“Deze locaties zijn meer dan alleen een zaal”

Steeds meer musea richten zich naast de reguliere bezoeker ook op evenementen. In de rubriek Meet the Musea komt steeds een casus in een Nederlands museum aan het bod. Bureau East Side en het Nederlands Openluchtmuseum in Arnhem trappen af en vertellen over hun samenwerking.

In het voorjaar van 2016 organiseerde bureau East Side voor een non-profitorganisatie een familiedag. Het moest een gezellige dag worden voor 1200 deelnemers met een subtiel inhoudelijk, afwisselend programma voor een brede doelgroep. Bij de zoektocht naar een geschikte locatie kozen Marièlle Beek en Brenda Mulder uiteindelijk voor het Openluchtmuseum in Arnhem. "We doken met deze familiedag in de geschiedenis van de organisatie, daar hoorde gewoon een historische locatie bij", vertelt Beek. "Bovendien bood het park heel veel haakjes met de organisatie zelf én het concept achter de familiedag. We hebben een spannend verhaal geschreven over de geschiedenis van het bedrijf tot en met nu. In aanloop van het evenement kregen de deelnemers al enkele hoofstukken toegestuurd. Op de familiedag zelf bereikte dit verhaal zijn apotheose en kwamen alle verhaallijnen bij elkaar. De deelnemers ontmoetten de hoofdrolspelers en konden opdrachten uitvoeren, om zo aanwijzingen in de vorm van stickers verzamelen. Maar de deelnemers waren ook vrij om door het park te lopen, Oudhollands spelen te doen en zelf hun tijd in te delen. Ook voor de jongste deelnemers waren er passende activiteiten uitgezocht. De dag werd uiteindelijk feestelijk afgesloten met een diner en een band. Dankzij het gevarieerde en gebalanceerde programma konden we een brede doelgroep bedienen."

"Wij hebben deze familiedag al een paar maal mogen organiseren", vult Brenda Mulder aan. "Voorheen betrof het een sportdag met allerlei workshops en activiteiten op Papendal, maar omdat het aantal aanmeldingen wat terugliep, besloten we het over een andere boeg te gooien. In 2013 zorgde een bezoek aan de Efteling voor zeer positieve reacties. Dat wilden we op een bijzondere manier evenaarden. Daarnaast wilden we een stukje inhoud toevoegen. Iets waar een museum bij uitstek geschikt voor is. Ook dit argument droeg bij aan de keuze voor het Openluchtmuseum. Bovendien kenden we deze mooie en sfeervolle locatie al en wisten we dat het aantal deelnemers hier moeiteloos zou passen."

Het Hoge Noorden

Speciaal voor de familiedag werd een aantal activiteiten in het park exclusief ter beschikking gesteld aan de deelnemers van dit evenement. Ook richtte het Openluchtmuseum een besloten hoek in het themagebied 'Het Hoge Noorden' in. "Deze plek bood een prima combinatie van twee grote boerderijen en verschillende weilanden waarop tenten konden worden geplaatst", vertelt salesmanager Margo Braafhart. "Bovendien lag deze locatie buiten de looproute van de reguliere bezoekers, waardoor deze bezoekersstroom eigenlijk niet merkte dat er een besloten evenement plaatsvond. De deelnemers van de familiedag kwamen in de reguliere drukte af en toe collega's tegen waardoor er mooie gesprekken ontstonden."

Kentering

Het Openluchtmuseum is niet het enige museum dat zich op zakelijke evenementen richt. Uit onderzoek is gebleken dat het aantal Nederlandse musea dat interesse heeft in het faciliteren en organiseren van evenementen is gestegen naar 93%. "Musea zijn steeds meer op zichzelf aangewezen", vertelt Mulder. "Met het organiseren van evenementen krijgen zij hele groepen met nieuwe mensen over de vloer die normaal niet naar een museum gaan. Grotere musea zoals het Spoorwegmuseum en NEMO zijn al goed op weg, maar voor middelgrote organisaties vergt dit vaak wel een herziening van de interne mindset. Het organiseren van een evenement is ongelofelijk intensief. Daar moet je organisatie wel op voorbereid zijn."

Zelf hebben Mulder en Beek een sterke voorkeur voor musea. Beek: "Naast het bedenken en organiseren van evenementen met East Side richten wij ons met ons bedrijf Perspekt op het creëren en maken van museumtentoonstellingen. Mede daarom weten wij goed wat er binnen deze branche mogelijk is. De combinatie van evenementen en musea vinden wij een van de mooiste die je maar kan bedenken. Je zit vaak op de beste plekken, mooiste panden en er kan heel veel. Deze locaties zijn meer dan alleen een zaal, ze bieden ook nog eens de noodzakelijke inhoud die op vele manieren aan kan sluiten bij een zakelijke bijeenkomst. Ook het verrassingselement is aanwezig. Samen met de kennis die een museum biedt, kan een event echt iets toevoegen."

Uitdaging

Ook het Nederlands Openluchtmuseum ziet de kansen voor grootschalige evenementen. Braafhart: "Bezoekers zijn vaak verrast over de vele mogelijkheden binnen het historische decor van ons museum. Bovendien is het centraal gelegen, is er veel parkeerruimte en is er mogelijkheid tot exclusiviteit." Maar Braafhart beaamt dat het maken van de omslag binnen de interne organisatie een uitdaging was. "Belangrijk daarbij was het creëren van draagvlak voor deze grote evenementen. De evenementenafdeling vindt de organisatie van een dergelijk evenement fantastisch, maar de mensen die werkzaam zijn in het park zijn gefocust op hun eigen werkgebied en bekijken het daarom soms van een andere kant, wat natuurlijk heel goed te begrijpen is. Dat geldt voor de smid die zijn verhaal ineens aan 40 personen moet vertellen, maar ook voor de tuinder die liever rogge op het weiland ziet staan dan een evenemententent. Het intieme en unieke van het park moet te allen tijde gehandhaafd blijven."

Het besef dat evenementen een belangrijke extra inkomstenbron voor het museum zijn, moet groeien en dat heeft tijd nodig. Braafhart: "Uiteindelijk laat je natuurlijk iedereen in zijn waarde en is overleg en afstemming met de verschillende afdelingen heel belangrijk. Het afgelopen jaar is al een ontwikkeling in gang gezet en de salesafdeling wordt steeds meer gefaciliteerd om de stap naar grote evenementen te maken. Zo wordt bij de locaties kritisch gekeken hoe deze nog beter aan kunnen sluiten bij de wensen vanuit de zakelijke markt, is de terrascapaciteit uitgebreid en zijn er mobiele horeca-uitgiftepunten bij gekomen. Ook bij de verbouwing van het entreegebouw is rekening gehouden met zakelijke bijeenkomsten. Het gebouw biedt plaats aan de presentatie van de Canon van Nederland, die in september 2017 geopend wordt en waar de bezoeker een filmische reis door de tijd maakt. De bijbehorende 'Canon kamer' en het 'Canon café' zijn beschikbaar voor grote groepen. Ten slotte komt er in het park zelf nog een evenemententerrein en willen we ook het terrein rondom 'Het Hoge Noorden' verder gaan ontwikkelen." "Dit proces heeft inderdaad een lange aanlooptijd", vult Beek aan. "Het vergt een andere manier van denken van je medewerkers en soms moet je hier en daar wat extra masseren. Maar als je eenmaal een succesvol evenement hebt neergezet waar een flink aantal deelnemers op afkomen wordt het begrip steeds groter en dan kun je doorpakken."