Bijzondere tijden vragen om bijzondere bijeenkomsten



De coronacrisis maakt veel inspiratie en creativiteit los, zo ook bij WestCord Hotels. De zakelijke campagne 'Het Nieuwe Speciaal' laat zien welke out-of-the box mogelijkheden de vijftien verschillende hotels bieden om bijzondere evenementen te organiseren.

Het Nieuwe Speciaal is het resultaat van een interne brainstorm waarbij onder andere alle Sales Managers van de hotels betrokken zijn geweest. "De coronacrisis zorgt bij iedereen voor een rare periode, maar als hotel moet je toch on top of mind zijn bij je leisure- en zakelijke gasten", vertelt salesmanager Nick Keizer. "Daarom hebben we per hotel gekeken hoe bijeenkomsten vanwege de beperkingen op het gebied van capaciteit op een andere manier kunnen worden georganiseerd. Natuurlijk zijn alle hotels ingericht volgens het 1,5 meter scenario en hebben we een coronaprotocol, maar als locatie wil je natuurlijk nog steeds die bijzondere bijeenkomsten voor je zakelijke gasten verzorgen en hen een unieke beleving meegeven. We hebben er dan ook bewust voor gekozen om deze campagne al op 1 juli te lanceren om meeting- en eventplanners te laten weten dat er in onze hotels nog steeds veel mogelijk is."
Balcony & Beats
De brainstorm heeft een aantal unieke concepten opgeleverd die volgens de richtlijnen van het RIVM kunnen worden georganiseerd. "In Hotel Jakarta Amsterdam hebben al twee edities plaatsgevonden van Balcony & Beats", vertelt Nick enthousiast. "Bij dit silent disco-concept kun je vanuit je eigen hotelkamer genieten van de hits die de dj's beneden draaien. Bij binnenkomst in de hotelkamer liggen de koptelefoon, een fles prosecco en de snacks al voor je klaar. Vervolgens kun je veilig en verantwoord, maar toch samen met je zakenrelaties en/of collega's vanaf je eigen balkon genieten van de muziek. De feedback die we hebben gekregen is unaniem positief, geen enkele gast had nog nooit zoiets meegemaakt. Het concept kan ook worden gebruikt voor een of meer presentaties waarbij de sprekers de deelnemers vanaf beneden toespreken. Lunch, diner, drankjes en snacks kunnen op aanvraag op de kamer worden geserveerd."
Hybride events
Wil je een wat traditionelere opstelling en een groot deelnemersaantal, dan kun je in WestCord Hotel WTC Leeuwarden terecht voor een hybride event. Hiervoor zijn de zalen New York 1, 2 en 3 op de eerste verdieping omgebouwd tot een instapklare studio met white screen, mat-zwarte muren, trussen aan het plafond en state of the art audiovisuele middelen. AV-partner MHB verzorgt de technische ondersteuning. "Aan het begin van de intelligente lockdown hebben we diverse brainstorm sessies gehad om een vaste studio te creëren in het hotel. Al snel bleek dat er meer interesse was dan alleen een studio en hebben we besloten om de zalen hybride-klaar te maken. Ondanks de 1,5 meter afstand kun je door in deze studio je event te streamen alsnog een flinke capaciteit creëren", zegt Nick. Door middel van schermen en camera’s in de zaal kun je toch een goede connectie maken met collega’s of deelnemers die op een externe locatie meekijken. Door het programma interactief te maken door quizzen of polls hou je ook de aandacht van externe kijkers vast. "Uiteraard verzorgen wij naast de technische benodigdheden ook de inrichting en de food en beverage voor de deelnemers die live aanwezig zijn."
Vergaderen op het dek
Volgens diverse onderzoeken is het opzoeken van de buitenlucht een uitstekende manier om samen te komen. Ook dat is mogelijk bij WestCord Hotels. Nick: "Nu er wat minder rondleidingen worden gegeven, kunnen we de verschillende ruimtes in en op het ss Rotterdam nog beter benutten. Wat dacht je van een vergadering op één van de dekken? Los van het feit dat je er een prachtig uitzicht over de stad hebt, krijg je ook op het dek de geschiedenis van dit bijzondere schip mee. Op het Promenadedeck, waar je bijvoorbeeld een brainstormsesie kunt houden, zwaaiden vroeger de landverhuizers en cruisegangers de mensen op de kade uit. Grote groepen kunnen terecht op het Grand Ballroom Deck. Zo krijg je nog wat mee van de grandeur van één van de mooiste zalen van het schip én heb je een geweldig uitzicht over het water. Je kunt zelfs met je voeten in het zwembad vergaderen! Nederland zou Nederland niet zijn als er geregeld een buitje valt, daarom bieden we ook op het ss Rotterdam hybride evenementen aan in één van de authentieke zalen."
Strandvergadering
Buiten vergaderen kan natuurlijk ook op het strand. Bij de WestCord Hotels op de Waddeneilanden Vlieland, Terschelling en Ameland (waar tevens de oorsprong van de hotelketen ligt) werd dit al aangeboden, de campagne legt nog eens extra de nadruk op deze mogelijkheid. "Op de stranden van deze Waddeneilanden weten wij precies waar de rustige plekjes zijn zodat je bijvoorbeeld in de duinen een heisessie kunt organiseren. Wij zorgen voor de tafels, stoelen, de food en beverage en materialen zoals een flipover." Vergaderingen, maar ook uitgebreide evenementen en activiteiten worden er in samenwerking met Island Events georganiseerd.
Bedrijfsruimte
Het creatief gebruiken van de zalen blijft niet beperkt tot de zakelijke bijeenkomsten. "We merken dat bedrijven graag hun activiteiten volledig willen oppakken, maar vanwege de verplichte 1,5 meter afstand zelf ook tegen de maximale capaciteit van hun bedrijfsruimte aanlopen. Een aantal bedrijven komt bijvoorbeeld elke week bij ons lunchen omdat hun kantine te klein is. Daarnaast bieden we de mogelijkheid om bij onze hotels vaste vergaderzalen als flexkantoor te huren. Uiteraard houden we daarbij rekening met de capaciteit die we voor onze eigen events nodig hebben. Met zowel de bijzondere concepten in de hotels als de verhuur van onze zalen als flexkantoor weten we onze hotels ondanks de beperkte capaciteit op een bijzondere manier in te zetten."

Over WestCord Hotels 
WestCord Hotels is een hotelgroep met vijftien hotels in Amsterdam, Rotterdam, Leeuwarden, Delft, Garderen, Raalte en op de Waddeneilanden Vlieland, Terschelling en Ameland. In 2020 opent een nieuw WestCord Hotel in het centrum van Groningen. WestCord Hotels is een Nederlands familiebedrijf en bestaat sinds 1968.

Het nieuwe speciaal

Tags: 1,5 meter WestCord Hotels Hybride events outdoor events natuur strand buitenlucht
WestCord Hotels | bekijk uitgebreid bedrijfsprofiel
Hendrikje Stoffelstraat 1
1058 GC
Amsterdam
Nederland
Algemene voorwaarden | privacy statement