellen om in te grijpen of af te haken, maar leg dan wel uit waarom je dit doet. Online krijgen mensen niet mee wat er allemaal in jou om gaat."


Benieuwd naar het hele artikel? Schrijf je in voor de nieuwsbrief van Meeting Magazine en je ontvangt in januari de nieuwste editie met dit artikel als gratis e-magazine.

Liever een print-editie? In onze webshop kun je losse nummers of een jaarabonnement aanschaffen (gratis verzending in Nederland).


Auteur: Sofie Fest

Tags: Online Vergaderen Online events Rob de Haas Ongewoon Goed Vergaderen Spelregels
Algemene voorwaarden | privacy statement