Van offline naar online in drie dagen. Trees Overkamp vertelt hoe ze dit voor elkaar kreeg

Trees Overkamp is zelfstandig project- en congresmanager binnen haar eigen bedrijf TOPprojects (Trees Overkamp Projectmanagement). Op dit moment is zij druk in gesprek met haar opdrachtgevers. Per event wordt gekeken of het geannuleerd wordt, uitgesteld of dat het event online kan worden aangeboden. Het voorjaarscongres van de Nederlandse Vereniging voor Neurologie wist zij in drie dagen met succes om te zetten naar een online event.

Het voorjaarscongres stond gepland voor 12 en 13 maart. "Alles was geregeld, toen ik op 6 maart al het vermoeden kreeg dat de coronacrisis roet in het eten zou kunnen gaan gooien. Ik heb toen contact opgenomen met mijn partner LiveOnlineEvents om de alternatieven te bespreken. Vervolgens stuurde ik dat weekend een mail naar het bureau van de beroepsvereniging met een aantal scenario's. Toen maakten ook de eerste sprekers al kenbaar dat hun werkgevers (ziekenhuizen) hen niet wilden laten gaan." 

Extra aanmeldingen
Uiteindelijk besloot het bestuur het event online aan te bieden. "Zij benaderden de sprekers, ondertussen ben ik met alle registratie- en techniekpartners om tafel gaan zitten. We kozen ervoor om het programma volledig intact te laten, inclusief de pauzes. De deelnemers werden in de drie dagen voor aanvang van het congres geïnformeerd en kregen een persoonlijke log-in. Er kwamen zelfs extra aanmeldingen binnen omdat men zo enthousiast was vanwege het alternatief dat in zo'n korte tijd was gerealiseerd."
De woensdag voor het congres kwamen de sprekers naar NH Noordwijk Conference Centre Leeuwenhorst waar behalve een studio een speakers corner werd ingericht en video's met privacygevoelige informatie van patiënten werden geblurd. Tijdens het congres zelf konden de twintig sprekers voor camera hun presentatie geven. Dankzij een stem- en chatbox konden de sprekers en de deelnemers live vragen stellen en beantwoorden. Het programma werd begeleid door de dagvoorzitters van de vereniging.

Foto's
Uiteindelijk waren er beide dagen meer 500 deelnemers online en kwamen er rond de 300 antwoorden binnen op de vragen van de sprekers. "Wat we wel jammer vonden, is dat we niet de interactie en netwerkfunctie van een live event konden bieden. Als alternatief hebben we alle deelnemers opgeroepen om een foto in te sturen van de plek waar zij het congres volgden. Die plekken varieerden van het ziekenhuis, tot thuis op de bank of zelfs op de hometrainer. De foto's lieten we in de pauzes zien, begeleid door een - door de deelnemers samengestelde - playlist met zeer gevarieerde muziekstijlen. Dat was een enorm succes."

Tour de force
Zowel de deelnemers als de beroepsvereniging waren erg tevreden over het congres. "Als je goede partners hebt en je techniek en je voorbereiding zoals je website en je registratiesysteem in orde zijn, dan is het mogelijk om in een paar dagen om te schakelen. Al was dit natuurlijk wel een tour de force die je niet elke week kunt realiseren. Een positief effect van het omzetten naar online is dat het congres een veel kleinere ecologische voetafdruk had, al was het voor de locatie natuurlijk jammer dat deze nu inkomsten misliep."  

Meer online
Wat betreft de huidige situatie vermoedt Trees dat dit tot de zomer zo zal blijven. "Het wordt een flinke uitdaging om alle events die gepland zijn in de drukste periode van het jaar te verschuiven naar het najaar. Wel kan ik me voorstellen dat verenigingen in de toekomst gaan kijken of bijvoorbeeld kleinschalige nascholing wat vaker in de vorm van een online event zoals een webinar kan worden aangeboden."

Tags: Corona-crisis Online events