Juist nu kun je een beroep doen op het Voorfinancierings- & Garantiefonds voor congressen

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds is in het leven geroepen om organisatoren die internationale, meerdaagse congressen in Nederland organiseren een financieel vangnet te bieden. Ook tijdens deze corona-crisis kunnen organisatoren een beroep doen op dit fonds.

Als voorzitter van het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) en congresdirecteur van het International Pharmaceutical Federation weet Carola van der Hoeff maar al te goed waar congresorganisatoren op dit moment mee te maken hebben. "Ook de organisatie achter International Pharmaceutical Federation heeft alle geplande congressen verplaatst of geannuleerd. De huidige maatregelen die het kabinet heeft genomen bieden nog steeds onzekerheden voor de periode na 1 september. Het verplaatsen van grote, meerdaagse congressen is erg lastig vanwege de drukke planning. Ook kun je je afvragen of men straks weer kan en mag deelnemen aan dit soort evenementen. Ondertussen hebben we een van de drukste periodes van het jaar gemist, wat de klap voor de branche nog groter maakt. 

Financiering en garantstelling
Het VGF kan PCO's en andere congresorganisatoren die gebruikmaken van het fonds ondersteunen in deze zware tijden. Het gaat dan om meerdaagse internationale congressen waarbij kennisoverdracht centraal staat en die in Nederland plaatsvinden. "Het fonds is destijds niet opgericht met de gedachte dat een pandemie de congresbranche ooit in zwaar weer zou brengen, maar dit had niemand natuurlijk van tevoren kunnen bedenken. Daarom proberen we ons vanuit het VGF op dit moment zo flexibel mogelijk op te stellen. En dat betekent dat congressen die in het voorjaar van 2020 hadden moeten plaatsvinden en vanwege de corona-crisis nu voor het najaar of in 2021 staan gepland, gewoon nog steeds in aanmerking komen voor de eerder aangevraagde voorfinanciering en garantstelling."

Verruiming
Het VGF heeft alle relaties met wie zij contracten heeft  inmiddels geïnformeerd over de verruiming van de regeling. "Daarbij blijven de eerder gestelde voorwaarden staan", benadrukt Van der Hoeff. "Dat betekent dat de aanvraag minimaal acht maanden voor de oorspronkelijke aanvang van het congres in behandeling is genomen en er een sluitende, realistische begroting is aangeleverd. Daarnaast moeten organisatoren aangeven wat de impact van de corona-crisis op hun congres is, een rapportage bijhouden van het organisatieproces, een actuele begroting voorleggen en hun administratie op orde hebben."

Ook moet het uitgestelde congres alsnog live in Nederland plaatsvinden en mag het dus niet worden vervangen voor een online event. "Bij een online event mis je de economische impact dat een congres op onze economie heeft. Een meerdaags congres creëert werkgelegenheid en bovendien besteedt elke deelnemer iets meer dan € 1.000,- in ons land. Het VGF is destijds zorgvuldig in de markt gezet door een samenwerking tussen NBTC Holland Marketing, het Ministerie van Economische Zaken en een twintigtal partijen uit de branche. Door met het fonds bepaalde financiële risico’s weg te halen, zijn partijen eerder genegen om een congres te organiseren en zo de Nederlandse economie te stimuleren. En juist dat laatste kunnen we met het oog op de totale impact die deze crisis zal gaan hebben de komende jaren goed gebruiken."

www.vgfholland.nl


Het Voorfinancierings- & Garantiefonds biedt een voorfinanciering en een garantstelling. De voorfinanciering is een kosteloze, rentevrije lening tot maximaal 90.000 euro zodat organisatoren een aanbetaling kunnen doen op de locatie of eventuele marketingactiviteiten kunnen ondernemen op het moment dat er nog geen inkomsten van de deelnemers zijn. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van onder meer de begroting, het type congres en ervaringscijfers. Het bedrag moet worden terugbetaald na het binnenhalen van inkomsten, maar voor het evenement begint. PCO's die deze voorfinanciering hebben ontvangen voor hun verplaatste congres en al kosten hebben gemaakt, hoeven deze dus nog niet terug te betalen. De garantstelling is een soort verzekering waarbij het VGF vooraf afspraken maakt met de organisatie tot welke hoogte het VGF garant staat. Enkel een eventueel verlies dat ontstaat doordat een tegenvallend deelnemersaantal wordt vergoed. PCO's betalen voor deze garantstelling een premie van 2,5% over het bedrag waarvoor het VGF garant staat. Hoewel er meer Europese landen en Nederlandse steden zijn die een subsidieregeling bieden, is de opzet van het VGF als zelfstandige en onafhankelijke stichting uniek in Europa. 


 

Auteur: Paul Gruijthuijsen

Tags: VGF PCO Congres Corona-crisis