De toekomst van vergaderingen - bring your own



Technologie heeft de ervaring in de vergaderruimte al verbeterd, maar hoe zal het de vergaderingen in de toekomst blijven revolutioneren?

Het bedrijfsleven is de afgelopen decennia steeds dynamischer en sneller geworden. En met deze dynamiek - grotendeels gedreven door de disrup-tieve kracht van technologische transformatie - is er ook een wezenlijke verandering opgetreden in de verwachtin-gen van werknemers wat betreft hun werkomgeving. De opkomst van flexibel werken is hiervan het meest prominente voorbeeld, waarbij personeel werken op afstand echt omarmt dankzij de beschikbaarheid van virtuele tools. Meer dan ooit willen werknemers hun eigen apparaat kunnen gebruiken wanneer ze op afstand werken en moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze dit effectief kunnen doen. De BYOD-trend (Bring Your Own Device) explodeert - zal tegen 2022 bijna $637 miljard bereiken - en creëert een domino-effect op andere trends.

Met een personeelsbestand dat in toenemende mate wordt gedomineerd door 'natuurlijke medewerkers' zoals millennials en generation Z-medewerkers, gaan we nu de volgende BYOD-trend in, waarbij werknemers niet alleen verwachten dat ze deelnemen aan vergaderingen vanaf hun persoonlijke apparaten, maar dat ze deze ook kunnen hosten met behulp van de conferentieoplossing van hun voorkeur, in plaats van de 'officiële' faciliteiten van hun organisatie. Maar welke uitdaging creëert dit voor bedrijven? En hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat werknemers hun eigen technologie snel, effectief en veilig kunnen gebruiken?

Overbruggen van de generatiekloof

Het recentelijk pan-Europese onderzoek van Barco ClickShare - waarin specifiek naar de toekomst van communicatie voor personeel werd gekeken - onthulde dat het niet langer alleen millennials en generation Z zijn die verandering eisen in de bedrijfswereld. De kloof tussen generaties die we eerder met bedrijfstechnologie hebben gezien, lost snel op. Uit de studie bleek dat 74% van de mensen van alle leeftijden vertrouwen heeft in technologie, waarbij 86% aangeeft dat ze de voorkeur geeft aan vergaderingen die technologie omarmen. In feite kan 2020 eindelijk het einde betekenen van het stereo-type van de 'technofobe oudere generatie', aangezien nieuwe technologieën een steeds grotere rol spelen in werkplekcommunicatie en samenwerking voor alle werkne-mers, van generatie Z tot babyboomers. Het spreekt voor zich dat organisaties hiermee rekening moeten houden bij het ontwikkelen van strategieën voor werkplektechnologie en ervoor moeten zorgen dat deze op een duidelijke en consistente manier met werknemers communiceren.

Werknemers verwachten ook dat technologie op de werkplek gelijke tred houdt met de consumententechnologie die ze gewend zijn. Organisaties moeten producten gebruiken waarmee hun werknemers een 'Bring Your Own Meeting' (BYOM)-benadering van congresseren kunnen omarmen, met teams die gemachtigd zijn om elk systeem te gebruiken dat ze willen gebruiken om vergaderingen op afstand te hosten, zonder de kwaliteit, beveiliging of compatibiliteit te beïnvloeden. Het staat buiten kijf dat werknemers de mogelijkheid bieden om hun eigen vergaderoplossing te kiezen en hun eigen apparaat mee te nemen, organisaties in staat zal stellen de verschillende dimensies van een effectieve digitale werkplekstrategie beter aan te pakken. Hierdoor wordt samenwerking en communicatie binnen een steeds diverser wordend personeelsbestand mogelijk.


Bedrijfsgegevens beschermen

Bij veel organisaties zijn er vaak zorgen over de complexiteit en de beveiligingsimplicaties van het toestaan van meerdere verschillende oplossingen binnen hun IT-infrastructuur. Nu wereldwijde IT-systemen steeds kwetsbaarder worden voor cybercriminaliteit en omdat alle bedrijven over strikte beveiligingsmechanismen moeten beschikken, moet de BYOM-trend worden omarmd in volledige afstemming met de beveiliging van bedrijven. Omdat steeds meer externe apparaten worden aangesloten op bedrijfssystemen, moeten bedrijven erop kunnen vertrouwen dat hun IT-beveiliging niet wordt aangetast. Bedrijven kunnen hun beveiliging nog verder versterken door ervoor te zorgen dat de juiste identificatie- en autorisatiestappen worden gezet tijdens de installatie en dat overgedragen gegevens worden gecodeerd en wijzigingen worden voorkomen. Ze moeten er ook voor zorgen dat al het personeel wordt getraind om te garanderen dat er geen risico is op inbreuk op persoonlijke apparaten - maar op de lange termijn is dit voor samenwerking en verhoogde productiviteit een kleine prijs die zal moeten worden betaald.

Veranderende verwachtingen

Door gebruik te maken van het enorme scala aan werkplektechnologieën kunnen organisaties nu gelijke tred houden met verandering en intuïtieve, veilige, ervaringsbevorderende oplossingen ontwikkelen die hun personeel positief zal verrassen en tegelijkertijd verminderde productiviteit tegengaan. Door apparaten te gebruiken die de balans tussen werk en privé verbeteren en een omgeving van verbeterde samenwerking aanmoedigen, kunnen bedrijven pionieren met een nieuw tijdperk van werken - een tijdperk dat past bij het steeds technischer en geëngageerde personeel van de toekomst.

 

Lieven Bertier is de Segment Director Workplace bij Barco ClickShare. Dit bedrijf biedt oplossingen voor beeld, geluid en sharing solutions met als doel samenwerken, inzichten delen en het publiek verrassen.

 



Tags:
Algemene voorwaarden | privacy statement