Eventmanagers in coronatijd - Tineke Hoogland, TLN: "Normaal gesproken is de periode september-november prime time"

Ondanks de coronacrisis worden er gelukkig nog steeds her en der bijeenkomsten georganiseerd. In de serie 'Dit organiseer ik' vertellen meeting-, congres- en eventplanners waar zij zich op dit moment mee bezighouden.

Tineke Hoogland, Transport en Logistiek Nederland
Tineke is coördinator evenementenorganisatie bij Transport en Logistiek Nederland. Samen met vijf collega's vormen zij het eventementenbureau en organiseren zij samen tussen de 250 en 300 bijeenkomsten per jaar, variërend van eendaagse trainingen tot transportrally, jaarcongressen en stands voor deelname aan vakbeurzen zoals de Wereld Havendagen. Ook helpt Tineke een keer per jaar de Mobiliteitsalliantie met een groot event. 

Hoe ziet jouw werkweek er uit?
"Normaal gesproken is de periode september-november prime time wat betreft live events. Nu werken we verplicht thuis en komen we af en toe naar kantoor, hoewel dat sinds de tweede lockdown niet meer aan de orde is. Overleg vindt plaats via Teams of Zoom. Je bent veel meer achter de schermen actief en comuniceert meer via andere kanalen zoals de website, nieuwsbrieven en social media kanalen."

Welke impact heeft het virus op je eventagenda?
"Na de eerste persconferentie in maart zijn alle live events geschrapt. Na de versoepelingen in juni vonden er weer enkele trainingen op locatie plaats maar dat hebben we eind september opnieuw on hold gezet. Veiligheid staat voorop, al zijn beroepsgerichte, kleinschalige events gewoon toegestaan. Het project Veilig op Weg (voorlichting over de dodehoekspiegel) voor de basisscholen loopt wel gewoon door."

Wat organiseer je op dit moment?
"Sinds maart zijn we ons aan het oriënteren op online events en podcasts. Inmiddels hebben we zes webinars achter de rug en er staan er voor het najaar nog enkele op de agenda. Via deze webinars informeren we onze leden over actuele ontwikkelingen zoals brexit, het mobility package (Europese wetgevende maatregelen voor het goederenvervoer)  en kostenontwikkelingen. Het voordeel van deze webinars is dat je leden heel gericht kunt uitnodigen. Ook is de doelgroep voor webinars groter; ceo's hebben minder tijd om naar een live event te gaan maar kunnen nu makkelijker aanschuiven. Daarnaast vindt een deel van de opleidingen online plaats, maar dat is bij een training nog wel eens lastig. Interactie is heel belangrijk en de docenten moeten hun manier van lesgeven aanpassen. Als je voor de camera staat, geeft dat een heel ander gevoel en heb je andere disciplines en vaardigheden nodig. We begeleiden en trainen onze collega's hierin en nemen de tijd om de juiste vorm te kiezen. Een ander nadeel is dat de aandacht bij online events eerder verslapt. Om de deelnemers er langer bij te houden willen we de webinars speels en interactief houden met bijvoorbeeld (animatie)filmpjes. De beelden voor de online events nemen we in ons eigen pand op. Wel gaan we hiervoor onze vergaderruimten upgraden en extra camera's plaatsen zodat er goede opnames kunnen worden gemaakt."

Ook aan de slag gegaan met hybride?
De ontwikkelingen op het gebied van hybride events en de mogelijkheden bij locaties zoals Rotterdam Ahoy, Van der Valk en Bilderberg volg ik nauwlettend. De twee hybride events waar ik aan heb deelgenomen, vond ik minder geslaagd. Hoezeer ik alle pogingen ook bewonder en waardeer; elkaar gedag zeggen, koffie drinken en napraten doe je niet makkelijk op 1,5 meter. Dat merkte ik ook toen ik zelf bij Nieuwspoort in Den Haag een tv-uitzending met circa 20 man publiek organiseerde. In de studio waren dagvoorzitter Rens de Jong en experts zoals de voorzitter van de SER en de topmensen van de NS, TLN en ANWB aanwezig. De studio was net als de talkshows op televisie ingericht met een eerste en tweede ring. Tijdens de uitzending ging alles prima, maar tijdens het napraten moet je dan extra goed op die 1,5 meter afstand letten."

Hoe ga je je evenementen in 2021 organiseren?
"Naar verwachting kunnen mijn collega's en ik medio 2021 de voorbereidingen voor de live events weer gaan oppakken. Ik denk dat de verhoudingen dan liggen op 60% live en 40% online events. Zodra de 1,5 meter afstand geen verplichting meer is, denk ik dat hybride events een stuk beter te organiseren zijn. Hoewel de klap voor de branche natuurlijk enorm is, volg ik de ontwikkelingen en  geniet ik van de creativiteit van locaties en evenmentenbureaus. Ook vind ik het prettig om met collega-organisatoren ervaringen uit te wisselen."


Wil jij als organisator je verhaal delen met de redactie? Stuur een mail naar hoofdredacteur Sofie Fest via sofie@vanmunstermedia.nl.

Auteur: Sofie Fest

Tags: organiseren Events Online events #ditorganiseerik Transport en Logistiek Nederland