Terugblikken op tien jaar Utrecht Convention Bureau "We blijven ons vol passie inzetten voor de stad, regio en onze partners"

Tien jaar geleden werd Utrecht Convention Bureau in de markt gezet. Monique André de La Porte en Liza Verkroost blikken samen met Meeting Magazine terug op deze periode. En stagiair Ceel Navest vertelt waar voor Utrecht Convention Bureau de komende tien jaar kansen liggen.

"Tien jaar geleden zijn we echt from scratch begonnen", vertelt accountmanager Monique André de La Porte. "Toen ik in maart 2011 bij de organisatie kwam, moest ik mijn netwerk nog gaan opbouwen. Wetenschappers van het UMC wisten niet van ons bestaan, wat we voor hen konden betekenen en wat de meerwaarde is van het aantrekken van internationale kenniscongressen. Om de banden aan te halen, gaf ik presentaties over de diensten die we kunnen bieden zoals ondersteuning gedurende de bidprocedure en de logistieke organisatie. Tijdens een van deze presentaties bleek dat een wetenschapper op het gebied van dierengeneeskunde net bezig was met een bid voor een internationaal jaarcongres. Hij is uiteindelijk een enthousiaste ambassadeur voor het European College of Veterinary and Comparative Nutrition congress geworden dat in 2014 plaatsvond."
Ook wat betreft de partners is er volgens Monique veel veranderd. "Zij waren vooral individueel actief. En heel bescheiden, ze deelden geen succesverhalen. Nu zoekt iedereen elkaar actief op en vieren ze samen de successen. Dankzij alle betrokken partijen zijn we van een provinciale stad doorgegroeid naar de vierde zakelijke stad van Nederland en staat we op inyternationaal niveau hoog aangeschreven."

Verandering in mindset
Projectmanager Liza Verkroost herkent de verandering in mindset: "Toen ik vijf jaar geleden bij de organisatie kwam, werd er op toeristisch niveau heel anders naar de stad gekeken. Buitenlandse toeristen waren een bezienswaardigheid en restaurants vonden het heel bijzonder dat ze ook een Engelstalige menukaart nodig hadden. Inmiddels zit Utrecht Convention Bureau onder de paraplu van Utrecht Marketing en weten we als destinatie heel goed welke bezoekers we aan willen trekken en hoe we deze moeten bedienen. Er wordt goed nagedacht over waar we als destinatie voor staan. Het team achter de organisatie heeft een sterke onderlinge band en dat geldt ook voor de partijen waarmee we samenwerken."

Match
Liza begon destijds als business researcher. "Ik moest kenniscongressen zoeken die een match konden vormen met Utrecht. De reacties van de Nederlandse verenigingen die ik benaderde, waren wisselend. Sommigen dachten dat onze hulp een commerciële insteek had terwijl we ons advies vanaf het begin kosteloos hebben aangeboden. Mijn eerste grote succes kwam in 2016 toen ik in contact trad met het Integraal Kankercentrum Nederland (IKNL) voor het jaarcongres van de International Association of Cancer Research. Na twee dagen kreeg ik een positieve reactie en mochten we tijdens de bidfase helpen met een bidbook dat de heren van het IKNL in Marrakesh presenteerden. Ze wonnen het bid en in 2017 vond het congres in Utrecht plaats."

Onder de aandacht
Na de oprichting moest de organisatie natuurlijk ook bij de congresorganisatoren onder de aandacht worden gebracht. Monique: "Toen EventSummit nog EvenementContact heette, benaderde Arjen Lemstra ons met het idee om een Utrecht-straat te maken. De samenwerking met de partners was toen nog in opbouw. Uiteindelijk namen we de eerste keer deel met zes partners in een eigen straatje. Inmiddels hebben we 39 partners, maar die eerste zes locaties doen nog altijd trouw mee. Daarnaast hebben we nu een stevige samenwerking met Linda Kerkhoven van Locatietour." Liza knikt: "Tijdens die Locatietours laten we bijvoorbeeld zien dat we steeds meer actief zijn in Utrecht en omgeving. Waar we in de congreshandboeken uit 2010 en 2014 nog de focus legden op Utrecht stad, zie je in de editie van 2017 een uitgebreider verhaal over Utrecht Region met een groter locatie-aanbod en uitleg waarom steden zoals Woerden en Amersfoort interessant zijn." 

Internationaal 
De rust en ruimte die Utrecht Region biedt, trekt ook internationale organisatoren aan. Het team van Utrecht Convention Bureau ging al snel naar de grote beurzen zoals de IMEX en IBTM World. IMEX America is de afgelopen twee jaar aangedaan, net als de diverse internationale M&I fora en ICCA-activiteiten. Liza: "Internationaal gezien is het geweldig dat TivoliVredenburg in 2014 is geopend in een gloednieuwe locatie. Daarmee is het aanbod aan grote locaties uitgebreid en kunnen we niet alleen verschillende type locaties maar ook meerdere grote congressen tegelijk laten plaatsvinden."

Hybride 
Met een agenda vol mooie internationele en nationale events had 2020 een topjaar moeten worden. Helaas loopt alles ook in Utrecht nu anders, maar deze tijd biedt nieuwe kansen. Liza: "Waar we de afgelopen tien jaar een enorme opbouw in traditionele events hebben doorgemaakt, gaan we de komende tien jaar door met de ontwikkeling van online en hybride events." Stagiair Ceel Navest van NHL Stenden Hogeschool speelt daar een belangrijke rol in. Voor zijn afstudeeropdracht doet hij onderzoek naar de rol die Utrecht Convention bureau kan spelen bij de organisatie van hybride events en welke economische waarde dit voor de destinatie heeft. "Hoewel ik het erg jammer vind dat de normale activiteiten zijn weggevallen, is het ook heel erg leuk om deze veranderingen mee te maken en te zien hoe een organisatie zich opnieuw uitvindt. Utrecht Marketing heeft een goudmijn aan informatie, dus ik verwacht daar voor Liza en Monique veel informatie uit te kunnen halen." "Ondertussen blijven wij ons vol passie inzetten voor de stad en onze partners. Die eerste tien jaar zijn echt voorbijgevlogen!", aldus Monique.


   

Auteur: Sofie Fest

Tags: Utrecht Convention Bureau utrecht congresstad kennisstad jubileum