Mystery visit Rijtuigenloods: Evenementenlocatie met een verhaal

Ons land kent vele bijzondere locaties, maar maken ze ook hun beloftes waar? In deze rubriek gaat een mystery guest van Mystery Review voor Meeting Magazine op onderzoek uit. Ditmaal gaat de Rijtuigenloods in Amersfoort de uitdaging aan.

ONLINE ORIËNTATIE
De homepage met veel beeld en weinig tekst geeft een goede eerste indruk. Door de vele verschillende lettertypen die worden gebruikt op de website, oogt het geheel wel wat rommelig. Pluspunt is de doorlink ‘veelgestelde vragen’ onderaan de homepage, deze rubriek bevat vragen én antwoorden waar je als eventmanager naar op zoek bent. Op meerdere pagina’s staat onderaan een blok met ‘alle voordelen op een rij’. Wanneer je op een onderwerp (bijvoorbeeld ‘diverse zalen’, ‘goed bereikbaar’ of ‘duurzaamheid’) klikt, volgt meer informatie middels een drop-down tekst. Deze informatie is vrij beknopt. De pagina ‘inspiratie’ bevat naast fotoverslagen bruikbare tips over het organiseren van een zakelijk evenement. Ook worden de voordelen van een industriële locatie benoemd en staat er diverse ‘out of the box’ ideeën
vermeld.
EERSTE CONTACTMOMENT
Het eerste telefoongesprek met Yonine van Oene verloopt prettig. Ze stelt gerichte, open vragen om de behoefte zo compleet mogelijk te achterhalen. Ze vraagt of ze een snelle rekensom mag maken om te kijken of het zinvol is om een afspraak voor een rondleiding in te plannen, aangezien de locatie altijd exclusief wordt verhuurd. Ook kan een gezelschap onder de 200 personen zich verdwaald voelen in de enorme ruimte. Na het telefoongesprek volgt snel de bevestiging van de afspraak per e-mail met een uitgebreide routebeschrijving. Daarna volgt nog een e-mail waarin Yonine de mystery guest van tevoren nog even attendeert op het feit dat er op de dag van de afspraak ‘s avonds een groot feest gegeven zou worden en dat de opbouw hiervan overdag plaats zal vinden.
ONTVANGST EN RONDLEIDING
De mystery guest mag gratis parkeren langs de kant van de weg en mag naar binnen via de ingang voor leveranciers. Deze ingang is zeer duidelijk te vinden. Bij aankomst (10 minuten voor de afgesproken tijd) blijkt Yonine even naar het toilet, maar uit voorzorg heeft zij een collega geïnstrueerd die de mystery guest welkom heet.

De Rijtuigenloods kenmerkt zich door zijn industriële karakter. Yonine vertelt dat de eigenaar een grote passie heeft voor bijzondere panden met een mooie of bijzondere geschiedenis en daar evenementenlocaties van maakt. De loods is groot en hoog. Grote doeken kunnen worden opgehangen om de zaal optisch te verkleinen. Het glazen dak kan met één druk op de knop worden verduisterd. Er zijn vijftien verschillende (sub)ruimtes, alle met verschillende capaciteit. Deze bevinden zich onder andere in oude wagons. Alles ziet er goed onderhouden uit. De toiletten zijn ruim, modern en schoon. Bij groepen vanaf 600 personen wordt een extra toiletwagon ingezet. De mobiele horecapunten zijn gemaakt van steigerhout, de vaste bar is groot en imposant. Yonine probeert tijdens het gesprek heel goed de behoefte te achterhalen en vraagt naar de achtergrondinformatie van het congres. Na de rondleiding vraagt Yonine naar het vervolgtraject en of ze een  offerte mag uitbrengen. Na enige twijfel van de mystery guest, die kenbaar maakt nog in de oriëntatiefase te zitten, stelt ze voor om hetgeen wat besproken is op de mail te zetten. 
EINDOORDEEL
Uit het gesprek maakt de mystery guest op dat Yonine en haar team veel kennis en ervaring hebben met het organiseren van evenementen. Yonine zelf verstaat haar vak en ze straalt liefde uit voor de Rijtuigenloods. Het is een prettige gesprekspartner die verstand van zaken heeft en er alles aan zal doen om een perfect evenement voor je neer te zetten. De eigenaar krijgt eveneens een compliment voor zijn gave om ‘panden met een verhaal’ om te toveren tot ‘evenementenlocaties met een verhaal’. Als de mystery guest echt een congres zou organiseren, dan is er alle vol vertrouwen in deze organisatie. 

ENKELE VERBETERPUNTEN:

• Op de website worden de hotels bij naam genoemd en het aantal hotelkamers wordt vermeld. Er staan verder geen foto’s of overige details bij, ook niet of er prijsafspraken zijn of dat de Rijtuigenloods kan bemiddelen. Een link naar de websites van de hotels zou ook een verbetering zijn.
• De mogelijkheden tot hotelovernachtingen zijn niet besproken. 
• De locatie werkt samen met ‘de Preuverie’, maar wat deze partij te bieden heeft blijft gissen. In het verkoopgesprek is niet over het aan te vragen foodbook gesproken. Yonine heeft wel verteld dat alles mogelijk is, maar een minder ervaren meetingplanner kan vast wel wat inspiratie gebruiken.
• Koffie werd aangeboden in een kartonnen beker. Voor een potentiële opdrachtgever mag dit best in een kop en schotel.

Auteur: De Rijtuigenloods

Tags: