Met deze zes tips worden meetings productiever



Regelmatige bijeenkomsten zijn in de meeste branches een must, om tot een nieuw en zo creatief mogelijk resultaat te komen. Dit is echter zelden het geval. Amerikaanse wetenschappers hebben vastgesteld dat slechte vergaderingen elk jaar 37 miljoen dollar aan budget verslinden.Tijd voor verandering: maak vergaderingen effectiever. Hier zijn de zes beste tips voor een nieuwe meeting-cultuur.

Zijn meetings noodzakelijk?
Vraag jezelf af of het echt altijd de klassieke plenaire vergadering moet zijn. Want soms is het voldoende om een paar e-mails te schrijven of een telefoontje te plegen voor de nodige impulsen. Een werklunch met de juiste collega kan ook effectiever zijn. In sommige gevallen zul je merken dat een vergadering niet noodzakelijkerwijs de beste manier is om een project vooruit te helpen. Nodig daarom alleen mensen uit als alle andere opties niet voldoende zijn. Kijk in de volgende stap of iedereen echt moet komen of dat het alleen maar nodig is om de verantwoordelijke mensen aan tafel uit te nodigen.

Maak gebruik van de ruimte
De sfeer moet passen bij het thema van de bijeenkomst. Voor een korte kick-off meeting kies je een andere ruimte dan voor een conferentie van een uur. Het is belangrijk dat alle deelnemers zich op hun gemak voelen. Dit begint zodra je het gebouw binnenkomt. Zorg voor banners, posters, flyers en ander drukwerk met een aantrekkelijk design die het bedrijf een gevoel van competentie geven. Zoek een kamer die voor iedereen toegankelijk is, netjes, goed geventileerd, aangenaam gehard en helder genoeg. Een belangrijke rol wordt gespeeld door de inrichting en de technische uitrusting. Let op de volgende punten:

•    Functionerende WiFi
•    Schermen en geluidsystemen
•    Beamer
•    Flipchart
•    Pennen, notitieblokken en presentatiematerialen
•    Een techniek check vooraf is erg belangrijk

Consensus in plaats van stemmen
Standaard in de meeste vergaderingen zijn stemmen over controversiële onderwerpen. Dit kan echter tot frustratie leiden, omdat de minderheid zichzelf als verliezers zal zien. Daarom is het beter om te vertrouwen op consensus. Hierdoor kunnen alle deelnemers de beslissing begrijpen en vervolgens accepteren. Op deze manier bereikt je ook dat de motivatie voor de implementatiefase wordt gegeven. Het is aan te raden dat jejezelf gedeisd houdt bij controversiële kwesties en de taak delegeert aan een neutrale moderator.

Niet zeggen maar doen
De resultaten worden in vergaderingen vastgelegd. Taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Daarna gebeurt er vaak niets meer. Om ervoor te zorgen dat de implementatie werkt, laat elke deelnemer aan het eind opnieuw samenvatten welke taken daadwerkelijk nodig zijn en wat de volgende stap is. Op deze manier versterk je het verantwoordelijkheidsgevoel.

Maak ruimte voor kritisch denken
Veel medewerkers hebben oogverblindende ideeën, maar durven deze onconventionele suggesties niet te doen. Je kunt innovatie helpen door brainstormen in een kader te plaatsen dat je in staat stelt verder te gaan dan de alledaagse rationaliteit. Kijk naar je vraag vanuit een nieuwe context. Vraag in de vergadering hoe je de probleemoplossing zou benaderen als het bedrijf op Mars gevestigd was, geen budget beschikbaar had of helemaal geen concurrentie op de markt. Met dit soort denkspelletjes breng je niet alleen een frisse wind door starre vergaderingen, maar je benadert het oplossen van problemen ook vanuit een ongebruikelijk perspectief.

Verander de rolverdeling
Negatieve feedback van de baas of collega's, of angst ervoor, is de belangrijkste reden waarom velen hun ideeën niet naar de vergadering durven te brengen. Wanneer je een vergadering organiseert, kun je proberen de rolopdrachten te veranderen. Durf de stagiair gewoon de baas te maken tijdens de brainstorm. Zo verbreek je de traditionele machtsstructuren en geef je ruimte voor nieuwe impulsen.

Conclusie: een goede voorbereiding is het halve werk
Van het drukwerk tot de presentatie - een vergadering vereist altijd een gedetailleerde planning. Besteed aandacht aan een gedegen organisatie en doelgerichte motivatie. De factor tijd is ook belangrijk. De regel is hier: zo weinig mogelijk tijd, zo veel als nodig verduidelijken. Pas de agenda altijd aan de tijdsmiddelen aan en blijf er tijdens het evenement bij. Het kan helpen om een personeelslid aan te stellen als tijdwaarnemer. In combinatie met nieuwe ideeën overtuig je in de toekomst met gewoonweg betere meetings.
 

Tags: vergaderen tips
Algemene voorwaarden | privacy statement