Ik schreef al eerder over 'de basis' van iedere bijeenkomst. Voor de meeste professionals zijn de vragen "Wat wilt u met uw bijeenkomst bereiken?" en "Wat is uw doelgroep?", de start van een succesvol event. Een bijeenkomst is immers een middel om met je doelgroep 'iets' te bereiken. Het is niet meer dan dat, dus moet dat ook je uitgangspunt zijn.

Waarom kijken mensen mij dan nog steeds zo vaak glazig aan als ik die vragen stel? Vaak heeft het te maken met het feit dat de wetenschappers met wie ik spreek, toch niet van de hoed en de rand blijken te weten. En als het wel de initiatiefnemers zijn, worden ze zich soms ter plekke pas bewust van wat ze met een congres écht kunnen. En die kandidaatstelling? Ja, ook dat is meer dan een documentje met een toelichting op potentiële sprekers, posters, expo en een fijn diner op een mooie plek die zo makkelijk te bereiken is.

Een voorbeeld vanuit mijn dagelijkse praktijk. Een professor besloot op te gaan voor een congres in het jaar 2021 en vroeg zijn assistent "even wat informatie op te vragen" zodat hij de bid in orde kon maken. We maakten een afspraak en na een korte introductie bleven de aanwezigen angstvallig stil nadat ik mijn basisvragen had gesteld over doelstelling, doelgroep, bidding guidelines, noodzakelijkheden en wensen bij de initiatiefnemer en bij de internationale vereniging. En wat betreft die internationale vereniging, hoe zit die eigenlijk in elkaar? Hoe lopen de lijnen? Hoe is hun organisatiecultuur? Ik heb in een grijsverleden echt congressen verloren door een verkeerde inschatting van die verenigingscultuur. Jammer van alle energie en goedbedoelde initiatieven.

Natuurlijk heb ik in dit specifieke geval veel basisinformatie kunnen geven. En ja, gewapend met heel veel huiswerk waren ze blij dat ze verder konden. Een stapje dichterbij een succesvol congres, zeg maar. Afgesproken is dat alle betrokkenen de volgende keer (weer) aanwezig zullen zijn zodat op alle mogelijke vragen duidelijke antwoorden komen. En ja, dan mag ik ze helpen met die bid.

Eigenlijk is het best fijn dat nog niet iedereen van de hoed en de rand weet, want wat een leuk en dankbaar werk heb ik toch! Maar als ik mocht kiezen?