EventSummit 2021 wordt hybride event

Positief blijven en vooruit kijken is het credo van Arjen Lemstra en Joris Bots. Samen organiseren zij op 25 maart 2021 een aangepaste versie van de zeer succesvolle eendaagse beurs EventSummit, inclusief flexibele opties om in te spelen op veranderende omstandigheden.


Het grootste eendaagse platform voor de evenementenbranche EventSummit is inmiddels al twaalf keer volgens een vast concept georganiseerd: na de aftrap met een congres kunnen bezoekers de beursvloer op en de stands bezoeken, die allemaal bestaan uit een tafel en een gepersonaliseerd doek als achterwand. Tussendoor kunnen er verschillende kennissessies worden bezocht en wordt er aan het einde van de dag een netwerkborrel georganiseerd. Voor de dertiende editie vindt er vanwege de huidige omstandigheden een hybride variant plaats. "In Rotterdam Ahoy gaan we naar verwachting rond de 300 exposanten ontvangen", licht Arjen toe. "De nieuwe indeling die we begin dit jaar introduceerden, maakt weer plaats voor de lange paden die nu 8 meter breed zullen zijn. Ook worden deze paden eenrichtingsverkeer. Exposanten en bezoekers worden bij binnenkomst getemperatuurd. En we hopen van harte dat we in maart 2021 de beschikking hebben over sneltesten"

De beurs zal naar verwachting ruimte hebben voor 1.000 tot 1.500 live bezoekers, waarbij opdrachtgevers voorrang krijgen op toeleveranciers. "Afhankelijk van het totaal aantal vierkante meters en het aantal aanmeldingen overwegen we in tijdslots te gaan werken of met een ochtend- en middagshift. Deelnemers die live aanwezig zijn, kunnen de openingsshow en de sprekerssessies bij de beide seminarstands gewoon live volgen en de stands van de exposanten bezoeken. Wat we met de netwerkborrel doen, weten we nog niet. Een mogelijkheid is om verspreid over de hallen statafels te plaatsen waar maximaal vier mensen mogen staan. Verder zijn we nog aan het kijken of we gaan werken met een garderobe of kluisjes en hoe we het eten en drinken aan regelen. De foodstands kunnen tegen die tijd naar verwachting wel gewoon zelf hun eten uitserveren."

Online platform
Wie die eind mei het online event Digital Day heeft gevolgd en in januari als online bezoeker aansluit, zal zeker overeenkomsten zien met de hybride variant van EventSummit. "Deze deelnemers kunnen via een portal de openingsshow en de sprekerssessies volgen en door middel van chatten of videobellen gespreken voeren met elkaar en de aanwezigen in de fysieke lobby. Ook is er een netwerkcarroussel die online en live deelnemers aan elkaar koppelt. Wil je een bepaalde exposant spreken, dan kun je live inbellen en pakt hij of zij even de laptop erbij om je te woord te staan."

Aangepaste tarieven
Net als vele andere organisatoren hebben Arjen en Joris hun verdienmodel van de beurs aangepast. Waar bezoekers voorheen tot een week voor de beurs nog online een gratis toegangsbewijs konden bestellen, wordt er nu een entreeprijs gerekend. Voor exposanten wordt deelname goedkoper en is voor zowel de bezoekers als exposanten koffie en thee inbegrepen. "Ondanks het feit dat de markt is gehalveerd en we zelf nog niet heel veel aan acquisitie hebben kunnen doen, hebben we toch al ruim 100 aanmeldingen van exposanten ontvangen. We verkopen op dit moment met name online stands waar we een lager tarief voor hanteren. Mochten de omstandigheden in februari gunstig zijn, dan hebben de online exposanten de mogelijkheid om in december tegen bijbetaling om te boeken naar een fysieke stand."

Animo
Met de intentie om er alsnog een mooie beurs van te maken zit het wel goed. Maar het slagen van de beurs hangt natuurlijk wel mede af van de bezoekers. "De vraag is of de opdrachtgevers mogen komen. Dat kan lastig zijn als zij bijvoorbeeld van uit de werkgever nog steeds thuis moeten werken. Op basis van onze enquête van eind september onder diverse opdrachtgevers gebleken dat het animo om naar de beurs te komen groot is. Met het besluit om de beurs niet in januari maar in maart te houden, spelen we in op de verwachting dat er tegen die tijd weer meer mogelijkheden zijn om een evenement te organiseren."

Break-even
De komende maanden zullen Arjen en Joris bezoekers en exposanten blijven informeren over de vorderingen rond de beurs en de maatregelen die er zullen worden getroffen. Al blijft het natuurlijk hoopvol afwachten. "Indien de situatie weer terugkeert naar die van vóór 29 september, zal EventSummit naar verwachting gewoon als hybride event worden georganiseerd. Mochten de omstandigheden veranderen dan kunnen we uiterlijk drie weken voor de beurs het event omzetten naar een online variant. Wat wel zeker is, is dat er hoe dan ook een dertiende editie van EventSummit zal worden georganiseerd. Ondanks de beperkingen willen diverse partijen graag hun gezicht laten zien aan de opdrachtgevers. Dat is ook hoe wij erin staan. Als wij het niet doen, doet niemand het. Ook als dat betekent dat we hooguit break-even zullen gaan draaien."  
 

Auteur: Sofie Fest

Tags: EventSummit Hybride events Vakbeurs Rotterdam Ahoy